Zoekfunctie binnen portaal

  • 25 oktober 2018
  • 29 reacties
  • 1222 Bekeken

Reputatie 1
Binnen een portaal kun je kiezen voor de optie zoeken in "eigen portaal" of zoeken "in alles".

Infoland heeft destijds beredeneert, dat wanneer je aparte portalen maakt voor gebruikers, dat er dan eerst portaalspecifieke informatie gezocht moet kunnen worden, en als dat niet gevonden wordt, dat men dan iProva breed gaat zoeken (door zoekfunctie te wijzigen naar "in alles")

Wij vragen ons af of het niet beter is om instellingen die gebruik maken van iProva zelf de keuze te laten maken of standaard gezocht wordt binnen de gehele organisatie dan wel binnen het portaal specifieke gebied.

Hoe zijn de ervaringen bij jullie?

29 reacties

Reputatie 5
Badge +9
Onze portalen zijn zo ingericht, dat er inderdaad een specifieke selectie aan documenten aangeboden wordt dat meer dan 90% aan de nood van dat specifiek publiek voldoet.

Zo wordt de zoekopdracht niet aangedikt met documenten die niet relevant zijn. Indien het gewenste resultaat niet gevonden wordt, kan men nog steeds overgaan met het zoeken binnen de volledige inhoud van het documentbeheersysteem waartoe de gebruiker toegangsrechten heeft.

Voor ons heeft infoland hiermee dus de correcte filosofie gehanteerd.
Reputatie 3
Wij hebben de portalen in het Martini Ziekenhuis naar specialisme ingericht. Alles wat ziekenhuisbreed is, staat sowieso op elk portaal. Toch hebben mensen soms documenten nodig van andere specialismen die niet ziekenhuisbreed zijn. Die documenten vinden ze dan niet omdat ze standaard alleen door hun eigen portaal zoeken en niet in alles. Wij zouden daarom veel liever willen dat standaard in alles zou worden gezocht. Daarna kan je dan verder doorfilteren op specialisme of andere velden mocht de vangst te groot zijn. Infoland zou het naar mijn mening aan ons als klant over moeten laten om in te stellen hoe wij het zoeken standaard willen instellen.
Reputatie 5
Badge +9
@Horsm Dit lijkt mij simpel op te lossen door metadata te installeren per specialisme en niet dergelijke opdeling te maken met portalen.
Reputatie 1
Badge +2
Ik denk inderdaad dat de klant zelf moet kunnen bepalen hoe zij dit instellen.
Daar sluit ik mij bij aan. Recent deze discussie intern gevoerd en ook onze organisatie heeft er voorkeur voor dat de zoekfunctie standaard 'in alles' zoekt. Ik maak uit bovenstaande ook op dat dit dus niet is aan te passen?
Reputatie 1
Badge +2
Ik hoop dat er meer ziekenhuizen gaan reageren want dit moet echt anders worden ingericht wat ons betreft. Er zou in ieder geval in beeld zowel zoeken in alles en zoeken in je betreffende portal moeten komen. daranaast moet er keuze zijn per instelling op welke wijze de zoekfunctie wordt ingericht. Nu is er wel erg sprake van aanbod gerichtheid.
Reputatie 5
Badge +8
Bij ons werkt het zoeken in portalen vrij goed. Het zorgt er b.v. voor dat verpleegkundigen documenten voor gebruik op de afdeling vinden en niet medische protocollen.

We hebben dus NIET alles naar specialisme ingericht. In het verpleegportaal hebben we lokale groepen gebruikt om snel op specialisme te kunnen filteren. Ben mij ervan bewust dat dit erg "persoonlijk" is en niet iedereen hetzelfde zou kiezen voor de inrichting.

Het betekend ook dat beheerders veelal documenten wel extra moeten koppelen. B.v. documenten van de apotheek, die ook moeten verschijnen op het portaal van poliklinieken.

