Hoi Menno,

er is helaas geen makkelijkere methode. Om gebruikers uit meerdere groepen toe te voegen moet je de actie meerdere keren uitvoeren.

Oké … 

Waar wij ook tegenaan lopen bij het toevoegen van gebruikers aan een leerperiode, is dat de groepen waaruit je kunt filteren, niet op alfabetische volgorde staan. Omdat alle groepen uit de AD hier worden getoond en handgemaakte groepen vanuit iProva, is dit een enorme lijst met groepen. Als je hier een juiste groep wilt zoeken om te selecteren, is dat bijna geen optie door de chaos aan groepen.

zie de afbeelding in de bijlage, dat is het begin van de groepen waarna je één kunt selecteren. Alles staat door elkaar wat erg vervelend zoeken is.

We hebben afgelopen weken aan mooie functionaliteit gewerkt die in de eerstvolgende release beschikbaar wordt.  We hebben gemaakt dat je naast losse gebruikers ook groepen aan een leerperiode kunt koppelen. Deze worden vanaf nu overigens ook alfabetisch getoond. Deze groepen werken dynamisch. Daarmee bedoel ik dat als een student aan een groep wordt toegevoegd deze ook automatisch aan de leerperiode wordt toegevoegd. Even zo, als een student uit een groep gehaald wordt dan wordt deze ook uit de leerperiode gehaald. Dit laatste gebeurt uiteraard niet als de student (ook) als losse gebruiker is toegevoegd. Het is met deze wijziging niet meer mogelijk om losse gebruikers te selecteren op basis van een groep. We denken echter dat dit op weegt tegen de grote voordelen in het beheer van dynamische groepen. Ik zal hier deze week nog enkele screenshots van tonen. Hopelijk hebben we daarmee een mooie stap gezet en jullie beide problemen verholpen @menboe en @Berber Werkman. 

Dank je wel @Thomas de Groot voor de update. ik ben nog wel een beetje huiverig voor ‘als iemand aan een groep is toegevoegd, wordt deze ook direct aan een leerperiode toegevoegd'. Zoals wij nu met iQualify werken, is dat niet altijd wenselijk. Het kan zijn dat een leerperiode uitstaat voor huidige medewerkers, maar dat nieuwe medewerkers eerst een andere leerperiode moeten doen. Dat zou dan niet meer mogelijk zijn als medewerkers in dezelfde groep zitten. Vooral bij nieuwe medewerkers zie ik hier wel een uitdaging. 

Ook het selecteren van losse gebruikers uit een groep geeft uitdagingen. Ik neem je even mee in onze werkwijze als voorbeeld: we hebben gisteren 60 nieuwe stagiaires in dienst gekregen (komen op verschillende afdelingen te werken dus in veel verschillende groepen) . Ik heb deze 60 medewerkers in een eigen groep gezet, omdat ik dan uit deze groep makkelijk medewerkers kan selecteren voor bepaalde leerperioden. Ik hoef dan niet te zoeken op naam maar kan door de groep scrollen en rechten uitdelen. Echter niet alle nieuwe stagiaires hebben rechten op dezelfde leerperioden nodig. Dus vanuit deze groep van 60 stagiaires, heb ik aan 5 leerperioden verschillende stagiaires rechten gegeven op verschillende leerperioden. Maar ik begrijp dat dat straks niet meer mogelijk is…...  Ik zal moeten kijken hoe we dat dat gaan oplossen binnen iQualify. 

Hoi @Berber Werkman, dank je voor je terugkoppeling. Jouw reactie heeft me wel aan het denken gezet en ik heb besloten de werking nog aan te passen. We gaan zowel de oude en nieuwe methode ondersteunen. Dus wil je gebruik maken van dynamische groepen dan kun je groepen aan leerperioden koppelen zodat gebruikers automatisch worden toegevoegd of verwijderd. Wil je dat niet dan kun je op basis van een filter op gebruikersgroep en het zoekveld de deelnemers los selecteren en toevoegen. Bedankt voor je input!

Dank je wel @Thomas de Groot dat de huidige werkwijze ook blijft bestaan. Dat maakt het werken voor ons een stuk makkelijker!

Fijn dat er dynamische groepen komen, dat scheelt heel veel tijd. En dankjewel @Berber Werkman dat je Thomas aan het denken hebt gezet , want het is zeker niet altijd gewenst.  

