Hoi Marja,

Kun je verduidelijken hoe de audits bij jullie worden gebruikt in combinatie met vragenlijsten?

Hoi  @Inge Kuijpers 

Wij gebruiken audits in combinatie met vragenlijsten. wij willen in de planning module de audit (inclusief vragenlijsten) klaarzetten voor het hele jaar zodat auditoren zelf kunnen ‘intekenen’ op deze audit.

Je zou dan in een vragenlijstonderzoek de vragenlijsten klaar kunnen zetten en de auditoren daar als invuller kunnen toevoegen. Een auditor kan dan een vragenlijst oppakken door te beginnen met invullen. Zodra pagina 1 is ingevuld en je naar pagina 2 gaat dan staat de naam van de (eerste) invuller bij de vragenlijst in het overzicht met in te vullen vragenlijsten bij dat onderzoek.

Zie ook: 

Oh een poel van auditoren zelf laten inschrijven op het lopen van een audit is eigenlijk wel en heel goed idee.

Mensen inplannen is toch altijd wel een heel gedoe, auditoren laten kiezen welke audits ze zouden kunnen uitvoeren op een jaarplanning zou eigenlijk wel mooi zijn.

Een standaard groep aan invullers instellen zou wel mooi zijn. Misschien ietwat foutgevoelig? Maar het scheelt degene die de audits anders op naam moet uitzetten potentieel wel heel wat tijd. In auditoren *(invullers) krijgen dan alleen wel een hoop “spam” een invullers uitnodiging per audit vragenlijst, en dus vervuiling van hun taken.

@JesseV 

Hebben jullie dit al operationeel? Weet je hoe ik dit kan inrichten?

Groet Marja

Momenteel maken we voor audits vaak een kopie van een standaard opzet van een vragenlijst. Daar zetten we dan kadervragen in om zo het thema van de audit vorm te geven.

Vervolgens worden dan de mensen die de audit gaan lopen op de hoogte gesteld en krijgen ze rechten op dat specifieke vragenlijst onderzoek.

Maar bij Tracers wordt dat vaak ruim van te voren ingevoerd, omdat die bij ons volgens een jaarplanning gaan. Je weet immers toch al welke onderwerpen je iedere keer langs wilt laten komen. Daarnaast is het goed mogelijk om een paar weken van te voren b.v. de focus op iets te leggen.

Maar de agenda van de lopers van dergelijke audits is helaas vaak niet goed te plannen, ziekte (op afdeling), zwangerschap, onvoorziene gebeurtenissen, nieuwe baan, het komt toch vrij vaak voor dat er in het schema geschoven moet worden. Dan moeten rechten weer ingetrokken en opnieuw uitgedeeld.

We hebben groepen gemaakt met b.v. alle mensen die tracers lopen, die waarderend auditeren training hebben gehad, die veiligheidsrondes mogen lopen, etc. Maar als je die de hele jaar planning voorschotel, en ze de verkeerde lijst openen, dan is die “geclaimd” in het systeem.

Daar zou het kunnen inschrijven op vragenlijsten mooi voor zijn. Je kunt dan de groep toevoegen, dus daar geen extra beheer. En vervolgens kunnen mensen dan aangeven welke vragenlijsten ze gaan invullen, of dat ze zich tijdig weer afmelden als het niet meer gaat lukken. Het zou fijn zijn als mensen zo zelf hun agenda zouden kunnen vullen, in plaats van dat alle communicatie voor de beheerders extra configuratie vereist.