Om dit alles goed te laten verlopen, hebben we wel strenge regels te handhaven voor titels van documenten. Géén woorden als "protocol" en "instructie" erin en hier al zeker niet mee beginnen. We zetten onwillen van hoe de zoekgewichten werken, de belangrijkste woorden voorop.

Je zal dus een document "Katheter: inbrengen en verzorgen bij volwassenen" als titel moeten hanteren en dus niet "Richtlijnen voor het inbrengen en het verzorgen van een Katheter bij volwassenen" moeten kiezen. Het vooraanzetten van het gewichtigste onderwerp en het gebruik van lokale groepen (voor de filters in de zijlijn) maakt dat mensen doorgaans vrij snel hun documenten vinden.


Waar wij natuurlijk wel tegenaanlopen, is dat men op de verpleeg & poli portalen zoek naar "vakantie uren" en "stagiaire aanmelden". En dan vindt men niets, want deze staan op het P&O portaal.

Nu kan ik natuurlijk deze documenten gewoon aan alle verzamelingen gaan kopellen, maar ik zou hier liever zien dat bij géén resultaten in het eigen portaal alsnog in alles wordt gezocht.

De optie om standaard in alles te zoeken zouden wij niet heel erg toejuichen. Als deze hardcoded veranderd zou worden, zou het zelfs alle moeite die we in de portalen hebben gestoken teniet doen.

Geen resultaten krijgen is echter natuurlijk gewoon waardeloos. Ik zou mij dus ook hard willen maken voor wat Google, Ebay, Amazon etc al jaaaaren doen:

"U heeft geen resultaten in de verzameling {X}. Hieronder tonen wij u daarom alle resultaten van dezelfde zoekactie uitgevoerd als zoeken in Alles."

En nog mooier zou natuurlijk ook wildcard searches zijn:
"maatregel" zoekt ook direct op "maatregelen" (Zonder synoniemen in te stellen)
en het "anamnese" -> "Er is ook gezocht op Anemnese ( + knopje voor ongedaan maken)" (aka typefout correctie)
Reputatie 7
Badge +6
Wij zijn blij met de huidige strategie van infoland. Wij hebben portalen ingericht met specifieke informatie, welke allen aangevuld worden met de ziekenhuisbrede documenten. Deze worden dus geïncludeerd bij iedere zoekactie.

Indien mensen iets zoeken van een ander specialisme, gaan ze specifiek naar dat portaal. Dit zorgt dat je snel je documenten kunt vinden. Verschillende documenten hebben we ook aan meerdere portalen gekoppeld. Bijvoorbeeld een document voor orthopedie is zowel gekoppeld aan het portaal 'orthopedie' als aan het portaal 'Brein bewegen en reconstructie', welke is bedoeld voor de verpleegafdeling waar 5 specialismen gecombineerd worden opgenomen.

Zoeken in alles wordt bijna niet gebruikt, meestal alleen als een documentbeheerder wil weten 'of er iemand in het ziekenhuis al eens iets over heeft beschreven'.

Wij moeten er niet aan denken dat er weer standaard in alles wordt gezocht, dat zijn meer dan 20.000 documenten! Zelfs met de beste filters krijg je daar geen fijne zoekresultaten mee.
Reputatie 1
Badge +2
@Silvia van Gils Ik denk dan ook dat iedereen dat zelf moet kunnen instellen of er standard in alles of in Eigen portal moet worden gezocht. Uit jouw reactie begrijp ik dat jullie veel tijd investeren aan het inrichten?
Reputatie 7
Badge +6
@Silvia van Gils Ik denk dan ook dat iedereen dat zelf moet kunnen instellen of er standard in alles of in Eigen portal moet worden gezocht. Uit jouw reactie begrijp ik dat jullie veel tijd investeren aan het inrichten?

We hebben inderdaad goed nagedacht over welke portalen we wilden aanbieden (en welke niet!) en hoe we deze wilden vullen. Dit doen we door het gebruik van verzamelingen en metavelden.

In 'alles' of eigen portaal zoeken is op dit moment al een keuze van de gebruiker m.i., bovenin het portaal kan voor 'alles' gekozen worden. Voor ons is het belangrijk dat dit een bewuste actie is.
De optie standaard op 'alles' zetten vinden wij risicovol omdat de medewerker dan niet goed meer weet waar hij in zoekt. Gevolg is heel veel zoekresultaten en een 'het systeem werkt niet-gevoel'.
Dit hangt wellicht ook samen met het formaat van de organisatie / aantal documenten.

Je zou ook een portaal kunnen maken waar alle documenten aan gekoppeld zijn, zodat de medewerker die altijd graag in 'alles' wil zoeken dit als zijn startportaal kan gebruiken.
Reputatie 1
Het zou misschien al heel veel duidelijker zijn als een gebruiker ook goed ziet waar hij kan zoeken, d.w.z. goed te zien is (niet met uitklapveld) waar hij kan zoeken. Nu is dit wel heel erg verstopt.
Reputatie 5
Badge +9
@Silvia van Gils Ik denk dan ook dat iedereen dat zelf moet kunnen instellen of er standard in alles of in Eigen portal moet worden gezocht. Uit jouw reactie begrijp ik dat jullie veel tijd investeren aan het inrichten?

Dat kun je toch perfect?

maak één verzameling aan waar alles in staat.. Voeg metadata toe aan uw documenten zodat er dan verder kan gefilterd worden.
Ik kan mij goed voorstellen dat sommigen wel tevreden zijn met de huidge zoekfunctie. Ik denk dat dit dus per organisatie verschilt wat de voorkeur is. Het is nog steeds prettig lijkt mij om technisch de keuze te hebben om de instellingen van de zoekfunctie aan te passen.

De suggestie van Frank vind ik ook heel waardevol: dat het onderscheid 'in primair proces' en 'in alles' duidelijker zichtbaar is. Dat medewerkers dus meteen zien waar ze in zoeken.

Gezien de bovenstaande discussie en diverse meningen toch interessant om hier wat mee te doen lijkt me 🙂 Ik ben ook benieuwd naar een reactie van Infoland op deze discussie.
Reputatie 1
Badge +2
Infoland heeft verder nog niet gerageerd. Zij waren het niet met mij oneens maar adviseerden het via de community te bespreken. Ik hoop dat ze het nu toch gaan oppakken.
Reputatie 6
Hoi allemaal,

Zoals jullie zien: best veel discussie over het zoeken in een portaal of in meerdere portalen. Over extra instellingen: daar ben ik zoals jullie misschien weten geen voorstander van. Daarnaast staan we nog steeds achter de door ons gekozen filosofie. Biedt de oplossing die @Andrei Hollevoet aandraagt geen soelaas?
Reputatie 1
Badge +2
Het gata niet over extra instellingen maar meer duidelijkheid, zoeken in alles stata nu niet zichtbaar en weet dat dus slecht te vinden. Metaveld specialisme zit er al in maar dan moet je wel in alees zoeken en als dat niet vindbaar is gaat het niet lukken.
Ook wij ervaren net als Horsm dat de functie van zoeken "in alles" wenselijk is. Wij hebben in het Antoniusziekenhuis de portalen deels op specialisme en deels op item ingericht. Maar dan nog dekt dat niet altijd de lading. Zeker wanneer er bepaalde acute vragen zijn wordt het als hinderlijk ervaren wanneer de zoekfunctie niet in eerste instantie "in alles" plaatsvindt. Wat ons betreft moet het te configureren zijn en dat de gebruiker kan aangeven of standaard in alles te willen zoeken of op specialisme.
Reputatie 1
Badge +2
Hoi @e.seldenrijk, dat is inderdaad precies wat ik bedoel. Bedankt voor je reactie!!!
Reputatie 3
Badge +5
Beste allen,

Natuurlijk is dit wel enigszins te beïnvloeden, echter elke organisatie moet voor zichzelf bepalen of deze workaround werkbaar is.

