Met de ''document controleren'' functie kan een document met één van de opties worden gecontroleerd. Wanneer optie 1 (Dit document is door mij gecontroleerd en hoeft niet te worden aangepast) wordt gebruikt, wordt de status van een document niet gecontroleerd wanneer deze in de web beoordeling staat. Gevolg de te controleren datum wordt aangepast, terwijl het document in de webbeoordeling blijft staan.
De knop ''document controleren'' zou niet zichtbaar moeten zijn als een document in de web beoordeling staat. Of anders op zijn minst een melding moeten geven.
Vraag aan Infoland is hier bewust voor gekozen?
Beantwoord
''Document Controleren'' knop zichtbaar terwijl document in beoordeling staat
+1Antwoord op het topic Marco van Valkenburg
Nadat een nieuwe versie aangemaakt is, kan het gebeuren dat deze nog niet door het proces is als ‘controle datum van document’ aanbreekt. Je krijgt dan uitnodiging het document te controleren. Kies je voor ‘ dit document hoeft niet te worden aangepast, dan krijg je bovenstaand probleem. Kies je echter voor ‘document moet worden aangepast’, dan moet je bij een eventueel gewijzigd format opnieuw aangeven waar tekst onder vervallen kopjes geplaatst moet worden, terwijl je dat eerder bij aanmaken concept ook hebt gedaan. Erger is echter dat uitnodiging aan de auteur vervalt. Ik laat om die reden voortaan de controle taak maar staan want het is absoluut niet helder wat er nou precies gebeurd als je controletaak uitvoert als er al een nieuw concept is. Ik zou de controle optie dan ook graag simpel uitgebreid willen zien met optie: document is door mij gecontroleerd en moet worden aangepast; er is reeds een nieuwe versie’. Dit zou duidelijk zijn en doet m.i. hetzelfde als dat ik bij controleren een nieuwe versie aanmaak.
Dat is inderdaad bewust. De controle gaat over de huidige gepubliceerde versie. Kennelijk is bij het document in je voorbeeld beslist dat het niet aangepast hoeft te worden (daarmee is aan de controleverplichting voldaan). Onafhankelijk daarvan is er kennelijk ook besloten (om andere redenen?) om toch een nieuwe versie van het document te schrijven. Deze is in beoordeling. Prima. Als de nieuwe versie wordt goedgekeurd zal deze gepubliceerd worden. Mocht de nieuwe versie alsnog verwijderd worden, dan geldt de oude versie nog steeds en geldt de nieuwe controledatum.
Het zou geen goed idee zijn om de controle optie te verbergen, enkel vanwege het feit dat er al een concept voor een nieuwe versie bestaat. Het is namelijk nog onzeker of en wanneer deze nieuwe versie gepubliceerd zal worden.
Het zou geen goed idee zijn om de controle optie te verbergen, enkel vanwege het feit dat er al een concept voor een nieuwe versie bestaat. Het is namelijk nog onzeker of en wanneer deze nieuwe versie gepubliceerd zal worden.
+1Beste Job, bedankt voor je antwoord.
Het document stond al enige tijd in de webbeoordeling en daarna is door de documentbeheerder besloten om het document te controleren, niet gezien dat het document in de webbeoordeling stond.
Een document staat in webbeoordeling met de bedoeling om het te laten beoordelen, terwijl je op het zelfde moment zonder het doorlopen van de beoordelingsronden kan controleren zonder dat erop geattendeerd wordt dat er een webbeoordeling loopt.
Het zou mooi zijn als er een melding kwam dat het document beoordeeld wordt met een keuze of je wel of niet door wilt gaan. (bij optie 1 van de knop ''document controleren'')
Het document stond al enige tijd in de webbeoordeling en daarna is door de documentbeheerder besloten om het document te controleren, niet gezien dat het document in de webbeoordeling stond.
Een document staat in webbeoordeling met de bedoeling om het te laten beoordelen, terwijl je op het zelfde moment zonder het doorlopen van de beoordelingsronden kan controleren zonder dat erop geattendeerd wordt dat er een webbeoordeling loopt.
Het zou mooi zijn als er een melding kwam dat het document beoordeeld wordt met een keuze of je wel of niet door wilt gaan. (bij optie 1 van de knop ''document controleren'')
Nadat een nieuwe versie aangemaakt is, kan het gebeuren dat deze nog niet door het proces is als ‘controle datum van document’ aanbreekt. Je krijgt dan uitnodiging het document te controleren. Kies je voor ‘ dit document hoeft niet te worden aangepast, dan krijg je bovenstaand probleem. Kies je echter voor ‘document moet worden aangepast’, dan moet je bij een eventueel gewijzigd format opnieuw aangeven waar tekst onder vervallen kopjes geplaatst moet worden, terwijl je dat eerder bij aanmaken concept ook hebt gedaan. Erger is echter dat uitnodiging aan de auteur vervalt. Ik laat om die reden voortaan de controle taak maar staan want het is absoluut niet helder wat er nou precies gebeurd als je controletaak uitvoert als er al een nieuw concept is. Ik zou de controle optie dan ook graag simpel uitgebreid willen zien met optie: document is door mij gecontroleerd en moet worden aangepast; er is reeds een nieuwe versie’. Dit zou duidelijk zijn en doet m.i. hetzelfde als dat ik bij controleren een nieuwe versie aanmaak.
