Veld Goedkeuring X is ongelijk aan ‘No’: Workflow management voor gevorderden!

  • 25 februari 2021
  • 6 reacties
  • 217 Bekeken

Reputatie 4
Badge +3

Samen kennis delen. Dat is het motto van onze community. En ook binnen Infoland vinden wij het belangrijk dat we kennis delen. Om die reden organiseren we regelmatig kennisdeel bijeenkomsten. Zo komen onze consultants regelmatig bij elkaar om bepaalde casussen uit de praktijk onder de loep te nemen en uit te werken. Onder het mom van kennis delen, delen we graag de resultaten van de laatste bijeenkomst met jullie.
 

De casus speelt bij een zakelijke klant. Deze klant heeft een workflow ingericht die uit vijftien stappen bestaat; een tamelijk uitgebreide workflow dus. De vraag van de klant was om deze workflow op maat te ontwerpen en geheel automatisch te laten verlopen, voor zover mogelijk. Dit betekent dat alle statussen dus zonder handmatige tussenkomst van een coördinator worden uitgevoerd. Het grote voordeel hiervan is dat alle medewerkers die betrokken worden in de workflow geen kennis nodig hebben van het systeem. Zij worden middels mails en formulieren op het juiste moment betrokken. Wel was een extra uitdaging dat het proces bij iedere melding stappen zou moeten kunnen overslaan.
 

 

Een aantal leerpunten werden met elkaar gedeeld:

  1. Bovenstaand kan wanneer er sprake is van een standaard, repeterend proces; let op met het ontwerpen van oplossingen voor uitzonderingen op het proces;
  2. Het is belangrijk dat het proces zo goed als mogelijk van te voren wordt uitgedacht;
  3. Op het meldformulier zijn in deze casus alle mogelijke statussen als velden gedefinieerd: degene die de melding inlegt, kan namelijk in deze casus bepalen via welke stappen de melding afgehandeld moet worden. Door die velden te selecteren in het meldformulier, wordt met voorwaarden in de flow op basis van deze selectie de flow aangestuurd (automatische statusovergang op basis van voorwaarden). 
     

     

  4. Wanneer op het meldformulier een status wordt geselecteerd, wordt er tevens gevraagd wie in die status een actie moet gaan uitvoeren. Hierdoor krijgt deze persoon op het juiste moment het juiste workflow formulier gemaild.
  5. Op één specifieke plek in de workflow was er de volgende uitdaging: middels een workflow formulier tussen twee statussen wordt er bepaald hoeveel actiepuntformulieren er in de volgende status verstuurd moeten worden: dit kan er één zijn t/m zeven. Dit is op zich eenvoudig. De volgende vraag is echter dat de status alleen mag doorgaan wanneer alle verzonden formulier zijn goedgekeurd. Als er één (of twee, drie etc.) niet is goedgekeurd mag de melding niet automatisch naar de volgende status. Dit bleek lastiger en alleen maar op te lossen door de volgende voorwaarde constructie toe te voegen: “Veld  Goedkeuring X is ongelijk aan ‘No’ “ en “Aantal open actiepunten (totaal) = 0”. Dit is iets anders dan “Veld Goedkeuring X is Yes”, bleek tijdens de testfase. Wanneer er namelijk in dit geval één formulier is waarbij Goedkeuring = Yes, zal de statusovergang worden uitgevoerd, terwijl er nog andere formulieren niet zijn goedgekeurd. Door ongelijk aan No als voorwaarde op te nemen, gebeurt dit niet.

 

We zijn benieuwd wat jullie vinden van onze bevindingen. Heb je zelf nog tips of tricks? Dan horen we dat graag! Laat dan een reactie achter onder dit topic.

 


6 reacties

Reputatie 2
Badge +1

Mooie oplossing en de workflow ziet er indrukwekkend uit!! Prachtig werk. Bij ons bedrijf lopen we af en toe tegen de beperkingen van de zes standaard workflows aan en zoeken we andere creatieve oplossingen. Ik denk echter dat de workflow die in dit artikel te vinden is een goede oplossing zou zijn voor veel toekomstige processen die we in melden en analyseren dan kunnen gaan onderbrengen. Is het mogelijk dat ik dit meldtype ontvang? Of alleen het workflowtype?

Ik hoor het graag.

Reputatie 5
Badge +9

Dit is inderdaad een “stevige” workflow op maat, De uitleg die erbij staat is wel begrijpelijk.

Een leuke optie is dat je standaard in het meldformulier al alle mogelijke statussen verwerkt zodat de richting van het proces door de melder al aangegeven kan worden. Deze optie heb ik nog nooit gebruikt. Dit maakt wellicht het inpassen automatische overgangen en workflowformulieren makkelijker. Wellicht kan me dit helpen bij het meldformulier tav. alle meldingen en registraties van de WZD-Wet Zorg en Dwang. Ik ga eens aan de slag met deze gedante, Bedankt voor het delen.

Reputatie 4
Badge +4

Ziet er goed uit.

Binnen Zuyderland hebben we inmiddels een aantal workflows volledig geautomatiseerd (dossieranalyse, apotheek, IKA-lab, patiëntincidenten, medewerkerincidenten etc.). Probleem waar wij tegenaan lopen is dat een aantal coördinatoren automatisch uitgezette acties handmatig verwijdert, waardoor een melding blijft hangen. 

De afspraak dat automatisch uitgezette actiepunten niet verwijderd mogen worden hebben we intern gemaakt, maar dat biedt natuurlijk geen waterdichte oplossing in deze.

Op dit moment controleer ik wekelijks alle meldingen waarbij het aantal actiepunten op 0 staat en voer ik daar waar nodig handmatig correcties uit. Dat is natuurlijk niet houdbaar voor de toekomst.

Als meer afnemers gaan werken met automatische statusovergangen is het handig als je bij de inrichting kunt aangeven dat automatisch uitgezette actiepunten niet verwijderd kunnen worden door een coördinator. 

Zie onderstaande topic voor meer info.

 

Groetjes

Annemari

 

 

Reputatie 7

Hoi @Rick J. 

 

Is het mogelijk dat ik dit meldtype ontvang? Of alleen het workflowtype? 

 

Leuk dat je geïnteresseerd bent. 

We hebben deze vraag intern en bij de de klant van wie de casus was uitgezet. Ik kom hier op terug zodra ik antwoord heb! 

Reputatie 7

Ondertussen heeft de klant akkoord gegeven voor het delen van de workflow.
Mocht je interesse hebben, laat dan hier een reactie achter en wij nemen dan contact met je op. 

Badge +6

Het is inderdaad een indrukwekkende workflow, eentje die voor verschillende meldingen gebruikt zal kunnen worden mits een goede analyse. Ik ben wel geïnteresseerd in deze workflow.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring