Vraag

Welke ziekenhuis heeft ervaring met een goede documentbeheer structuur?

  • 15 februari 2021
  • 2 reacties
  • 38 Bekeken

Badge +1

In het Dijklander Ziekenhuis willen we kijken of we onze structuur op het gebied van documentbeheer strakker kunnen gaan inrichten.
Op dit moment wordt door de medewerkers het zoeken als redelijk lastig ervaren doordat er bv. veel hits komen bij een aantal zoektermen.

Is er een (fusie) ziekenhuis waarbij het zoeken naar documenten goed is ingericht waarbij ik een keer mag meekijken? 

 


2 reacties

Hallo @liandabakker,

Met mijn ervaring als consultant weet ik dat een goede en herkenbare structuur nodig is om je eindgebruikers gemakkelijk hun documenten te kunnen laten vinden. Echter waar je heel snel resultaat mee kunt krijgen is het juist inzetten van synoniemen in iProva.
Vaak staan hier zoveel synoniemen in dat er bij het zoeken bijv. resultaten in beeld komen die niets met het zoekwoord te maken hebben. Mijn tip is om te zorgen dat er enkel woorden in deze lijst staan die ook echt synoniem zijn van elkaar. Je kunt beter een kleine lijst hanteren dan een grote synoniemenlijst omdat dit zorgt juist ook voor veel resultaten.

Maken jullie gebruik van (meta)velden? En zo ja, hoe?
Wanneer je bijv. onderwerpen of thema's aan documenten ‘hangt’ en dit te fanatiek doet (“volgens mij is het ook wel handig als een document onder dit thema gevonden kan worden want soms gebruiken ze deze daar ook”) krijgt een eindgebruiker onlogische documenten bij zijn/haar zoekactie in beeld. Wees hier streng en strikt in; enkel koppelen als het document er ook echt bij hoort en anders niet.

Jullie inrichting ken ik niet, dus dit zijn een tweetal algemene tips. 

 

Badge +1

@Kelly de Jong bedankt voor je uitgebreide reactie. Is er vanuit infoland een basissynoniemen lijst beschikbaar? Onze synoniemenlijst is inmiddels inderdaad erg groot geworden.

Het gebruik van metavelden is inderdaad ook bij ons nog wel een aandachtspunt. We hebben veel documentbeheerders die inderdaad zelf de documenten aan kunnen hangen. We zijn nog zoekende hoe we dit het best kunnen inregelen en onderhouden.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring