Wij hebben een aantal documenten die ieder jaar gecontroleerd worden, omdat ze gelinkt zijn aan apparaten die we gebruiken. Nu is het zo dat wij in de "velden” een mogelijkheid hebben gemaakt voor de medewerkers om aan te vinken of het apparaat in werking is of niet. Dit zorgt ervoor dat het makkelijk is om een uitdraai te maken van alle actieve apparaten. Maar in de hoofdmap is de standaard regel in gesteld dat het document jaarlijks gecontroleerd moet worden (in de flow). Zolang het apparaat in gebruik is moet dat ook en zodra een apparaat weer in gebruik genomen wordt geld dit ook, maar dus niet als ze niet gebruikt worden.

De afdeling die de documenten moet bijhouden worden een beetje chagrijnig van de hoeveelheid e-mails die ze nu krijgen waarbij ze zelf iedere keer moeten uitzoeken of de melding relevant is of niet. Nu is mijn vraag: is er een mogelijkheid om het zo te faciliteren dat de medewerkers alleen die meldingen van jaarlijkse controle krijgen als het vinkje “in werking” ook aangevinkt is? Iemand een goed idee? Of toch iets doen met het deactiveren van een document?