Nadat een nieuwe versie aangemaakt is, kan het gebeuren dat deze nog niet door het proces is als ‘controle datum van document’ aanbreekt. Je krijgt dan uitnodiging het document te controleren. Kies je voor ‘ dit document hoeft niet te worden aangepast, dan krijg je bovenstaand probleem. Kies je echter voor ‘document moet worden aangepast’, dan moet je bij een eventueel gewijzigd format opnieuw aangeven waar tekst onder vervallen kopjes geplaatst moet worden, terwijl je dat eerder bij aanmaken concept ook hebt gedaan. Erger is echter dat uitnodiging aan de auteur vervalt. Ik laat om die reden voortaan de controle taak maar staan want het is absoluut niet helder wat er nou precies gebeurd als je controletaak uitvoert als er al een nieuw concept is. Ik zou de controle optie dan ook graag simpel uitgebreid willen zien met optie: document is door mij gecontroleerd en moet worden aangepast; er is reeds een nieuwe versie’. Dit zou duidelijk zijn en doet m.i. hetzelfde als dat ik bij controleren een nieuwe versie aanmaak.

@Peter Horvers  Fijn dat je dit topic nieuw leven in probeert te blazen! Ben benieuwd wanneer de moderators van Infoland hier gaan reageren…….

Hoi @mvalken4 en @Peter Horvers,

Inmiddels is er een en ander gewijzigd bij het controleren van documenten. Zo kun je nu direct zien dat er al een nieuwe conceptversie is van het document en je krijgt ook een melding wanneer er al een versie in beoordeling staat:

@Inge Kuijpers Dank voor dit bericht. Voor ons lijkt dit nog niet zichtbaar; wordt dit wellicht in versie 7.2.0 geïmplementeerd?

Daarnaast vraag ik me af wat de instructie en workflow bij bovenstaande screenshot is als er al een nieuw concept is. Dien je dan inderdaad aan te geven dat het document OK is? In feite verleng je dan de houdbaarheidsdatum van het huidige gepubliceerde document, terwijl dat eigenlijk juist niet OK is. Ik zou aan willen geven ‘het document moet worden aangepast door de schrijvers’. Dat is namelijk wat ook gebeurt.

In de huidige versie van Zenya wordt als je dat aanvinkt, bij een gewijzigde documentstructuur opnieuw gevraagd waar je de kopjes onder wil plaatsen. In praktijk gebeurt hier gelukkig niets mee: als je doorgaat en aangeeft dat je schrijvers uit wil nodigen zie je de oorspronkelijke uitnodiging en evt al gedan aanpassingen (inclusief het plaatsen van kopjes in het nieuwe format) blijven behouden. Het is echter wel verwarrend.

Hoop dat ook dit met hetgeen jij beschrijft verbeterd is. Ga hier bij 7.2.0 uiteraard op testen.

Hoi @mvalken4,

Je zou dit in de huidige versie moeten zien, deze functionaliteit is ongeveer een jaar geleden al toegevoegd. Ik ga onze servicedesk vragen dit verder met je op te pakken.

Het probleem van @mvalken4 blijkt te worden veroorzaakt door een bug waardoor je soms nog de oude weergave dan ‘document controleren’ te zien krijgt.

Wat vreemd is, als het document in beoordeling staat, je alsnog kunt aangeven dat het OK is of moet worden aangepast. De waarschuwing zou alleen weergegeven moeten worden.

Er is nog steeds geen nieuwe gepubliceerde versie en de vorige versie is nog niet gecontroleerd. Het document dat in beoordeling staat, zou nog afgekeurd of verwijderd kunnen worden. Vandaar dat de taak nog steeds blijft staan maar we wel een bericht tonen.

en @Inge Kuijpers wat moet een documentbeheerder nu kiezen? Het document wordt al aangepast door de schrijver bij ons, op verzoek van de schrijver.

1. We willen dus niet dat de controle datum verplaatst wordt want het is niet OK
2. We willen dus geen nieuw concept.
3. Maar het is ook niet fijn dat deze taak open blijft staan.
4. En gearchiveerd moet het ook niet worden

kan je me helpen?

Wanneer er al een concept is en de controledatum breekt later aan dan kun via de controleknop aangeven dat het document aangepast moet worden. Let op : niet kiezen dat het concept niet aangepast moet worden want dan had je ooit nooit eerder een concept hoeven maken.

Dus wanneer je kiest document moet aangepast worden dan opent zich een scherm en kun je keuze aanvinken bij schrijvers uitnodigen en dan pakt KMS het al eerder aangemaakte concept en verdwijnt de controleknop omdat je dan alsnog via een omweg maar toch via de controleknop het concept hebt “aangemaakt”. 

​@Inge Kuijpers klopt het dat gebruikers nog steeds een taak krijgen om een document te controleren terwijl er wel een concept van dit document is en het zelfs al in beoordeling staat?

Kan dit worden voorkomen?

Met groet,

Anja

Gebruikers krijgen pas een uitnodiging tot controleren wanneer de documentbeheerder hen daarvoor uitnodigt. De documentbeheerder moet zelf dus oppassen dat  de documentbeheerder geen gebruikers uitnodigt om het document te controleren wanneer er ook al een concept bestaat.

​@Simone Dank voor je reactie, dat begrijp ik maar de taak blijft staan en geen enkele aangeboden optie in die taak is passend.

Ik weet niet of je het gelezen had maar eerder had ik al gereageerd hoie je de controledatum alsnog (dus later) alsnog aan de controletaak kunt koppelen, de knop Controleren verdwijnt dan en ook de taak : 

Wanneer er al een concept is en de controledatum breekt later aan dan kun via de controleknop aangeven dat het document aangepast moet worden. Let op : niet kiezen dat het concept niet aangepast moet worden want dan had je ooit nooit eerder een concept hoeven maken.

Dus wanneer je kiest document moet aangepast worden dan opent zich een scherm en kun je keuze aanvinken bij schrijvers uitnodigen en dan pakt KMS het al eerder aangemaakte concept en verdwijnt de controleknop omdat je dan alsnog via een omweg maar toch via de controleknop het concept hebt “aangemaakt”.