Vraag

Velden bij document om verzamelingen in te richten - rechten op veld kunnen instellen

  • 9 december 2019
  • 2 reacties
  • 129 Bekeken

Reputatie 1
Badge +2

Bij ons in Amsterdam UMC hebben we een combinatie van centraal en decentraal documentbeheer. Centraal zorgen wij er o.a. voor dat ziekenhuisbrede documenten vindbaar zijn op de daarvoor bestemde portalen. Deze documenten kunnen door meerdere beheerders en ook in meerdere mappen beheerd worden. Om deze documenten in een verzameling te voegen maken wij gebruik van ‘velden’.  Probleem hierbij is dat overijverige documentbeheerders deze 'velden’ ook aanvinken ongeachte instructie en de beschrijving onder de informatieknop ‘i'. 

Tot nu toe rest mij niets anders dan regelmatig de verzamelingen te controleren en de vinkjes uit te zetten daar waar ze overbodig zijn. Ook hebben we een veld ‘verstopt’ als tweede optie bij het aanvinken van dat veld waarna je kunt vinken in welke ziekenhuisbrede verzameling het document hoort. Liever zou ik zien dat er rechten op velden ingesteld kunnen worden. Zodat je per veld aan kunt geven wie deze aan zou mogen vinken.

Herkent iemand dit probleem? En hebben jullie hier een functionelere oplossing gevonden?

Groetjes,

Sigrid Diemeer

s.diemeer@amsterdamumc.nl

 


2 reacties

Reputatie 3
Badge +3

Beste @Sigrid Diemeer,

 

Bedankt voor je vraag!

Om te voorkomen dat documentbeheerders velden invullen die zij niet in hoeven te vullen kun je werken met beschermde velden. Bij het veld in het applicatiebeheer kun je deze eigenschap aanvinken.  

Bij de gebruikersrollen voor documenten kun je de centrale beheerders de rechten geven om de beschermde velden te wijzigen. De rol voor de decentrale beheerders krijgen geen rechten om beschermde velden te wijzigen, zodat zij ook niet per ongeluk dit veld kunnen wijzigen. 

 

Mocht je hier nog vragen over hebben kun je altijd contact opnemen met onze servicedesk, zij kunnen dan ook met jullie meekijken. 

 

Dennis

Reputatie 3
Badge +3

Beste @Sigrid Diemeer

Bij ons intern is bovenstaand ook nog besproken en ik moet een korte aanvulling op geven. Bovenstaand schreef ik eerder:

'’Bij de gebruikersrollen voor documenten kun je de centrale beheerders de rechten geven om de beschermde velden te wijzigen. De rol voor de decentrale beheerders krijgen geen rechten om beschermde velden te wijzigen, zodat zij ook niet per ongeluk dit veld kunnen wijzigen.'’

Hier moet aan toegevoegd worden dat met het recht om beschermde velden te wijzigen men de beschermde velden kan wijzigen van een document dat gepubliceerd is. Als dit gedaan wordt dient hiervoor wel een reden opgegeven te worden:

 

Op het moment dat er een nieuwe concept versie van een document wordt gemaakt kan de documentbeheerder (zonder de rechten om beschermde velden te wijzigen) alle velden van het document wijzigen. En dus eventueel ook de velden die gekoppeld zijn aan een verzameling. 

Het gebruik van het recht om beschermde velden te wijzigen biedt iets meer controle op wie deze velden kan aanpassen, echter bij document in de conceptstatus zorgt dit dus niet voor een volledige afscherming van deze velden. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring