Skip to main content

Ik wil Zenya DOC zo gaan inrichten dat bij elke nieuwe publicatie het team wordt gevraagd om een leesbevestiging. Echter als ik dit nu wil inrichten dan worden er voor alle bestaande documenten verzoeken om een leesbevestiging uitgestuurd. Dat betekent dat ik zo mijn collega's bombardeerd met soms wel 300 leesbevestigingen. Dat kan natuurlijk niet. Hoe kan ik de leesbevestiging van alle bestaande documenten inrichten, zonder dat het verzoek om leesbevestiging ook wordt uitgestuurd?

De bovenstaande vraag heb ik uiteindelijk ook besproken met de infoland helpdesk. Daarbij zijn we uitgekomen op een voor ons werkbare aanpak door:

  • Via de geavanceerde zoekvraag in het documentbeheer na te gaan welke documenten recent zijn gepubliceerd. Via deze selectie wordt de leesbevestiging alvast ingesteld voor een groep van recent gepubliceerde documenten
  • Als je een nieuwe documentversie ter beoordeling aanbiedt of publiceert, dan wordt er een mogelijkheid geboden om leesbevestiging in te stellen. Dit gaan we de komende periode gebruiken.
  • Na verloop van tijd kunnen we dan via het rapport "Leesbevestiging" nog nagaan op welke documenten nog geen leesbevestiging is ingesteld

Ondanks dat we de leesbevestiging niet vooraf klaar kunt zetten en hier voor langere tijd aandacht voor moeten hebben, hebben we zo wel invloed op de lengte van de leeslijst voor de medewerkers.

 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring