Beste,

Wij kiezen juist wel voor de optie delegeren aan. De documentbeheerders hebben geen vakinhoudelijke kennis en mogen dus het document niet controleren (of beoordelen of het aangepast moet worden ). Wij delegeren het altijd aan de auteur omdat hij/zij meeste kennis heeft over het document. Vervolgens kunnen ze zelf in conclaaf met de beoordelaar/autorisator of het document aangepast moet worden of niet. 

Dank voor je reactie. De centrale afspraak die erachter zit, is dat de documentbeheerder niet op inhoud controleert, maar dit als melding ziet dat de controledatum gaat verlopen. Vandaar dat zij altijd moeten kiezen “moet aangepast worden” waarop altijd een controleflow volgt na evt. aanpassing.

Je geeft aan dat de auteur “in conclaaf kan gaan’ met de beoordelaar/autorisator. Maar betekent dit dan bij een ‘Nee, hoeft niet aangepast’, dat de beoordelingsflow (voor de borging) wordt overgeslagen?

Groet, Judith

Dat klopt. Als het niet aangepast hoeft te worden dan wordt de beoordelingsflow niet gestart. Controledatum wordt met X jaar verlengd.

Hoe ga je dan te werk? De documentbeheerders maken allemaal nieuwe conceptversies aan..er wordt niks in gewijzigd omdat het document eigenlijk “ok” is, flow wordt gestart en goedgekeurd door de beoordelaars? Maar dan heb je in principe een versie ophoging gedaan alleen om aan te tonen dat je het document hebt gecontroleerd (door de juiste personen). Is dit dan geen vervuiling van versie ophoging? Bijvoorbeeld als je versies wilt gaan vergelijken?

helemaal akkoord met wat Khar-Cheong hier schrijft, + de extra belasting op beoordelaars. 

Bij ons is het de afspraak dat taken steeds gecontroleerd worden door de schrijver(s); zij hebben ten slotte de nodige domeinkennis en kunnen bijgevolg inschatten of er iets al dan niet is gewijzigd. Indien dit zo is, wordt er automatisch een conceptversie aangemaakt, kunnen deze personen zelfs zichzelf en/of anderen uitnodigen als schrijver; en kun je ook geen ingediende conceptversies binnenkrijgen waar uiteindelijk niks mee hoeft gedaan te worden. Beoordelaars/autorisators kijgen dan ook enkel documenten om te beoordelen waar effectief iets in gewijzigd is.

Binnen onze organisatie zijn wij best tevreden met de huidige werking, en wensen we niet om hier iets gewijzigd te zien.

Beste Judith,

bovenstaande topic is al enige tijd geleden ingezet door u. Wij vragen ons af of hier iets mee is gebeurd? Wij zien ook graag dat de er mogelijkheid is om bepaalde opties uit (aan) te zetten wanneer een document gecontroleerd moet worden. Met name het delegeren en document is ok zijn opties die wij vooralsnog niet willen gebruiken. Kunnen deze worden uitgezet?

Mvg Ilse

Hoi Ilse,

Je kunt de opties die je krijgt bij het controleren van een document niet uitzetten.