Vraag

Overzicht houden in de gemaakte opmerkingen bij een groep documenten

  • 23 March 2022
  • 3 reacties
  • 24 Bekeken

Badge +1

Ik ben beheerder en tegelijk ook schrijver van een groep van 230 documenten. Deze documenten willen we verspreid over 3 jaar onderhouden. Gedurende de weken/maanden komen er verschillende opmerkingen op die documenten. De ene opmerking moet direct verwerkt, de andere vraagt wat uitzoekwerk en weer een andere kan wachten tot de 3-jaarlijkse review. Inmiddels heb ik bij zo'n 40 documenten een opmerking staan en moet ik in de gaten houden dat bij welke documenten de controledatum binnenkort gaat verstrijken en ik merk dat ik het overzicht van prioritering van die opmerkingen/te controleren documenten een beetje kwijt raak.

Ik heb er nu een apart overzicht van gemaakt in Onenote om het voor mijzelf overzichtelijk te houden en geef elk document wat gewijzigd moet worden een prioritering (1, 2 of 3), maar ben benieuwd of er niet een andere manier is. Met vlaggetjes prioritering aangeven is vooral handig bij de hoogste, maar dan heb ik nog steeds niet de andere goed in beeld.


3 reacties

Er is ook een rapport ‘Lijst van opmerkingen per document’ beschikbaar. Hier kun je ook een kolommen aan toevoegen, bijvoorbeeld  met de controledatum.

Badge +1

Je zou een rapportage kunnen maken:

Lijst van documenten

  • Geselecteerde kolommen: Titel, versie, type, Aandacht vereist, aantal onbehandelde opmerkingen, te controleren voor, etc .
  • Filter: map

Er wordt een rapport gegenereerd. Rapport exporteren naar word/excel, kolom “Prioriteit” toevoegen en zelf prioritering geven op basis van soort opmerking. Tevens kan je nog een extra kolom “Actie” toevoegen en hierin zelf inzetten wat voor soort actie uitgevoerd is/moet worden.

Voorbeeld:

 

Dank voor je reactie. Dit is mij bekend, maar ik denk niet dat het een sneller alternatief is t.o.v. wat ik nu doe. 

Reputatie 4
Badge +5

Je zou een rapportage kunnen maken:

Lijst van documenten

  • Geselecteerde kolommen: Titel, versie, type, Aandacht vereist, aantal onbehandelde opmerkingen, te controleren voor, etc .
  • Filter: map

Er wordt een rapport gegenereerd. Rapport exporteren naar word/excel, kolom “Prioriteit” toevoegen en zelf prioritering geven op basis van soort opmerking. Tevens kan je nog een extra kolom “Actie” toevoegen en hierin zelf inzetten wat voor soort actie uitgevoerd is/moet worden.

Voorbeeld:

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring