Beantwoord

Plotseling verplicht schrijver uitnodigen bij controle

  • 15 November 2022
  • 4 reacties
  • 131 Bekeken

Goedemiddag, 

Ik had vandaag een rits van 20 oude PDF documenten die herzien moeten worden. 
Ik heb de auteur om de word versies gevraagd, aangezien we geen PDF willen en zij had de herziene word documenten al staan.

Via de optie ‘controleren’ heb ik netjes gekozen voor de optie 'is door mij gecontroleerd en moet worden aangepast', zodat er een nieuw concept wordt gemaakt. 
Ik moet dan aangeven wie het document gaat schrijven, de documentbeheerder (ik, of in sommige gevallen een groep van 3 voor bijv corona documentatie) of de schrijver (en dan ben je verplicht iemand uit te nodigen). 

 

Voorheen kon ik op documentbeheerder klikken, dan gebeurde er verder niets (behalve dat een openstaande schrijversuitnodiging bij een eventuele conceptversie weer ingetrokken werd, ook erg onhandig omdat je hier heen waarschuwing van krijgt).
Nu is het zo dat de beheerder ook direct wordt uitgenodigd als schrijver. Sinds de overgang naar Zenya. 
Op zich ben ik daar groot voorstander van, dat voorkomt dwalende conceptdocumenten zonder schrijvers, die weken of maanden ongemerkt bij de beheerder liggen. 

 

Alleen ik heb nu dus geen optie meer om niemand uit te nodigen. Gevolg is dat ik nu voor 20 documenten mezelf als schrijver weer intrek en dus 40 mails verder ben. Ik wil de notificaties ook niet uitzetten, want ik wil wel weten wanneer iemand anders mij uitnodigt of mijn taak om te schrijven intrekt. 

 

Soms weet je ook nog niet helemaal wie een document gaat schrijven en maak je vast de nieuwe versie, zet je het documenttype om en heb je ondertussen bij een leidinggevende de vraag uit staan wie dit moet herzien (zeker als het om meerdere documenten gaat, stuur in 1 printscreen ipv 15 uitnodigingen om het document te schrijven, waarbij er als opmerking bij staat ‘je hoeft het niet zelf te herschrijven maar kan je aangeven wie wel’).

 

Of ik help een van de decentraal beheerders met het wegwerken van achterstanden door alvast wat documenten die bijna verlopen naar concept te zetten en documenttype te wijzigen, nu MOET ik daar een schrijver uitnodigen, wat ik dus helemaal niet wil. 

Maar ik wil wel daadwerkelijk de optie ‘controleren’ gebruiken, anders blijft het document eindeloos in de takenlijst staan van de beheerder. Alleen weet ik niet wie de schrijver is (vaak uit dienst), dat zullen ze echt zelf moeten invullen. 

Is het een bewuste keuze geweest om de beheerder een uitnodiging te sturen? en zo ja, kan er dan ook een optie bij komen om 'geen schrijver' uit te nodigen?

 

 

Zijn er anderen die hier ook tegen aan lopen?

icon

Antwoord op het topic Inge Kuijpers 17 November 2022, 13:52

Bekijk origineel

4 reacties

Reputatie 5
Badge +5

Hoi Melinda,

Ik heb deze kwestie via een melding voorgelegd aan onze Servicedesk. De verdere opvolging loopt via de Servicedesk.

@Chaim Leunissen Top, dankjewel! 

Ik ging er uit dat deze wijziging een bewuste keuze was, vandaar dat ik benieuwd was hoe anderen er mee om gingen. 

Reputatie 5
Badge +5

@Melinda Dat is zeker een uitkomst waar ik rekening mee hou. Waar ik echter ook aandacht voor wil hebben is de directe impact die dit voor jullie beheerproces heeft.

Voorheen was het zo dat als je de taak voor controleren ging afhandelen vanuit je takenscherm en dan koos voor 'aanpassen door documentbeheerder' je daarna weer teruggaat naar je takenscherm en dat document 'uit beeld' was geraakt. Nu wordt er ook een uitnodiging om te schrijven gestuurd naar de documentbeheerder omdat diegene immers ook het document gaat aanpassen.

Wanneer je aangeeft dat het document gewijzigd moet worden dan is er een schrijver nodig. Om dat niet te vergeten als je hebt gekozen voor 'aanpassen door documentbeheerder' krijgt de documentbeheerder vanaf nu ook een uitnodiging/taak. Je kunt deze uitnodiging wijzigen (andere schrijver uitnodigen) en je kunt de uitnodiging intrekken wanneer niemand hoeft te schrijven omdat er toch geen aanpassing nodig is.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring