Email 'ongeldige documentbeheerder

​@l.Strijbos 

Allereerst: welkom bij de Zenya Community!

Je krijgt deze mail naar aanleiding van de rol van Gatekeeper. In de mail wordt aangegeven dat dit document effectief 'onbeheerd’ is. Het is raadzaam om het impliciete advies in de mail op te volgen en een (of meer) documentbeheerder(s) in te stellen bij het genoemde document, via de eigenschappen van het document.

Hierbij het volledige stappenplan om dit op te lossen:

1 Controleer de beheerrechten op de map (als Functioneel beheerder)

Verifieer eerst of er gebruikers zijn die documentbeheerder mogen zijn. Of geef de huidige documentbeheerder van het document de juiste rol.

• Klik op de betreffende map in het documentbeheer
• Klik vervolgens naar de Eigenschappen van de map
• En tot slot op het tabblad Rechten
• Verbind de juiste gebruikers of gebruikersgroep aan een gebruikersrol met het deelrecht "Mag documentbeheerder zijn” - welke rol dat is, kun je nagaan met de aanwijzingen in Hoe kun je gebruikersrollen voor documenten instellen? | Zenya Community De naam van deze rol kan per organisatie verschillen, omdat je die naam zelf mag invullen.

2 Stel de juiste documentbeheerder in op het document zelf (als Functioneel beheerder)

• Klik naar het overzicht van documenten in de map
• Klik op het genoemde document
• Klik op het tabblad Eigenschappen
• Scroll naar het blokje "Betrokken personen”
• Klik op "Wijzigen” en vul 1 of meerdere documentbeheerders in. Je ziet hier de namen terug die je in stap 1 hebt ingesteld

Het resultaat is dan dat alle gebruikers die op deze manier als documentbeheerder zijn gekenmerkt, taken en notificaties krijgen over het onderhoud op het document.
Dat is nu niet het geval, omdat de mail aangeeft dat er geen geldige documentbeheerders zijn ingesteld.