  • Ga naar applicatiebeheer --> Portalen: verzamelingen
  • Maak op het hoogste niveau een verzameling aan genaamd alles
  • gebruik Documenten op basis van een filter --> Filter status is gelijk aan gepubliceerd
Hier zitten nu alle gepubliceerde documenten in. Door deze verzameling te koppelen aan elk portaal kan met zowel kijken op de deelverzamelingen en kijken of men daar het specifieke document kan vinden, maar met zoeken zal men ook alle afdeling overschrijdende documenten vinden.
Reputatie 1
Badge +2
@Marcel Maertens Maar nog steeds mis ik de optie om zoeken in alles tegelijkertijd zichtbaar te maken met zoeken binnen Eigen portal. Dat moet toch een mogelijkheid zijn. Ik vind het vreemd dat Infoland hier niet in mee gaat. Ik moet dagelijks reageren op ik kan het niet vinden omdat iedereen automatisch ervan uitgaat dat je alle documenten kunt vinden binnen je portal en er vervolgens niet aandenken om het driehoekje uit te klappen.

groetjes Peter
Reputatie 3
Badge +5
@Peter Mijsberg Het vervelende hiervan is, dat veel organisatie meerdere portalen hebben. Als je alle portalen zichtbaar maakt, dan heb je een hele pagina vol met portalen, dat kan toch ook niet de bedoeling zijn
Reputatie 1
Badge +2
Nee dat bedoel ik niet wij hebben ook heel veel portalen, je moet alleen uit je Eigen portal en alles kunnen kiezen, zie plaatje. Nu moet je hem uitklappen.
Helemaal met Frank Foppele eens. Ook wij lopen er regelmatig tegenaan dat protocollen niet gevonden worden doordat gebruikers standaard in hun eigen portaal en niet in Alles zoeken. Denk bijvoorbeeld zorg aan gerelateerde protocollen die acuut nodig kunnen zijn. Ook wij zouden graag zien dat elke gebruiker standaard in Alles zoekt en pas daarna eventueel kan filteren op de eigen of een andere specifieke afdeling. Dit is uit kwaliteit en patiëntveiligheid oogpunt zeer gewenst.
Reputatie 7
Badge +6
@Peter Mijsberg En als je nu een portaal maakt voor 'zoeken in alles' en de link naar dit portaal in het informatieblokje rechts neerzet. Met een vette opvallende tekst 'zoeken in alles'. Dit staat dan op ieder portaal direct in beeld dus op het moment dat er behoefte aan is (zoals jij beschreef bijvoorbeeld een acuut moment) kan dit direct aangeklikt worden en wordt men meteen naar dat portaal geleid. Je behoud dan de voordelen van de specifieke portalen én hebt een snelle zichtbare link naar zoeken in alles.
Reputatie 4
Badge +6
Volgens mij is het "niet standaard instellen van zoeken in alles" niet het probleem in deze discussie. Echter zit het probleem meer in hoe de portalen ingericht zijn. Bij een goed ontwerp van de verzamelingen kun je een groot deel van de problemen, zoals hierboven beschreven zijn, al ondervangen.
Wij hebben in het ontwerp van de verzamelingen verschillende niveaus gebruikt:
  1. Het hele bedrijf.
  2. Een VE, RVE, OE
  3. Een afdeling
De portalen hebben wij vervolgens per VE (Veranwoordelijke Eenheid) ingericht. Per portaal zijn dan ook de zaken uit alle 3 de niveaus meegenomen.

Natuurlijk kun je hier dan niet de documenten van een andere VE terugvinden, echter is men hier wel bekend met de mogelijkheid om dan naar het portaal van de betreffende VE te gaan of om toch te klikken op zoeken in alles.

Het is dus enerzijds een goed ontwerp maken van jouw verzamelingen in combinatie met je portalen en anderzijds ook een goede instructie naar de medewerkers over hoe het systeem werkt.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring