Top service (communicatie over onderhoud van iQualify)

  • 21 april 2021
  • 10 reacties
  • 131 Bekeken

Badge

Infoland bedankt voor jullie goede service!

Ik werd vanmiddag verrast met de melding dat vanavond een update zou plaatsvinden van iQualify terwijl een toets gepland stond voor veel verpleegkunde studenten. Deze melding hadden wij gemist. Fijn dat jullie ons konden ondersteunen zodat de toets toch kon plaatsvinden!


10 reacties

Reputatie 5

Ik zie hierboven al veel goede ideeën. Ik neem deze input intern mee om te kijken of we het proces kunnen verbeteren. Misschien is het ook goed als ik uitleg welke soorten onderhoud en verstoringen we kennen en hoe we daar op dit moment mee om gaan.

 

Via status.infoland.nl communiceren we alle onderhoudsmomenten en verstoringen. Ook tijdens verstoringen vind je hier de actuele status. Via update.infoland.nl worden alle releasenotes beschikbaar gesteld. Voor beide sites kun je je specifiek voor iQualify abonneren zodat je automatisch e-mails ontvangt van gepland onderhoud en/of op de hoogte wordt gebracht van functionele wijzigingen.

 

We kennen verschillende soorten onderhoud.

Releases (gepland)

Alle releases, minor of major, worden gepland uitgevoerd. Het moment van het releasen wordt altijd minimaal 5 werkdagen van te voren aangekondigd via status.infoland.nl. Tevens worden bij de aankondiging ook de releasenotes beschikbaar gesteld via update.infoland.nl. Voor het bepalen van het moment van de release houden we rekening met geplande toetsen die aan een beveiligde omgeving gekoppeld zijn. We houden dus al rekening met geagendeerde toetsen, maar beperken ons hier wel tot beveiligde toetsen. Daarbij kijken we ook specifiek naar de tijden van de toetsen, maar kijken ook naar het aantal studenten dat aan de leerperiode gekoppeld is. Bij de afweging van het moment van de release wordt ook gekeken naar de te verwachten verstoring. Er zijn releases waarvan we weten dat iQualify enige tijd onbereikbaar is, maar er zijn ook releases waarvan we weten dat je er als student niets van merkt. Dit nemen we mee in de beslissing om zo het optimale moment te kunnen bepalen.

 

Hotfix (ongepland)

Soms doet zich een situatie voor waarbij een probleem opgelost moet worden en de urgentie te groot is om op een release te wachten. We brengen dan een hotfix uit, de uitrol van de hotfix wordt wel weergegeven op status.infoland.nl maar niet vooraf aangekondigd. Bij een hotfix is er doorgaans geen of een zeer geringe verstoring.

 

Infrastructuur (gepland)

iQualify is een SAAS-dienst, Software As A Service. Het is een dienst die ook ergens bij een hosting provider draait. Soms is er ook onderhoud nodig aan de onderliggende infrastructuur waarop iQualify draait. Hierbij kun je onder andere denken aan Windows Updates aan het server OS of security updates aan firewall of andere onderdelen. Ook deze werkzaamheden worden momenteel gepland uitgevoerd en aangekondigd via status.infoland.nl.

 

Momenteel zijn we voorbereidingen aan het treffen om iQualify op Microsoft Azure te hosten zoals we dat voor Zenya SaaS ook in gang hebben gezet. Dit heeft veel voordelen voor onder andere performance, schaalbaarheid en beschikbaarheid. Ook verwachten we op Azure nog minder onderhoudsmomenten van de onderliggende infrastructuur aan te hoeven kondigen omdat dit onderhoud door het vernieuwde Azure platform zonder verstoring voor eindgebruikers zal plaatsvinden.

Beste,

 

ook vanuit de HZ (Vlissingen) is er de behoefte aan vooraf bekende data waarop het onderhoud zal plaatsvinden. Dit voorkomt zoveel mogelijk het eerder beschreven probleem. Indien mogelijk de tijdstippen waarop het onderhoud dan plaatsvindt graag in de avonduren. Over t algemeen vinden er dan geen toetsafnames plaats.

vriendelijke groet,

Iman Padmos

mogelijke opties:

  1. Per jaar een onderhoudsplan bekend maken vanuit Infoland zodat bekend is welke momenten er geen toetsen gepland moeten worden.
  2. Onderhoud zoveel mogelijk in de avonduren plannen na een af te stemmen tijd. Denk aan na 21.00 uur
  3. Onderhoud zoveel mogelijk op een vaste avond in de week/maand plannen bijvoorbeeld vrijdagavond na 18.00 uur
  4. Onderhoud plannen in vakantieperiodes
  5. Combinatie van bovenstaande: bijvoorbeeld  1 met 3 combineren.