Met de ''document controleren'' functie kan een document met één van de opties worden gecontroleerd. Wanneer optie 1 (Dit document is door mij gecontroleerd en hoeft niet te worden aangepast) wordt gebruikt, wordt de status van een document niet gecontroleerd wanneer deze in de web beoordeling staat. Gevolg de te controleren datum wordt aangepast, terwijl het document in de webbeoordeling blijft staan.
De knop ''document controleren'' zou niet zichtbaar moeten zijn als een document in de web beoordeling staat. Of anders op zijn minst een melding moeten geven.
Vraag aan Infoland is hier bewust voor gekozen?
- Zenya Product Specialist
Hoi
Inmiddels is er een en ander gewijzigd bij het controleren van documenten. Zo kun je nu direct zien dat er al een nieuwe conceptversie is van het document en je krijgt ook een melding wanneer er al een versie in beoordeling staat:
Daarnaast vraag ik me af wat de instructie en workflow bij bovenstaande screenshot is als er al een nieuw concept is. Dien je dan inderdaad aan te geven dat het document OK is? In feite verleng je dan de houdbaarheidsdatum van het huidige gepubliceerde document, terwijl dat eigenlijk juist niet OK is. Ik zou aan willen geven ‘het document moet worden aangepast door de schrijvers’. Dat is namelijk wat ook gebeurt.
In de huidige versie van Zenya wordt als je dat aanvinkt, bij een gewijzigde documentstructuur opnieuw gevraagd waar je de kopjes onder wil plaatsen. In praktijk gebeurt hier gelukkig niets mee: als je doorgaat en aangeeft dat je schrijvers uit wil nodigen zie je de oorspronkelijke uitnodiging en evt al gedan aanpassingen (inclusief het plaatsen van kopjes in het nieuwe format) blijven behouden. Het is echter wel verwarrend.
Hoop dat ook dit met hetgeen jij beschrijft verbeterd is. Ga hier bij 7.2.0 uiteraard op testen.
- Zenya Product Specialist
Hoi
Je zou dit in de huidige versie moeten zien, deze functionaliteit is ongeveer een jaar geleden al toegevoegd. Ik ga onze servicedesk vragen dit verder met je op te pakken.
- Zenya Product Specialist
Het probleem van
+1Wat vreemd is, als het document in beoordeling staat, je alsnog kunt aangeven dat het OK is of moet worden aangepast. De waarschuwing zou alleen weergegeven moeten worden.
- Zenya Product Specialist
Wat vreemd is, als het document in beoordeling staat, je alsnog kunt aangeven dat het OK is of moet worden aangepast. De waarschuwing zou alleen weergegeven moeten worden.
Er is nog steeds geen nieuwe gepubliceerde versie en de vorige versie is nog niet gecontroleerd. Het document dat in beoordeling staat, zou nog afgekeurd of verwijderd kunnen worden. Vandaar dat de taak nog steeds blijft staan maar we wel een bericht tonen.
+1en
- We willen dus niet dat de controle datum verplaatst wordt want het is niet OK
- We willen dus geen nieuw concept.
- Maar het is ook niet fijn dat deze taak open blijft staan.
- En gearchiveerd moet het ook niet worden
😵 kan je me helpen?
Wanneer er al een concept is en de controledatum breekt later aan dan kun via de controleknop aangeven dat het document aangepast moet worden. Let op : niet kiezen dat het concept niet aangepast moet worden want dan had je ooit nooit eerder een concept hoeven maken.
Dus wanneer je kiest document moet aangepast worden dan opent zich een scherm en kun je keuze aanvinken bij schrijvers uitnodigen en dan pakt KMS het al eerder aangemaakte concept en verdwijnt de controleknop omdat je dan alsnog via een omweg maar toch via de controleknop het concept hebt “aangemaakt”.
+6
Kan dit worden voorkomen?
Met groet,
Anja
Gebruikers krijgen pas een uitnodiging tot controleren wanneer de documentbeheerder hen daarvoor uitnodigt. De documentbeheerder moet zelf dus oppassen dat de documentbeheerder geen gebruikers uitnodigt om het document te controleren wanneer er ook al een concept bestaat.
+6
Ik weet niet of je het gelezen had maar eerder had ik al gereageerd hoie je de controledatum alsnog (dus later) alsnog aan de controletaak kunt koppelen, de knop Controleren verdwijnt dan en ook de taak :
Wanneer er al een concept is en de controledatum breekt later aan dan kun via de controleknop aangeven dat het document aangepast moet worden. Let op : niet kiezen dat het concept niet aangepast moet worden want dan had je ooit nooit eerder een concept hoeven maken.
Dus wanneer je kiest document moet aangepast worden dan opent zich een scherm en kun je keuze aanvinken bij schrijvers uitnodigen en dan pakt KMS het al eerder aangemaakte concept en verdwijnt de controleknop omdat je dan alsnog via een omweg maar toch via de controleknop het concept hebt “aangemaakt”.
Word lid van de Zenya Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInof
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.