Vraag

''Document Controleren'' knop zichtbaar terwijl document in beoordeling staat

  • 4 July 2019
  • 3 reacties
  • 261 Bekeken

Badge +1
Met de ''document controleren'' functie kan een document met één van de opties worden gecontroleerd. Wanneer optie 1 (Dit document is door mij gecontroleerd en hoeft niet te worden aangepast) wordt gebruikt, wordt de status van een document niet gecontroleerd wanneer deze in de web beoordeling staat. Gevolg de te controleren datum wordt aangepast, terwijl het document in de webbeoordeling blijft staan.

De knop ''document controleren'' zou niet zichtbaar moeten zijn als een document in de web beoordeling staat. Of anders op zijn minst een melding moeten geven.

Vraag aan Infoland is hier bewust voor gekozen?

3 reacties

Reputatie 4
Dat is inderdaad bewust. De controle gaat over de huidige gepubliceerde versie. Kennelijk is bij het document in je voorbeeld beslist dat het niet aangepast hoeft te worden (daarmee is aan de controleverplichting voldaan). Onafhankelijk daarvan is er kennelijk ook besloten (om andere redenen?) om toch een nieuwe versie van het document te schrijven. Deze is in beoordeling. Prima. Als de nieuwe versie wordt goedgekeurd zal deze gepubliceerd worden. Mocht de nieuwe versie alsnog verwijderd worden, dan geldt de oude versie nog steeds en geldt de nieuwe controledatum.

Het zou geen goed idee zijn om de controle optie te verbergen, enkel vanwege het feit dat er al een concept voor een nieuwe versie bestaat. Het is namelijk nog onzeker of en wanneer deze nieuwe versie gepubliceerd zal worden.
Badge +1
Beste Job, bedankt voor je antwoord.

Het document stond al enige tijd in de webbeoordeling en daarna is door de documentbeheerder besloten om het document te controleren, niet gezien dat het document in de webbeoordeling stond.

Een document staat in webbeoordeling met de bedoeling om het te laten beoordelen, terwijl je op het zelfde moment zonder het doorlopen van de beoordelingsronden kan controleren zonder dat erop geattendeerd wordt dat er een webbeoordeling loopt.

Het zou mooi zijn als er een melding kwam dat het document beoordeeld wordt met een keuze of je wel of niet door wilt gaan. (bij optie 1 van de knop ''document controleren'')
Reputatie 3
Badge +5

Nadat een nieuwe versie aangemaakt is, kan het gebeuren dat deze nog niet door het proces is als ‘controle datum van document’ aanbreekt. Je krijgt dan uitnodiging het document te controleren. Kies je voor ‘ dit document hoeft niet te worden aangepast, dan krijg je bovenstaand probleem. Kies je echter voor ‘document moet worden aangepast’, dan moet je bij een eventueel gewijzigd format opnieuw aangeven waar tekst onder vervallen kopjes geplaatst moet worden, terwijl je dat eerder bij aanmaken concept ook hebt gedaan. Erger is echter dat uitnodiging aan de auteur vervalt. Ik laat om die reden voortaan de controle taak maar staan want het is absoluut niet helder wat er nou precies gebeurd als je controletaak uitvoert als er al een nieuw concept is. Ik zou de controle optie dan ook graag simpel uitgebreid willen zien met optie: document is door mij gecontroleerd en moet worden aangepast; er is reeds een nieuwe versie’. Dit zou duidelijk zijn en doet m.i. hetzelfde als dat ik bij controleren een nieuwe versie aanmaak.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring