Hoe voorkom je de aanwezigheid van onbeheerde kopieën van in iDoc beheerde documenten op de werkvloer?

Is inderdaad lastig om dit te voorkomen. We steken geen extra energie in een document zodat dit 'mooi' uitgeprint kan worden. Zoals bij veel anderen staat ook bij ons de geldigheidsdatum van het geprinte document bovenaan in het document.

Naast de kwaliteit van de print en daarop een geldigheid aangeven hebben wij dit onderwerp een bepaalde periode structureel meegenomen in audits en ziekenhuisbrede tracers.
Dus simpelweg op de afdelingen gaan kijken, steekproeven doen en het meenemen in gesprekken.
Je kunt dan goed vaststellen of er kopieën zijn. Het vergt vervolgens leiderschap binnen de betreffende afdeling / werkplek om te zorgen dat de kopieën verwijderd worden en blijven.

Tevens hebben we ook met mensen gekeken waarom ze kopieën hebben. We hebben meegedacht om de vindbaarheid van bepaalde documenten te vergroten (denk aan juiste titels, metavelden, filters en verzamelingen) en naar kennis en kunde van het gebruik van de kwaliteitssuite.
Zo hebben we een korte instructievideo met een paar inhoudelijke kennisvragen gemaakt. Iedere medewerker heeft deze moeten volgen. Bij alle nieuwe medewerkers zit het in het inwerkprogramma.

Op deze manier hebben we gewerkt om de behoefte aan een papieren versie te verminderen.

Ik ben met name benieuwd naar de reden waarom documenten worden uitgeprint. Ik kom zelf situaties tegen waarin met print omdat men tijdens bepaalde werkzaamheden geen pc in de buurt heeft tot het maken van reservekopieen 'just in case'.

Gebruik van de Search app zou kunnen helpen. Wanneer je documenten op een mobile device ter beschikking hebt, neem je in ieder geval een deel van de motivatie weg om documenten te printen.