Taak melding is toegewezen blijft in takenlijst

  • 17 oktober 2018
  • 14 reacties
  • 395 Bekeken

Reputatie 3
Badge
Er is een taak: "Melding .... is aan jou toegewezen".
Zodra de melding in behandeling is genomen; en hij al door meerdere statussen is geweest blijft de taak in het takenscherm. Pas als de melding helemaal afgehandeld is verdwijnt deze pas.

Ik merk dat gebruikers het vaak verwarrend vinden; omdat ze al met de melding bezig zijn en toch de taak open blijft staan. Vaak is er ook een actiepunt bij de melding bijvoorbeeld 'vul formulier in' waardoor ze van één melding al gelijk twee taken hebben.
Vooral bij afdelingen die veel VIM-meldingen hebben is daardoor het takenoverzicht 'vervuild'.

Wat is jullie ervaring/mening hierover?

14 reacties

Reputatie 6
Goede vraag Gerlof, ik ben inderdaad benieuwd of anderen dit gedrag ook als verwarrend ervaren.
Reputatie 1
Bij ons wordt dit ook als verwarrend beschouwd door de medewerkers en het zorgt er vooral voor de het takenpaneel onoverzichtelijk wordt. Het zou al gewoon gemakkelijk zijn mocht deze melding gewoon weggeklikt kunnen worden zodat deze verdwijnt uit het takenpaneel.
Momenteel probeer ik iedereen maar aan te leren om via meldingen => "actie vereist van mij" te werken omdat we reactie krijgen dat ze niet meer weten met welke melding ze nu effectief iets moeten doen...
Reputatie 3
Badge
Precies; ik probeer iedereen ook vanuit Meldingen te laten werken. Alleen vergeten ze daardoor hun taken met betrekking tot andere modules zoals Documenten, Vragenlijsten etc.

Daarom geef ik nu vaak aan dat ze het bericht kunnen uitstellen; hierdoor komt er wel iets meer overzicht. Echter vind ik dat geen structurele oplossing.
Reputatie 2
Mee eens. Taken worden onoverzichtelijk hierdoor.
Reputatie 5
Badge +1
Het gedrag wat je ziet is een direct gevolg van een belangrijk uitgangspunt wat we hebben gehanteerd toen we de eerste versie van deze software module bedachten:
Iedere melding / verbetermaatregel moét altijd één eigenaar hebben: één persoon die verantwoordelijk is, zich verantwoordelijk voelt voor , en aangesproken kan worden op die melding of maatregel.

Toen wat later het "mijn taken" scherm ontstond vertaalde dit zich naar de taak "melding is aan u toegewezen" - die blijft staan zolang de melding aan jou is toegewezen én nog niet afgesloten is.

Ook nu klinkt dat mij nog best logisch in de oren, maar tegelijkertijd is wat @Gerlof schetst herkenbaar. Ik los het zelf op door langerlopende meldingen die op mijn bordje liggen in het "mijn taken" scherm te parkeren (uit te stellen). Daarmee houd ik het voor mezelf overzichtelijk én heb ik een stok achter de deur: als ik helemaal niet toe kom aan het verder afhandelen van de melding dan popt de taak na verloop van tijd weer op in "mijn taken" - en dat vind ik dan een prettige reminder.
Reputatie 1
Ja bij ons komt dit ook wel voor en we krijgen er af en toe vragen over. Het is idd wat onlogisch maar niet onoverkomelijk.
Reputatie 3
Badge +1
Ja dit speelt ook bij ons , vandaar de wens om de taken tbv Meldingen te kunnen filteren op status. Dan hou je meer overzicht als coordinator.

Dan kun je de taken van de laatste statussen waarin jijzelf bijv niet actief iets hoeft te doen wegfilteren
Reputatie 4
Badge
Dit probleem speelt hier ook.
Een takenlijst zien gebruikers als een lijst waarin taken staan waar ze iets mee moeten, met andere woorden actiepunten. Een melding als 'Melding...is aan u toegewezen" zien ze niet als een actiepunt en zouden ze graag wegklikken op het moment dat ze de melding gelezen hebben. De mail die ze krijgen met dezelfde mededeling wordt waardevoller ervaren als de 'taak'.
Ook bij ons speelt dit probleem. Vooral omdat coördinatoren ook in andere meldingen actienemers zijn blijft het onoverzichtelijk. Het uitstellen van taken is m.i. een workaround en geen oplossing. Een oplossing zou kunnen zijn om de coördinatorrol de mogelijkheid te geven om aan te geven welke meldingen hij in zijn taakschema krijgt.
Reputatie 3
Binnen onze organisatie zijn er ook medewerkers (met name de kwaliteitsmedewerkers) die tegen dit probleem aanlopen.
Het risico wat ontstaat door het grote aantal taken, is dat het takenoverzicht niet meer gebruikt wordt.
Het uitstellen van taken biedt een werkbare oplossing, omdat hiermee een herinnering wordt ingesteld. Bij (verbeter)meldingen die geëvalueerd moeten worden, kan het bericht over de openstaande taak worden ingesteld na de evaluatiedatum. Dit werkt voor onze kwaliteitsmedewerkers goed.
Binnen onze organisatie hebben we hetzelfde probleem. Ik heb meer dan 600 taken open staan en bekijk ze zelfs niet meer aangezien het overgrote deel van de taken bestaat uit 'melding is toegewezen aan..'
Binnen onze organisatie werken we sinds juli met dit systeem om VIM-meldingen in af te handelen. Ik ervaar hetzelfde met openstaande taken. Ik krijg als coördinator alle meldingen toegewezen en bekijk ze vanuit de e-mail. Af en toe probeer ik wat taken weg te werken maar het scherm is onoverzichtelijk doordat actiepunten, meldingen en wijzigingen in meldingen door elkaar staan. Hierdoor gebruik ik dit scherm niet meer.
Reputatie 6
We zijn aan het werk aan een nieuw overzicht van het takenscherm. Daarin spelen we ook met de gedachte om de status van een object (melding, document, etc) visueel te maken in de verschillende taken, zodat je aan de taak al kan zien hoe het er mee staat. Dat zou hier wel kunnen helpen. Sowieso is ons uitgangspunt hierbij dat het scherm - ook met heel veel taken - een veel beter overzicht gaat bieden.
Reputatie 2
speelt ook bij ons. dit geeft verwarring en je kunt meerdere taken hebben van dezelfde melding.

een veel gehoorde opmerking is ook dat als je een bericht gelezen hebt je deze zelf handmatig moet verwijderen. kan dit automatisch?

in zijn algemeenheid wordt het overzicht taken als niet gebruiksvriendelijk ervaren.

Reageer