Vraag

Backup van 'Documenten' voor noodscenario

  • 21 november 2019
  • 3 reacties
  • 86 Bekeken

Ik vraag mij af hoe andere ziekenhuizen omgaan met het noodscenario betreffende de documenten. Hoe zoek je dan liefst zo snel mogelijk het juiste document op?

 

Wij  zijn nu zover dat we elke week een nieuwe backup van iDoc opslaan op de noodpc's. Vanuit IMT is dit automatisch ingeregeld. Bij netwerk en bij stroomuitval zijn de documenten dan te vinden. Echter het zoeken naar een specifiek document is totaal niet gebruiksvriendelijk.

Vanuit Infoland geven ze drie noodscenario's aan nl.:

  • Website --> Hier wordt een ZIP bestand van gemaakt, dat na uitpakken per document de metavelden via de documentgegevens tonen laat zien 
  • Losse Bestanden --> Hier wordt een ZIP bestand van gemaakt dat na uitpakken alleen de documenten laat zien.
  • Webshare --> Hier worden alle documenten los getoond met een filtermogelijkheid op titel.

Hoe gaan jullie hiermee om? Is er meer behoefte dat er vanuit Infoland meer mogelijkheden worden geboden?


3 reacties

Reputatie 7

@Silvia van Gils @Berber Werkman @JesseV , iemand van jullie die zijn/haar ervaring wil delen? 

Reputatie 5
Badge +2

Wij hebben het zo ingeregeld dat er iedere nacht een backup wordt gedraaid, die naar alle Nood-PC's worden doorgezet.

Die “backup” is de normale offline kopie van alle documenten, met uitzondering van de trainingsvideo's en het trainingsgebied (test en documentbeheertraining mappen).

Deze is voor velen wat onhandig in gebruik, door het ontbreken van de portaal structuur waar we mee werken en de beperkte zoekfunctionaliteit. Daarom testen we zelf tweemaal per jaar en kijken dan mensen van diverse afdelingen ook of ze eruit komen.

Wij gebruiken dus de “website” optie, die we wel alvast uitpakken op alle nood PC's. Dit bleek de meest gebruiksvriendelijke optie te zijn.

Het is hierbij erg belangrijk dat de mapstructuur van iDocument netjes is (bij ons redelijk, zeker ruimte voor verbetering aanwezig) en dat er zo min mogelijk dubbeling is (bij ons goed op orde) en dat de gebruiker een idee heeft van de structuur en volgorde van de titels en dat dit ook nageleefd wordt. (belangrijkste woord vooraan in de titel, niet alles beginnen met “protocol / werkwijze / toedieningsschema” etc).

Reputatie 6
Badge +1

Wij hebben een uitwijkomgeving. Dit betekent dat als iProva onverwacht uitvalt of als we  de productieomgeving offline moeten halen (tijdens bijvoorbeeld een update) er automatisch wordt omgeleid naar de uitwijkomgeving. Dit is een ‘alleen lezen’- omgeving. Wat betekent dat er  geen meldingen (zoals incidenten patiëntenzorg) gemaakt kunnen worden maar alle documenten te lezen zijn. De uitwijkomgeving ziet er precies hetzelfde uit (behalve dat er héél groot ‘uitwijkomgeving' staat) als de productie waardoor de medewerker er dus qua opzoeken van documenten weinig van merkt.

Voor ons was dat een belangrijk criterium. Een alternatieve omgeving moet 24/7 beschikbaar zijn én de medewerker moet nog steeds even makkelijk kunnen vinden wat hij zoekt.

Dit was in het verleden, met nood-pc's echt anders. In de praktijk werkt zoeken in lange pdf's bijvoorbeeld echt niet.

Overigens is onze productie ook ‘dubbel uitgevoerd’, waardoor de kans op uitval ook sterk verminderd is.

 

We discussiëren nog over wat er geregeld moet worden bij stroomuitval, netwerkproblemen etc. Daar komen we nog niet goed uit.

We zitten nu in een besluitproces om naar SaaS te gaan. We hebben de keuzes dus even uitgesteld omdat dit van invloed is op eventuele oplossingen.

Ook hebben we bijvoorbeeld  gekeken naar de iProva  app als back-up, maar ervaren dan wel een probleem dat je dan maar een klein deel van je documenten kunt plaatsen, én welke plaats je dan en wie bepaald dat? En bij netwerkproblemen kun je de app ook niet benaderen.

Als expertgroep hebben we ook vastgesteld dat als er een vliegtuig op onze ziekenhuis en onze serverfarm valt, alle stroom uitvalt en medewerkers met het gruis in het haar naar de opdrachten van het calamiteitenteam luisteren  we niet verwachten dat iemand iets in iProva op wil zoeken of melden :joy:

De calamiteitenplannen hangen volgens voorschrift op iedere verdieping in metalen klappers, daar moeten we het dan, samen met de ervaring en instinkt van de medewerkers, mee doen.

 

We zijn wel benieuwd naar de oplossingen van andere instellingen, met name op gebied van stroom / netwerkuitval.

 

 

 

Reageer