Op donderdag 13 november organiseerden we het Zenya Labo Event 2025. Op het Breepark in Breda kwamen kwaliteitsverantwoordelijkheden in laboratoria samen om elkaar te inspireren en verder te helpen bouwen aan kwaliteit. Het was een succesvolle dag waarin waardevolle inzichten zijn uitgewisseld én aan het einde hadden we een leuke verrassing.
Benieuwd naar hoe de dag is verlopen? Bekijk hier de sfeervideo
Beheren van afwijkingen. Meldingen voor OOX, deviaties en CAPA’s
We begonnen de dag met een sessie over het efficiënt inrichten van kwaliteitsmanagement, gepresenteerd door Stefan Langers van Kela. Dit lab gebruikt Zenya DOC als centraal fundament voor diverse kwaliteitsactiviteiten, zoals audits, risico-analyses, productkwaliteitsreviews en management reviews. De workflows in Zenya FLOW voor deviaties, OOX-meldingen en CAPA-acties, zijn flexibel ingericht. Hierdoor worden zowel eenvoudige als complexe meldingen gestructureerd en uniform opgevolgd. Nieuwe meldingstypes worden pas in gebruik genomen na een intern validatieproces, volledig in eigen beheer.
Het grootste voordeel voor Kela is de volledige eliminatie van papier en het verkrijgen van rijke data voor analyses en rapportages. Door de koppeling tussen meldingen en kaartenbakken en het uitbreiden van standaard workflows, ontstaat een geïntegreerd en toekomstbestendig kwaliteitsplatform dat processen overzichtelijk beheert en de kwaliteit van acties borgt.
Apparatenbeheer
Vervolgens liet Steven Soontjens van HETUMO zien hoe het laboratorium Zenya inzet als volledig geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem. Met Zenya FLOW en DOC worden het beheer van apparatuur, competenties en incidenten volledig geborgd. Van selectie en validatie van nieuwe apparaten, tot opleiden van medewerkers en dagelijks onderhoud: alle processen zijn gestroomlijnd en transparant ingericht. Incidenten en leveranciersbeoordelingen worden centraal geregistreerd, waardoor managementreviews altijd over actuele en betrouwbare informatie beschikken.
Het resultaat is een robuuste kwaliteitscyclus waarin alle stappen aantoonbaar zijn geborgd. Door integratie van groeps- en individuele opleidingen, leesbevestigingen en standaard sjablonen werkt HETUMO efficiënt, consistent en conform normatieve eisen. Het systeem biedt overzicht, vermindert administratieve lasten en creëert vertrouwen in de kwaliteit van laboratoriumprocessen.
Risicomanagement en ISO 15189
Bjorn van de Kerkhof liet tijdens zijn sessie zien hoe Diagnostiek voor U risicomanagement op een realistische en werkbare manier inzet. Met herkenbare voorbeelden, zoals een wandeling met de hond, maakte hij duidelijk dat je niet elk denkbaar risico moet willen documenteren. In Zenya RISK werkt de organisatie met de Bowtie-methodiek, zestien hoofdrisico’s en een risicomatrix om oorzaken, maatregelen en gevolgen helder in kaart te brengen. Elk kwartaal worden risico’s met de risico-eigenaren besproken, waardoor het overzicht actueel blijft.
Het risicomanagement is gericht op drie doelen: risico’s zichtbaar houden, medewerkers bewust maken en zorgen dat risico’s acceptabel blijven. Bjorn benadrukte dat risicomanagement alleen effectief is wanneer visie, plan, middelen en competenties helder zijn; ontbreekt één van deze factoren, dan ontstaat snel onduidelijkheid of weerstand.
Audits en het opvolgen van bevindingen
Dorien Van Saen liet tijdens haar sessie zien hoe UZ Brussel de vernieuwde auditmodule van Zenya inzet om het volledige interne auditproces te professionaliseren. Alle audits worden centraal gepland, uitgevoerd en opgevolgd in Zenya, met duidelijke rollen voor kwaliteitsmanagers, auditors en medewerkers. Via vragenlijsten op basis van de ISO 15189, automatische logging en het exporteren van antwoorden voor AI-analyse ontstaat een efficiënt en transparant proces. De AI-module helpt auditors om snel en zorgvuldig bevindingen te formuleren, die vervolgens gekoppeld worden aan acties zoals ICA’s of verbetermaatregelen.
Het resultaat is een sterk vereenvoudigde werkstroom waarin planning, bevindingen, acties en opvolging overzichtelijk in één systeem samenkomen. Dankzij dashboards, tijdlijnregistraties en automatische koppelingen beschikt UZ Brussel steeds over actueel inzicht in de auditstatus. Hoewel het rapport nog niet alle acties toont, ervaren de teams merkbaar meer efficiëntie, consistentie en grip op de kwaliteit van hun auditcyclus.
AI-ontwikkelingen in Zenya
Tijdens de sessie gaven Hilbert Leijen, CTO en Renée Dzialiner, Product Owner bij Zenya, een inkijk in hoe AI stap voor stap wordt geïntegreerd binnen Zenya. AI fungeert niet als vervanging van expertise, maar als slimme assistent die helpt informatie sneller te verwerken, documenten efficiënter te beheren en gebruikers beter te ondersteunen. Huidige toepassingen zijn onder andere:
- Automatische documentsamenvattingen;
- Wijzigingsherkenning tussen versies;
- AI-samenvattingen van vragenlijsten en enquêtes.
Hierdoor kunnen documentbeheerders, auditors en kwaliteitsmanagers tijd besparen, sneller overzicht krijgen en medewerkers worden beter ondersteund bij het vinden van relevante informatie.
Zenya werkt bovendien aan verdere doorontwikkelingen, zoals Zenya AI Search. Binnenkort kan deze feature ook externe bronnen zoals medische publicaties en richtlijnen betrekken, altijd met bronvermelding. Daarnaast komen optimalisaties voor favorietenlijsten, taakschema’s en Zenya FLOW, waardoor taken flexibeler beheerd kunnen worden, meldingen beter gearchiveerd worden en extra context aan actiepunten kan worden toegevoegd. Om deze ontwikkelingen effectief te begeleiden, wordt een communitygroep opgezet waarin gebruikers nauw betrokken blijven, zodat Zenya zich blijft verbeteren op basis van praktijkervaringen en feedback.
Interactieve sessie
Dit jaar hadden we iets nieuws in petto om de kwaliteitsprofessionals te verrassen: een speeddate-sessie! Aan de hand van een aantal stellingen gingen professionals van verschillende laboratoria met elkaar in discussie. Dit leidde tot nieuwe ontmoetingen, boeiende inzichten en een gezellige sfeer.
Slotwoord en netwerkborrel
Na het slotwoord was het tijd voor een gezellige netwerkborrel, waarin de gesprekken van het speeddaten nog volop werden voortgezet. De sfeer zat er goed in en het was mooi om te zien hoe sprekers, deelnemers en Zenya medewerkers ervaringen uitwisselden, ideeën bespraken en nieuwe connecties legden. We kijken terug op een zeer geslaagd Labo Event, vol waardevolle inzichten en inspirerende discussies. Onze oprechte dank gaat uit naar alle sprekers en deelnemers voor hun bijdragen, enthousiasme en betrokkenheid. Jullie hebben er samen een evenement van gemaakt dat nog lang zal bijblijven!
Wil je meer weten over de onderwerpen die tijdens dit event aan bod zijn gekomen? We hebben de samenvattingen van de presentaties bijgevoegd, zodat je deze in alle rust door kunt lezen. Liever een sessie terugkijken? Dat doe je hieronder:
