iPlan implementatie en informatie

Dag Marja,

Wij hebben iPlan tot nu toe gebruikt om verschillende soorten van interne audits, veiligheidsrondes, begeleidingsrondes etc. in te plannen.
Het grote voordeel vind ik dat je voor elke afdeling direct een overzicht hebt van wat er wanneer gepland is en dat je verder kan doorklikken om te kijken wie bijvoorbeeld de auditoren zijn en er ook verslagen aan kan koppelen.
Ook het gebruik van taakschema's vind ik heel handig.

Het vraagt wel wat onderhoud, maar eens je er mee weg bent, is het een gemakkelijke module om te gebruiken.

Mvg,
Heleen

Is het mogelijk de gelopen veiligheidsrondes via vragenlijsten automatisch te koppelen zodat zij zichtbaar worden in IPlan, zonder te werken met taakschema's @ Heleen?

Hoi @Marja Engel,

Onze klanten zetten iPlan in om twee redenen. Aan de ene kant om (repeterende) taken te plannen en te monitoren en aan de andere kant als ondersteuning bij de planning van de verschillende audits welke in een organisatie worden gehouden. iPlan geeft alle geplande taken en activiteiten overzichtelijk weer, zodat gevolgd kan worden of de taken volgens planning worden uitgevoerd en welke taken eventueel over de deadline heen zijn.

iPlan wordt vanuit de verschillende modules in iProva gevoed en is daardoor in het gebruik laagdrempelig en gebruiksvriendelijk, zoals je van onze iProva suite gewend bent. Als je bijvoorbeeld een vragenlijst gebruikt voor het lopen van een maandelijkse veiligheidsronde, maak je hiervoor een taakschema waarbij je o.a. de frequentie en de persoon aangeeft. In de instelling van het taakschema kan je ervoor kiezen deze toe te voegen aan je activiteitenplanning. Doe je dit dan wordt deze taak zichtbaar in je overzicht van iPlan. Plan je ook de audits met iPlan dan kan je vanuit iPlan bijvoorbeeld ook de auditmomenten inplannen bij je collega’s die je gaat interviewen in het kader van de audit.

iPlan kunnen wij remote bij jullie implementeren. We plannen dan een afspraak in waarbij we de functionaliteiten en instellingen laten zien en toelichten. Vervolgens gaan jullie zelf aan de slag met de verdere inrichting. Daarna plannen we nog een contactmoment om jullie vragen door te nemen. Na dit contactmoment hebben jullie een werkende planning en kun je deze inzetten voor de beheersing en controle van de ingeplande taken.

Mocht je hier mee aan de slag willen, laat het me dan weten!
e-mail: d.langenhuijsen@infoland.nl

@HeidiLaura : het is even geleden dat ik er nog mee gewerkt heb, maar volgens mij was die automatische koppeling toen niet mogelijk (ik weet niet hoe het nu zit).
Misschien is dit wel mogelijk via vragenlijstonderzoeken, maar dat heb ik niet uitgeprobeerd.

Vandaar dus ook dat ik schreef dat het wel wat onderhoud vraagt.

Hoi @Heleen, @HeidiLaura,

Om ingevulde vragenlijsten, zoals een veiligheidsronde, te laten verschijnen in het planningsoverzicht is het nodig om te werken met taakschema's. Zonder taakschema verschijnen de ingevulde vragenlijsten alleen bij de vragenlijst zelf.

Het taakschema gebruik je om de periodieke herhaling die je wilt laten plaatsvinden voor een veiligheidsronde in te plannen. Op het moment dat je, voor een bijvoorbeeld een veiligheidsronde, een taakschema hebt aangemaakt is het wel mogelijk om vanuit het planningsoverzicht naar de ingevulde vragenlijsten te gaan. Dit doe je door op het geplande onderdeel te gaan staan en vervolgens op ''details openen'' te klikken (zie de onderstaande afbeelding).

Voor het vragenlijstonderzoek geldt in principe hetzelfde als voor de taakschema's. Deze moet eerst zijn aangemaakt voordat je vanuit de planning naar ingevulde vragenlijst kunt gaan.

Het verschil met een vragenlijstonderzoek en een taakschema is dat je bij een taakschema een herhalingsfrequentie kunt inplannen. Bij een vragenlijstonderzoek zet je een vragenlijst voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld 1 maand) uit. Voor een veiligheidsronde is het juist wenselijk om de herhalingsfrequentie te gebruiken zodat deze periodiek uitgezet wordt.

Maakt dit het duidelijker voor jullie?

Beste Dennis, het is zeker duidelijk, wel jammer dat vragenlijsten niet gekoppeld kunnen worden zonder taakschema 's. Heidi

Beste @HeidiLaura,

Zou je kunnen aangeven waarvoor je de koppeling van een gelopen vragenlijst (zonder taakschema) in de planning zou willen gaan gebruiken?

Beste Dennis,

Voor het management inzichtelijk in iPlanning 1 overzicht van alle gelopen rondes, interne audits, visitaties, externe audits, RI&E's etc. Anders vraagt dit een apart overzicht en/of handmatig de rondes erin zitten. De rondes worden namelijk niet altijd gelopen door het hoofd zelf maar is veelal een gedelegeerde taak. Vandaar dat er niet gewerkt wordt met taakschema's.
Heidi

Is er een organisatie die iPlan gebruikt voor projectmanagement?

Als je iPlan gebruikt voor bv. veiligheidscultuurgesprekken, kan je dan de planning ook koppelen aan outlook? M.a.w. als je een audit plant op een bepaalde dag en je nodigt daar mensen voor uit. verschijnt die audit dan ook in outlook?
Groet,
Inge

@IngeHerfs , het is niet mogelijk om je planning te koppelen aan outlook.

Beste @IngeHerfs wanneer je de auditmodule gebruikt kun je de audit zichtbaar maken in Planning en tevens in Outlook in de agenda van de auditoren en andere betrokkenen.