Hoi, we krijgen steeds vaker de vraag van afdelingen of er een overzicht is van de documenten op de afdeling. Handig ook voor nieuwe collega's om te zien wat er allemaal op de afdeling bestaat. Op dit moment kun je via raadplegen naar map/afdeling. Maar dit vind men niet afdoende, doordat daar ook dan nog centrale documenten en meldformulieren genoemd staan. Is er een andere mogelijkheid?
Beantwoord
Overzicht documenten per map/afdeling
+5Antwoord op het topic Erik F
Hi
Binnen Zenya DOC kun je dit het beste organiseren via het portaal met verzamelingen. Daarmee bied je medewerkers een actueel en direct toegankelijk overzicht van documenten, zonder dat zij extra handelingen hoeven uit te voeren.
Overzicht via portaal en verzamelingen (aanbevolen)
-
Gebruik van velden
Zorg dat documenten voorzien zijn van consistente metadata, bijvoorbeeld:- Afdeling of Organisatieonderdeel
- eventueel Scope (bijv. Afdeling of organisatiebreed)
Het is belangrijk dat documentbeheerders deze velden consequent invullen.
-
Verzameling aanmaken
Maak in het portaal een verzameling met een filter, zoals:- Afdeling = “[naam afdeling]”
- én Scope = “Afdeling”
- én Documenttype ≠ “Formulier”
Hiermee toon je uitsluitend de relevante afdelingsdocumenten, zonder centrale documenten of meldformulieren.
-
Weergave in het portaal
Plaats deze verzameling duidelijk in het afdelingsportaal, bijvoorbeeld als tegel met de naam
“Overzicht documenten van onze afdeling”.Medewerkers kunnen vanuit dit overzicht direct het gewenste document openen.
Voordelen van deze werkwijze:
- Medewerkers werken volledig binnen Zenya en hoeven niets extra’s te openen
- Documenten zijn direct klikbaar en inzichtelijk
- Het overzicht blijft automatisch actueel, mits de velden goed worden beheerd
Zou je dit niet op kunnen lossen met een Rapportage?
Dan kun je via het portaal → Dashboard → Rapportage een excel lijst uitdraaien van de bestanden.
Die kun je of al vooraf (bij het aanmaken van de rapportage) filteren op de juiste map, of door de eind gebruiker laten filteren op map.
+5Hoi Annette, dank voor het meedenken. De medewerkers willen dit inzien op Zenya, zodat ze ook direct naar dat protocol kunnen om hem in te zien. De meeste medewerkers hebben ook niet de rechten om een rapportage uit te draaien. Dus zie ik liever een overzicht van een map/afdeling.
- Zenya Product Specialist
- Antwoord
Hi
Binnen Zenya DOC kun je dit het beste organiseren via het portaal met verzamelingen. Daarmee bied je medewerkers een actueel en direct toegankelijk overzicht van documenten, zonder dat zij extra handelingen hoeven uit te voeren.
Overzicht via portaal en verzamelingen (aanbevolen)
-
Gebruik van velden
Zorg dat documenten voorzien zijn van consistente metadata, bijvoorbeeld:- Afdeling of Organisatieonderdeel
- eventueel Scope (bijv. Afdeling of organisatiebreed)
Het is belangrijk dat documentbeheerders deze velden consequent invullen.
-
Verzameling aanmaken
Maak in het portaal een verzameling met een filter, zoals:- Afdeling = “[naam afdeling]”
- én Scope = “Afdeling”
- én Documenttype ≠ “Formulier”
Hiermee toon je uitsluitend de relevante afdelingsdocumenten, zonder centrale documenten of meldformulieren.
-
Weergave in het portaal
Plaats deze verzameling duidelijk in het afdelingsportaal, bijvoorbeeld als tegel met de naam
“Overzicht documenten van onze afdeling”.Medewerkers kunnen vanuit dit overzicht direct het gewenste document openen.
Voordelen van deze werkwijze:
- Medewerkers werken volledig binnen Zenya en hoeven niets extra’s te openen
- Documenten zijn direct klikbaar en inzichtelijk
- Het overzicht blijft automatisch actueel, mits de velden goed worden beheerd
+5Hoi Erik, kun je een screenshot meesturen?
Ik loop hier al vast: Maak in het portaal een verzameling met een filter. Welk portaal bedoel je? Achterkant of voorkant?
+3- Zenya Product Specialist
Beste
Het inrichten van verzamelingen op het portaal doe je aan de achterkant van Zenya.
Ga naar: Applicatiebeheer: Portalen: Verzamelingen
Kies Toevoegen: Documenten op basis van een filter
Voeg de velden toe die je hier wilt gebruiken (zoals Afdeling en documentsoort).
Vervolgens plaats je de verzameling op het portaal, bijvoorbeeld middels een iconen paneel.
Dit doe je via: Applicatiebeheer: Portalen: Portalen
Tabblad Panelen in Instellingen: Paneel toevoegen: Iconen paneel
Middels het plus teken voeg je een icoon toe en koppel je de verzameling hieraan.
+5Dank voor je uitgebreide reactie. Ik ben al een heel eind gekomen, maar bij de laatste stap, het toevoegen van een paneel, loop ik vast.
Ik wil de verzameling alleen toevoegen aan de map Kindergeneeskunde. Wanneer ik naar Kindergeneeskunde ga en vervolgens naar Panelen en instellingen > Eigen panelen raadplegen, kan ik alleen op Verwijderen klikken. Ik zie geen mogelijkheid om een iconenpaneel toe te voegen.
Kun je uitleggen hoe ik de verzameling uitsluitend aan Kindergeneeskunde kan toevoegen?
Alvast bedankt!
- Zenya Product Specialist
Hallo
Als je gaat naar Applicatiebeheer>Portalen: Portalen en daar het Portaal ‘Kindergeneeskunde’ aanklikt dan heb je op tabblad ‘Panelen en instellingen’ de mogelijkheid om 2 Eigen panelen (standaad of Iconen) toe te voegen. Als er al eigen panelen zijn toegevoegd dan kun je alleen maar Wijzigen klikken. Bij een iconen paneel kun je extra iconen toevoegen waarbij je een icoon laat wijzen naar de verzameling die je aangemaakt hebt.
zie ook de training
- Zenya Product Specialist
Hoi
Er zijn twee eigen panelen toegevoegd, dat is het maximum aantal.
Zo te zien mis je bij de eigen panelen de knop ‘Wijzigen' om extra iconen toe te kunnen voegen (maximaal 8 per paneel). Zou je hiervoor contact op willen nemen met onze servicedesk? Zij kunnen dan onderzoeken waarom je de knop niet ziet.
+5Hoi Inge, het kan zijn omdat ik geen functioneel beheerder ben. Ik zal het eerst even intern navragen.
Waarom zit er trouwen een maximum van 2 icoon panelen op?
- Zenya Product Specialist
Waarom zit er trouwen een maximum van 2 icoon panelen op?
Dat is een bewuste keuze om zo de startpagina van het portaal rustig en overzichtelijk te houden/
Word lid van de Zenya Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInof
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.