@Thomas de Groot is het misschien ook mogelijk om te voorzien dat bij een (nieuwe) gebruiker deze aan verschillende leerperioden toegevoegd kan worden zonder telkens vanuit iedere leerperiode apart te moeten koppelen.

M.a.w. dat je bijvoorbeeld via de gebruiker meteen alle leerperioden kan toevoegen die van toepassing zijn.

Ik denk dan bijvoorbeeld aan de werkwijze cfr. Groepslidmaatschappen toevoegen bij een gebruiker en hier een extra tab voorzien voor leerperioden?  Waarna je dan via wijzigen ook een overzicht krijgt van alle leerperioden (beschikbare/huidige) en zo kan selecteren?

Dit zou ook heel handig zijn.

Ik kijk alvast uit naar de reacties.

@Els Lowette In hoeverre is dit nog gewenst als gebruikers via groepen aan leerperioden gekoppeld kunnen worden? Immers als een groep aan al deze leerperioden gekoppeld is hoef je alleen maar de gebruiker aan de groep te koppelen om deze in één handeling aan alle leerperioden te koppelen.

@Thomas de Groot Ik begrijp uw terechte opmerking want de nieuwe ontwikkeling is inderdaad een surplus, maar wij werken niet met groepen, vandaar mijn vraag/feedback.  Misschien dat nog andere gebruikers een dergelijke werkwijze praktisch vinden, ik hield er aan om het in ieder geval even op de Community te checken en bij u de mogelijkheid na te vragen.

@menboe mogelijk had je het al gemerkt, in release 5.6.0 is het mogelijk geworden om meer dan eens een filter op groep in te stellen en losse deelnemers te selecteren. Het is dus niet meer nodig dat je vaker door het proces moet lopen om losse deelnemers uit verschillende groepen te selecteren.

@Berber Werkman en @Mieke Joosten hebben jullie al gebruik gemaakt van de dynamische groepen?

Mocht je gemist hebben wat er in release 5.6.0 gewijzigd is kijk dan even hier: https://update.infoland.nl/2020/09/17/iqualify-5-6-0/

Jazeker maken wij daar gebruik van! En dat scheelt inderdaad heel erg veel beheer.

Heel fijn dat ook de combinatie van dynamische groepen en losse gebruikers mogelijk is. Soms is het nodig om wat extra deelnemers toe te voegen aan een leerperiode, maar niet aan alle leerperiodes waar de groep aan gekoppeld is. Overigens doen we dat dan toch ook met een extra groep(je)

Het gebruiken van groepen is hiermee dé manier geworden om leerperiodes uit te zetten naar medewerkers. Het aanmaken van de groepen weegt niet op tegen de voordelen die je er van hebt. Met de import van gebruikers (vanuit Excel) kun je bij elke gebruiker meteen een groep aangeven. Zo kun je ook groepen toevoegen aan bestaande gebruikers. Met een excel bestand werkt dat sneller dan elke gebruiker apart aan een groep toevoegen.  

@Thomas de Groot 

Beste Thomas, ondertussen ben ik van start gegaan met het aanmaken van groepen in iQualify.

Dit is inderdaad van grote meerwaarde om op een vlotte manier nieuwe gebruikers aan alle leerperioden toe te voegen. 

Wat mij echter opvalt is dat wanneer je een groep hebt toegevoegd aan een leerperiode deze wel weer zichtbaar wordt in het scherm wanneer je opnieuw kiest voor groepen toevoegen.

Wanneer je dit voor gebruikers doet zie je de reeds toegevoegde gebruikers niet meer verschijnen in het lijstje van “beschikbare deelnemers”.

Waarom komen de groepen die reeds toegevoegd zijn toch nog tevoorschijn?  Ik vind het overzichtelijker wanneer deze - cfr. individueel toegevoegde gebruikers - niet meer zichtbaar zijn zodat je meteen ziet welke groepen reeds zijn toegevoegd..

Even een afbeelding ter verduidelijking

Of zie ik iets over het hoofd?

Hallo Els,

als ik het zelf probeer werkt het wel zoals je verwacht. We zien blijkbaar iets over het hoofd. Ik zal de servicedesk vragen een melding aan te maken en contact met je op te nemen.

@Thomas de Groot 

Fijn, bedankt Thomas.

Beste @Els Lowette   

Uw melding is vastgelegd en als bug 63949 geregistreerd

 @Marcel Maertens 

Dank voor de  info!