Overzicht documenten per map/afdeling

Zou je dit niet op kunnen lossen met een Rapportage? 

Dan kun je via het portaal → Dashboard → Rapportage een excel lijst uitdraaien van de bestanden.

Die kun je of al vooraf (bij het aanmaken van de rapportage) filteren op de juiste map, of door de eind gebruiker laten filteren op map.

Hoi Annette, dank voor het meedenken. De medewerkers willen dit inzien op Zenya, zodat ze ook direct naar dat protocol kunnen om hem in te zien. De meeste medewerkers hebben ook niet de rechten om een rapportage uit te draaien. Dus zie ik liever een overzicht van een map/afdeling.

Hi ​@Rbrunnek, 
Binnen Zenya DOC kun je dit het beste organiseren via het portaal met verzamelingen. Daarmee bied je medewerkers een actueel en direct toegankelijk overzicht van documenten, zonder dat zij extra handelingen hoeven uit te voeren.

Overzicht via portaal en verzamelingen (aanbevolen)

• Gebruik van velden
  Zorg dat documenten voorzien zijn van consistente metadata, bijvoorbeeld:

  • Afdeling of Organisatieonderdeel
  • eventueel Scope (bijv. Afdeling of organisatiebreed)
    Het is belangrijk dat documentbeheerders deze velden consequent invullen.

• Verzameling aanmaken
  Maak in het portaal een verzameling met een filter, zoals:

  • Afdeling = “[naam afdeling]”
  • én Scope = “Afdeling”
  • én Documenttype ≠ “Formulier”

  Hiermee toon je uitsluitend de relevante afdelingsdocumenten, zonder centrale documenten of meldformulieren.

• Weergave in het portaal
  Plaats deze verzameling duidelijk in het afdelingsportaal, bijvoorbeeld als tegel met de naam
  “Overzicht documenten van onze afdeling”.

  Medewerkers kunnen vanuit dit overzicht direct het gewenste document openen.

Voordelen van deze werkwijze:

• Medewerkers werken volledig binnen Zenya en hoeven niets extra’s te openen
• Documenten zijn direct klikbaar en inzichtelijk
• Het overzicht blijft automatisch actueel, mits de velden goed worden beheerd