Beste Infoland,

 

Allereerst zijn wij als Toetsexpertgroep (TEG) Verpleegkunde te spreken over de geleverde diensten. Er wordt ondersteuning geboden bij problemen en meegedacht bij het steeds maar weer verbeteren van de digitale toetsomgeving.

Echter, het kritische proces wat hierboven al meermaals is beschreven, kan ook bij ons als Hogeschool Utrecht mogelijk tot grote gevolgen leiden. Stressvolle studenten teleur moeten stellen vanwege het niet door kunnen laten gaan van een toets wil je als opleiding zoveel mogelijk voorkomen.

Het lijkt ons een goed idee om samen tot een oplossing te komen. Marcel van Brunschot is frequent aanwezig bij onze TEG-vergaderingen en kent dus ons toetsprogramma en ideeën rondom digitale toetsing. Graag zien we Marcel inbreng hebben in dit proces, zodat updates beter afgesteld kunnen worden met ons toetsrooster.

 

Met vriendelijke groet,

Gilbert Koelewijn, Voorzitter Toetsexpertgroep Verpleegkunde, Hogeschool Utrecht

Om te beginnen, ik ben ontzettend blij met alle inzet die infoland levert om verbeteringen in de software aan te passen en de hulp als het misgaat.

Maar als er iets mis gaat en er zijn die dag 400 studenten gepland voor een tentamen dan is dit niet zomaar te verplaatsen. Voor sommigen is het de laatste toets die gehaald moet worden voor diplomering en herplannen kan ik overboekte zalen op een hogeschool niet 1,2,3 geregeld worden. Überhaupt is een planning qua zalen die vaak al maanden van tevoren geregeld wordt niet simpel te veranderen.

De continu veranderende aard van software is natuurlijk dat deze geupdate moet worden dat begrijp ik ook. Een begin is om deze updates misschien niet meer tussen maandag 7.00 en vrijdag 21.00 uit te voeren. Zou een extra melding voor alle admin gebruikers in beeld bij login dat er een update komt nog kunnen helpen? (Nu krijg je er ook 1 bij het overschrijden van accounts. Een mail zou ook kunnen, maar misschien naar meer dan 1 gebruiker, dit zou al ontzettend helpen denk ik.

Marcels idee van een mail naar de Leerperiode generatoren is ook handig, dan komen die er direct achter. Marcel overziet de processen in het onderwijs erg goed en kent het onderwijs uit allerlei verschillende hoeken. Dus ik ondersteun zijn inbreng.

 

Gino, 

 

Ik denk dat een vrijdag 21:00 uur voor ons ook prima gaat werken. Het is niet een avond waarop wij toetsen. Daarnaast, als het een vaste vrijdag is (1e vrijdag van de maand), dan zouden we daar ook nog rekening mee kunnen houden.

Stel zo'n vrijdag valt midden in een toetsperiode (van 2 weken) zouden we een apart verzoek bij Infoland neer kunnen leggen om geen updates te doen. 

Eelco Braaksma

NHL Stenden Hogeschool 

Beste, 

Het lijkt mij handiger wanneer infoland vaststaande voorspelbare data heeft voor onderhoud, bijvoorbeeld alleen iedere eerste vrijdag van de maand om 21:00 uur. In plaats van een kalender die iedere Hogeschool moet vullen.  Dit laatste is op de lange termijn lastiger te borgen en vraagt om terugkerende handelingen. Gegeven dat het nu na jaren slechts één keer is voorgekomen en dat uitzonderlijke toetstijden ivm corona maatregelen hier allicht in hebben meegespeeld, verwacht ik dat de kans op nog een dergelijke (bijna) incident beperkt is. 

met vriendelijke groet, 

Gino van Damme

Avans Hogeschool

Beste Marcel,

 

