Beste Ilona,

Bij ons is het documentbeheer ook een doorlopende taak. We merken dat, ondanks dat we er als documentbeheerders strak op zitten, het lastig is om documenten 100% actueel te houden. Vaak wordt in de waan van de dag vergeten om een document te schrijven/beoordelen, wat ertoe leidt sommige documenten niet vóór de “te controleren voor” datum gecontroleerd zijn. Wanneer de deadline voor het schrijven of beoordelen van een document is verstreken, sturen we de schrijver/beoordelaar/autorisator een persoonlijke mail of bellen we hen op. We merken dat deze persoonlijke berichtjes beter werken dan de mails/herinneringen vanuit Zenya. 

Heb je hier iets aan?

Vriendelijke groet,

Lieke Knapen, Máxima MC

Hoi ​@Ilona,

Wij liepen hier ook tegenaan en hebben een checklist gemaakt voor de documentbeheerders. Hierin staan enkele taken die een documentbeheerder wekelijks en maandelijks moet uitvoeren om te zorgen dat het proces “soepel” verloopt. Je kunt ook rapportage(s) klaarzetten op je portaal/dashboard. Collega’s/leidinggevende kunnen zelf kijken wat er allemaal ligt en wellicht hun collega’s erop aanspreken, uiteindelijk is het de taak van iedereen om te zorgen dat er een actuele document beschikbaar is. Een andere optie zou kunnen zijn (tijdens een werkoverleg een kleine 5-10 minuten dit bespreken, uiteraard op basis van portaal/dashboard informatie). 
En misschien ligt de oorzaak ergens anders. Krijgen jouw collega’s genoeg tijd om te schrijven/document grondig te beoordelen? En is 100% actuele documentatie een reëel getal? Waar is dit op gebaseerd?  bijvoorbeeld een validatierapport schrijven dit kan een tijdje in concept blijven, neem je zulke soort documenten ook mee in je actualiteitspercentage? Andere voorbeeld :We hebben soms ook richtlijnen die over enkele weken/maanden in moet gaan, maar men wil wel alvast beginnen met schrijven. Dus het zal al die tijd in concept blijven.

Enkele voorbeelden van rapportages:

• zwevende documenten (ligt niet bij de schrijver en beoordeling is nog niet gestart)
• deadline beoordeling gepasseerd (waarvan je onderscheid kunt maken tussen beoordeling en autorisatie)
• Controle/revisie van documenten waarvan deadline is gepasseerd

Hopelijk heb je hier iets aan.

Met vriendelijke groet,

Khar-Cheong Lai (Labmicta)