Vraag

Herhaling van notificaties na verlopen controle datum

  • 6 december 2019
  • 7 reacties
  • 62 Bekeken

Het lijkt ons fantastisch als er een optie komt waarbij Functioneel Beheer kan instellen welke actie met herhaling er moet gebeuren als een controle moment van een document verstreken is. Nu is het vaak nog dat er met de ene notificatie weinig gebeurt en de controle momenten nog langere tijd op verlopen blijft staan in het systeem.

Onderstaand is een voorbeeldje vanuit een iTask meldingstype die wel deze gewenste functionaliteit bied. Net als de eigenaar in het veld “versturen aan" zouden we hier graag de optie documentbeheerder willen zien samen met de autorisator als keuze mogelijkheid aangezien die ook een stukje verantwoordelijkheid draagt.

Volgens ons zijn er veel meer gebruikers van iDocument die hier baat bij zouden hebben? Is dit technisch ingewikkeld om te realiseren of zou deze uitbreiding van functionaliteit snel te realiseren zijn?

Groetjes uit Zeeland,

Remko van den Akker
Functioneel beheer iProva Adrz


7 reacties

Reputatie 6

Hoi @Remko van den Akker Ik weet niet zeker of dit echt veel baat zal hebben. Dit resultaat kan ook zijn dat mensen alleen maar meer taken in hun lijst hebben staan. Weet je waarom mensen vergeten de controletaak uit te voeren?

De controle taak is nu voor de documentbeheerder die eenmaal een seintje krijgt via mail en dan verder op zoek moet gaan naar de taak. Als het seintje herhaald kan worden via de mail hebben ze toch nog steeds maar een taak? Alleen krijgen ze er dan geregeld een mailtje over tot ze de taak hebben uitgevoerd. Er zijn een groot aantal documentbeheerders die de taken en notificaties niet bijhouden en het overzicht verliezen bij >250 meldingen!

Daarnaast willen we de autorisator meer verantwoordelijkheid geven om geen documenten met verlopen controle datum te accepteren. Zij zijn bij ons echter geen documentbeheerder en hoewel we het recht hebben kunnen aanzetten dat zij ook documenten mogen controleren zou het erg prettig zijn als ze niet actief hoeven te gaan zoeken naar documenten met verlopen controle datum. Het herinneringsmailtje tevens naar de autorisator sturen zou zelfs de communicatie onderling kunnen stimuleren!

Hoor verdere vragen graag om toe te lichten waarom dit volgens mij een zeer handige feature zou zijn!

Met vriendelijke groet,

Remko

Reputatie 6

De controle taak is nu voor de documentbeheerder die eenmaal een seintje krijgt via mail en dan verder op zoek moet gaan naar de taak. Als het seintje herhaald kan worden via de mail hebben ze toch nog steeds maar een taak? Alleen krijgen ze er dan geregeld een mailtje over tot ze de taak hebben uitgevoerd. Er zijn een groot aantal documentbeheerders die de taken en notificaties niet bijhouden en het overzicht verliezen bij >250 meldingen!

Ik begrijp het probleem wel, alleen - zoals berichten in iProva werken - krijgt iedereen met deze doorontwikkeling totdat de oorspronkelijke taak is afgehandeld extra taken. Dus in de praktijk verwacht ik dat de hoeveelheid meldingen alleen maar gaat toenemen met herinneringstaken. Daar ben ik een bang voor.

@Remko van den Akker Ik herken dit probleem wel, dit is ook iets waar wij tegenaan lopen. Wij hebben centraal beheer en delegeren de controletaken aan auteur (of andere verantwoordelijke in overleg). Na het delegeren van de controletaak, verdwijnt de controletaak bij de documentbeheerder. Soms verlies je hierdoor controletaken uit het oog als centraal beheer, waardoor het inderdaad kan gebeuren dat documenten langer op verlopen blijven staan…

@Koen Sterken Of hebben jullie ideeën/tips hoe we deze controletaken wel kunnen blijven volgen, zonder zelf zaken handmatig te hoeven bijhouden? Ik ben zelf pas enkele maanden werkzaam bij documentmanagement, dus wellicht zie ik iets over het hoofd :)

Reputatie 6

Hoe ik dit in onze eigen organisatie beheer voor documenten waar ik zelf eigenaar van ben, is een geavanceerde zoekvraag samenstellen voor mezelf. Daar klik ik dan af en toe op om te kijken of er nog vreemde dingen open staan.

Zodoende hou ik zicht op documenten die controle nodig hebben.

@Koen Sterken Oké dankjewel, dan ga ik het op deze manier proberen te volgen!

Reputatie 6

@Inge Kuijpers wijst me erop dat mijn screenshot niet helemaal klopt. Je moet < dan huidige datum hebben :)

 

 

Reageer