Ook vanuit Hogeschool Rotterdam ondersteun ik het voorstel voor een betere afstemming tussen onderhoud en gebruik van het systeem. Alhoewel wij tot nu toe het ‘geluk’ hadden dat onderhoud nooit is samengevallen met gebruik, realiseer ik me dat de chaos niet is te overzien als dit wel een keer voorvalt. Ook als het onderhoud standaard naar het weekend verplaatst zou worden, want het gebeurt niet vaak, maar ook op zaterdag nemen wij wel eens toetsen af. Het voorstel van Eelco om onderhoud altijd na 23.00 uur te plannen, spreekt mij meer aan. Of, zoals Marcel voorstelt, proberen te realiseren dat planningen elkaar op tijd ‘ontmoeten’. 

groet, 

Sigrid Vermin

Hogeschool Rotterdam

Beste Marcel, 

Bedankt voor je uitnodiging op je voorstel te reageren. Het klopt dat wij geplande toetsperiodes niet zomaar kunnen wijzigen en het klopt dat ook wij regelmatig 's avonds toetsen. 

Ik zou eigenlijk willen dat onderhoud in het weekend wordt uitgevoerd of 's avonds na bijv. 23 uur.  Daarbij is het dan natuurlijk vooraf belangrijk te weten wat er precies gaat veranderen, zodat je tijd hebt om evt. instructies aan te passen. 

Tegelijkertijd zou ik midden in (of vlak voor) een toetsperiode geen updates willen hebben. Er bestaat altijd een kans dat er bugs in een nieuwe versie zitten. Daar wil je tijdens een toets niet achterkomen.  

Je voorstel om onze toetsperiodes op een kalender van Infoland aan te geven is in ieder geval al een hele verbetering. Al vraag ik mij wel af hoelang het nog zo blijft dat alle toetsen geconcentreerd in toetsweken worden afgenomen. 

 

Vr. gr. Eelco Braaksma, NHL Stenden

Reputatie 1
Badge

Heel fijn Nanda en top van de infoland crew dat het lukte. Langs de poorten van de hel is voorkomen dat zo'n 100 studenten die speciaal voor deze toets naar de campus zijn gekomen onverrichterzake weer naar huis moeten. Dat soort dingen wil je als opleiding zeker niet in het nieuws.

Ik stel vanuit mijn rol vast dat opleidingen in toenemende mate ook buiten reguliere tijden gaan toetsen met iQualify. In februari had ik in de randstad een opleiding zie voor een screeningstoets zelfs op zaterdag op iqualify rekende. Ook in het hoge noorden werd voor corona regelmatig in de avond gepland. In het midden van het land zie ik dat in reguliere toetsweken tot 19:30 wordt gepland. Tel daar studenten met voorzieningen bij, en het is zo nog later. Verondersteld kan worden dat door corona veel opleidingen versneld zijn overgestapt op digitaal toetsen. Als deze veronderstelling klopt en goed bevallen is, zal de druk op beschikbare toetsfaciliteiten alleen maar toenemen. Ook dat zal een spreiding in de tijden dat iQualify gebruikt wordt, verbreden.

Infoland stuur keurig een aankondiging van gepland onderhoud en de gevolgen voor bijvoorbeeld iQualify. Dit vanuit de gedachte dat gebruikers dan rekening kunnen houden met dit onderhoud. Ik ben van mening dat goede bedoelingen hier niet het doel halen. Ten eerste vindt de toetsplanning véél langer van tevoren plaats. Daarnaast is het niet of nauwelijks mogelijk die planning aan te passen. Bovendien vraagt het een alertheid van velen op aankondigen per e-mail die er in de praktijk niet is.

Vanuit verantwoordelijkheid zou infoland kunnen wijzen op de melding, als het onverhoopt is misgegaan. Maar volgens mij is het realistischer als infoland een kalender beschikbaar stelt voor iQualify gebruikers waarin aangegeven kan worden wanneer belangrijke toetsen gepland zijn. Ik ga er vanuit dat infoland daar met de planning van het onderhoud rekening mee kan houden. Daar kunnen best termijnen voor afgesproken worden.

Nanda suggereerde zojuist nog een optie. Als infoland, rekening houdend met die planning, onderhoud inplant, dan is het wellicht mogelijk om in die tijd gewoon geen leerperiodes aan te kunnen maken, met uitleg natuurlijk. Voor leerperiodes die op die tijdstipen open staan, zou een automatische mail naar degene die deze leerperiode heeft aangemaakt, wellicht mogelijk zijn. Dat lijkt me in ieder geval veel effectiever dan mailen naar de formele contactpersoon van de instelling. Wellicht moet die een cc-tje krijgen.

Met vakbekwame groet,

Marcel van Brunschot

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring