Hallo Joyce,

Als de opmerking direct naar de auteur gaat zal deze bij noodzakelijke/gewenste wijzigingen nog altijd de rechten als gastauteur van jou als beheerder moeten krijgen. Is evenveel werk

Het komt ook vaak voor dat er tekstfouten of kleine aanpassingen gevraagd worden, dan voorkom je wellicht veel mailwisselingen omdat je dat zelf binnen de minuut aanpast.

En als beheerder houd je overzicht mbt. alle gewenste zinnige en onzinnige wijzigingen.

Maar goed, dit is ook maar een mening/ervaring

Ik sluit me denk ik wel aan bij @Emile Korver. Er is misschien nog een klein verschil met documenten die op dit moment geschreven worden (lees; waar dus een concept voor is), omdat dan de schrijvers er direct mee aan de slag kunnen. Anders is de documentbeheerder toch altijd eerst aan zet, zoals @Emile Korver aangeeft.

Ik sluit mij graag aan bij Joyce,

De auteur/eigenaar van het document kan zelf het beste bepalen of de opmerking belangrijk is om het document hierop meteen aan te passen of niet. Als dit soort opmerkingen eerst bij de documentbeheerder komt en hij/zij moet deze eerst weer doorsturen zit hier vertraging in en kost de documentbeheerder ook extra tijd.

Ik zou het ook veel prettiger vinden als opmerkingen bij procedure’s meteen bij de auteur van het desbetreffende document komt. 

groeten Ellen

Ik kan in ‘Mijn abonnementen’ wel instellen dat ik (als beheerder) een mail krijg op het moment dat er een gebruikersopmerking wordt gemaakt, maar ik kan vervolgens niet instellen op welke map met documenten dit moet gebeuren (wil graag een selectie kunnen maken). Iemand een idee?

Hoi @Rein.vandenberg,

Je zou een rapport kunnen maken van ‘Opmerkingen per document’ met per map de documenten met onbehandelde opmerkingen. Je kunt de kolom ‘Map’ toevoegen aan dit rapport en dan daarop filteren of sorteren.

Hoi,

Ik begrijp precies wat Joyce bedoelt. De auteur kan het beste bepalen welke opmerking zinnig of onzinnig is en welke opmerking urgent is om direct te verwerken. Het open stellen van een document is m.i. minder werk voor een documentbeheerder, dan alle opmerkingen te moeten verifiëren bij de auteurs.

Zou het mogelijk kunnen zijn om opmerkingen toe te voegen voor documentbeheerders voor b.v. taalfoutcorrecties en apart opmerkingen voor auteurs? Of dat je als organisatie dit zelf kan instellen.

groeten Dorien

Hoi @Dorien Nijdam - van Middelkoop,

Een documentbeheerder kan de auteur als schrijver uitnodigen en zo kan de auteur dan de opmerkingen afhandelen.

Misschien is het ook een idee om een rol met beperkte documentbeheerrechten te introduceren waarmee je een soort tussenvorm van beheerder en schrijver maakt?

Als beheerder van de documentatie ZENYA hanteer ik de volgende werkwijze.

• De opmerking komt bij mij binnen, ik verwerk deze (= tenslotte een onderdeel van functioneel beheer,…. lijkt me ) ….. zoals hieronder →
• Als het een tekstfout betreft pas ik die direct aan en zet de boel op afgehandeld.
• Bij een inhoudelijke vraag/opmerking zet ik deze op geaccepteerd, maak direct een nieuw concept, en nodig de auteur uit om iets met de opmerking te doen, die ik in het tekstvak van de uitnodiging plak.

Volgens mijn beleving is dit het minste werk voor zowel beheerder als auteur. Maar goed dit is onze werkwijze,…. en wellicht is jullie taakgebied anders ingericht,…   

Hoi @Inge Kuijpers,

Niet iedere opmerking is zodanig urgent dat een auteur uitgenodigd moet worden om de opmerkingen af te handelen. Deze inschatting zouden wij graag vooraf door de auteur willen laten verrichten om te voorkomen dat documenten onnodig dan wel langdurig in concept staan.

Jouw idee om een rol aan te maken met beperkte documentbeheerrechten is iets waar we nog niet aan hebben gedacht. Bedankt voor deze tip. Wellicht moeten wij het aantal documentbeheerders gaan uitbreiden.