Beste ​@NicoV,

Allereerst: welkom op deze Community!

Ik stel verder voor dat we eerst ingaan op de aanleiding van deze vraag.
Dit is het perspectief van waaruit ik zou willen vertrekken: ieder document dat buiten Zenya gezet wordt is een onbeheerde kopie.
Voor situaties en werkplekken zonder toegang tot Zenya zou ik een hardcopy (op papier) verwachten, geen onbeheerde kopie in digitaal formaat (PDF).

Kunt u de situatie schetsen die aanleiding is om een PDF van een document buiten Zenya te plaatsen? 

Dag Chaim,

dat zijn onze procedures die worden opgevraagd door externe auditors. Het is vervelend wanneer zij de PDF openen er altijd een afdrukvenster tevoorschijn komt.

Op hardcopy is voor ons geen optie.

Beste Nico,

Ik heb hiervoor een ticket aangemaakt bij onze servicedesk, zij zullen contact me je opnemen.

Hey Nico, 

Ik heb misschien een loophole/tussenoptie.

Als je de PDF die je uit Zenya krijgt nu “afdrukt als PDF” en die “afdruk” dan naar de auditors stuurt? Dan krijgen de auditor de pop-up van het afdrukken niet meer

 (en bijkomend voordeel, dan kun je de vaste koptekst met document informatie er ook nog opzetten)

​@NicoV 

Ik denk dat een webshare hier een goede oplossing kan zijn. U kunt dan eenvoudig alle documenten die van belang zijn voor een externe auditor als 1 set aanbieden, eventueel beveiligd met een wachtwoord.
Verder kunt u die webshare ook weer intrekken en dat betekent dat documenten niet bewaard blijven bij externen, tenzij ze zelf besluiten om de documenten te downloaden.
Tot slot kunt in de webshare instellingen aangeven dat Office documenten in PDF formaat weergegeven worden.

Zie Hoe deel ik (een set) documenten met externen? | Zenya Community voor meer informatie.
 
Daarnaast komen er in de aanstaande update meer mogelijkheden voor gebruikers van webshares om de webshare te doorzoeken of te ordenen, zie het kopje "Webshares" in Zenya 7.6.0 – Software updates – Zenya