Vraag

Zichtbaarheid raadplegers wanneer gecontroleerd is maar geen nieuwe versie is gemaakt

  • 3 april 2019
  • 10 reacties
  • 247 Bekeken

In Amsterdam UMC vond onlangs de JCI heraccreditatie plaats. Er is een zeer kritische vraag gesteld over documenten met een "oude" publicatiedatum. Het bleek om documenten te gaan die gecontroleerd zijn maar waarbij voor de optie is gekozen om geen nieuwe versie aan te maken. Men viel met name over het feit dat dit voor raadplegers niet zichtbaar is. De optie hoeft voor ons niet per definitie te worden verwijderd zoals in topic Document controleren? Optie '...hoeft niet te worden aangepast' verwijderen! wordt aangekaart, maar we zouden het wel automatisch zichtbaar willen laten maken. Dat kan niet. We kregen de tip om het handmatig in Wijzigingen tov vorige versie te zetten maar dat is voor ons meer een workaround, niet echt een oplossing. Hoe gaan anderen hiermee om?

10 reacties

Reputatie 3
Je kunt in het documentbeheer zien wanneer en door wie een document voor het laatst gecontroleerd is. Dit gegeven kan inderdaad niet bij het raadplegen getoond worden.
Reputatie 3
Badge
@Job Kramer Is het wel mogelijk dat aangegven wordt dat een document op x moment gecontroleerd is en goed bevonden voor een langere publicatie? Het is inderdaad wenselijk dat een gebruiker kan zien dat de "publicatie / Controle" datum niet verder dan twee jaar in het verleden ligt.

@saskiavandeven heeft deze kritische vraag nog tot aandachtspunten geleid in het accreditatie traject?
Reputatie 6
Als het gaat om accreditatie kun je nu via het systeem (aan de documentbeheerkant) wel aantonen dat het document gecontroleerd is, maar ik weet niet of de auditor er ook echt een punt van maakt dat de eindgebruiker het niet kan zien. Denken jullie dat dit gegeven voor de eindgebruiker als belangrijk beoordeeld wordt?
Reputatie 3
Badge
@Koen Sterken daar maakt een auditer zeker een punt van. Misschien de auditers van JCI niet maar de auditers die ISO 15189 doen maken hier zeker een punt van.

Dit is dus echt wel een punt van aandacht.
Als ik in iProva een document controleer of door iemand anders laat controleren en het wordt goedgekeurd zonder wijzigingen dan blijft inderdaad de publicatiedatum ongewijzigd, maar de ‘Te controleren voor’-datum verandert wel.

Lezers en auditoren kunnen altijd in de documentgegevens zien dat het document geldig is tot die aangegeven controledatum.

Mij lijkt dit ook correct: het document blijft ongewijzigd – dus blijft de publicatiedatum ook ongewijzigd. De nieuwe controledatum bewijst dat het document wel degelijk is gecontroleerd en goedgekeurd.

Volgens mij is er dus geen probleem, je kunt perfect zien en aantonen dat een document gecontroleerd en nog geldig is.
Nog bedankt voor alle reacties, mijn collega vroeg ernaar en ik heb niet door gehad dat er al gereageerd was!

Het heeft uiteindelijk geleid tot een "partially not met" , daar werd dus zeker een punt van gemaakt. We zijn nog steeds zoekende naar een manier om hier anders/beter mee om te gaan en het inzicht voor de raadpleger op het gewenste niveau te krijgen.
Mij lijkt dit ook correct: het document blijft ongewijzigd – dus blijft de publicatiedatum ook ongewijzigd. De nieuwe controledatum bewijst dat het document wel degelijk is gecontroleerd en goedgekeurd.
Volgens mij is er dus geen probleem, je kunt perfect zien en aantonen dat een document gecontroleerd en nog geldig is.


Dat is waar, maar je ziet hier geen verschil tussen de controledatum 3 jaar opschuiven en bewust aangeven dat het document nog 3 jaar goed is zoals het nu is. Die bewuste controle blijft een aanname en veel raadplegers weten dit niet.
Ik weet niet of het commentaar zó ver ging hoor, maar het laat wel wat veel interpretatie over aan de raadpleger wat ons betreft.
Datum laatste goedkeuring geeft toch o.a. de datum weer wanneer document voor het laatst gecontroleerd is?
Zie ook dit topic over de controledatum. Daarin legt @Gijs Prins uit wat we hiervoor in versie 5.13 gaan verbeteren/toevoegen.
Reputatie 4
Badge

Onze werkwijze is als volgt op basis van concern kwaliteitsafspraak vastgelegd in ons “Handboek iProva"  :

1 - de beheerder krijgt via systeem 1x per jaar de vraag voor controle = standaard termijn.

2 - de begeerder controleert direct en doc. gaat 1 jaar vooruit = standaard termijn.

3 - beheerder maakt direct een nieuw concept aan en nodig auteur uit met de volgende tekst : 

Hallo Jan,  Dit is een reguliere evaluatie, graag beoordelen op inhoud en relevantie. Bij geen wijzigingen indienen met vermelding “Geen wijzigingen noodzakelijk, is upto date” in veld “Wijzigingen tov. vorige versie.  Groet, Piet beheerder.

4 - Beheerder publiceert 1 jaar vooruit en de cyclus is rond.

5 - Bij opmerkingen tussentijds van lezers die op noodzakelijke inhoudelijke wijzigingen gericht zijn, herhaal je stap 3 en 4 waarbij de tekst is aangepast op basis van de opmerking.

Op deze manier zit ieder document / proces in een aantoonbare PDCA jaarcyclus.

 

Reageer