Beantwoord

Documentstatus 'verlopen'

  • 27 februari 2020
  • 7 reacties
  • 94 Bekeken

Badge +2

Beste allemaal,

Wanneer heeft een document de status ' verlopen'?

Ik zie dat ik erop kan filteren maar de status is bij geen enkel document terug te vinden. In het archief hebben de documenten de status ‘gearchiveerd'.

Moeten we dat zelf aangeven in de basis instellingen?

icon

Antwoord op het topic Andrei Hollevoet 27 februari 2020, 16:44

Bij documenten kan je een einddatum instellen. Eens deze datum voorbij, zal het document de status ‘verlopen’ krijgen. Dit staat volledig los van de status ‘gearchiveerd’.

 

Ik ben nu niet helemaal zeker of een verlopen document ook zichtbaar is op de portalen, maar ik vermoed van niet.

Bekijk origineel

7 reacties

Reputatie 5
Badge +9

Bij documenten kan je een einddatum instellen. Eens deze datum voorbij, zal het document de status ‘verlopen’ krijgen. Dit staat volledig los van de status ‘gearchiveerd’.

 

Ik ben nu niet helemaal zeker of een verlopen document ook zichtbaar is op de portalen, maar ik vermoed van niet.

Badge +2

Dank je wel @Andrei Hollevoet !

Reputatie 3
Badge +5

@Andrei Hollevoet bedankt voor je opmerking, dit klopt helemaal.

Verlopen documenten zijn alleen aan de beheerzijde van iProva zichtbaar, niet aan de gebruikerszijde.

@Hanneke Gijsen  is hiermee je vraag beantwoord?

Badge +2

Ja hoor Marcel, ik begrijp het nu beter. Ik vond het gewoon vreemd dat k wel een rapport kan maken over het aantal documenten met de status ‘verlopen’ (wat nu altijd op 0 staat) terwijl ik die documentstatus verder nergens kan vinden.

Dank je wel!

@Marcel Maertens Marcel Maertens: Is het ook mogelijk om verlopen documenten wel zichtbaar te houden aan de gebruikerszijde en deze te markeren als verlopen/verouderd bv door de achtergrond van het document rood te kleuren o.i.d.? Uiteraard behoren de documenten up-to-date te zijn, maar ervaring leert dat niet altijd de cyclus tijdig behaald wordt.

 

Documenten hebben wij wel gedateerd door in de tiptool de datum laatste goedkeuring op te nemen. Echter zal dit de gebruiker waarschijnlijk niet genoeg attenderen op het feit dat een document mogelijk verouderd is.

 

Hoor graag van je.

groeten Dorien

Reputatie 3
Badge +5

@Dorien Nijdam - van Middelkoop  helaas is het niet mogelijk om aan de gebruikerskant dit zichtbaar te houden. Juist dan zou dit een enorme vervuiling betekenen, tenslotte is deze melding niet voor niets verschenen, namelijk dat er naar gekeken moet worden, omdat dit document niet meer actueel zou zijn

Reputatie 4
Badge +6

In Bernhoven gebruiken we de publicatie einddatum niet. Dit betekent dat documenten ‘verlopen’ kunnen zijn (zoals wij dat dan noemen), maar wél gewoon in het portaal te vinden zijn voor eindgebruikers. Wij vinden het namelijk belangrijk dat eindgebruikers zo'n document nog wel gewoon kunnen raadplegen. 

Door regelmatig rapportages te draaien op het veld ‘te controleren voor’, houden we in de gaten waar actie vereist is. Eerder keken we naar het veld ‘aandacht vereist’, maar dit bleek een vertekend beeld te geven. Wanneer de waarde van dit veld ‘Gecontroleerd, nieuw concept wordt geschreven’ is, zou je kunnen denken dat er geen actie nodig is. Wanneer de auteur echter de taak laat liggen, kan het maar zo gebeuren dat de controledatum verstrijkt! 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring