Hallo Nicole,

Een herkenbare situatie: hoe voorkom je dat het documentbeheer van middel tot doel wordt verheven. Volgens mij is de periodieke beoordelingstermijn niet gebonden aan een wettelijk voorschrift. 

Ook bij onze zorgorganisatie zijn we zoekende geweest naar een gepaste beoordelingstermijn. Waar de ene manager een periode van max 2 jaar voorstaat, is de ander van mening dat 10 jaar zou moeten kunnen, onder het motto: ieder verantwoordelijk mens is zijn vrijheid waard! 
Daarbij uiteraard rekening houdend met het gegeven dat wettelijke aanpassingen door onze beleidsafdeling worden opgepakt en gebruikers te allen tijde gebruikersopmerkingen kunnen plaatsen als volgens hen de inhoud van een document niet (meer) correct is.

Inmiddels is de termijn bij ons weer teruggebracht naar 3 jaar. Het kan bij de gebruiker begrijpelijkerwijs twijfel oproepen als bij een document staat vermeld dat de inhoud ervan 10 jaar geleden op actualiteit gecheckt is ...  

Uiteindelijk gaat het om de balans tussen aantal documenten en verantwoordelijk beoordelaars/inhoudsdeskundigen. Oók in het kader van administratieve lastenverlichting. En dat is natuurlijk in elke organisatie anders.
Als een groot aantal documenten door een kleine groep beoordelaars doorgenomen moet worden, is een periodiek van 3 jaar simpelweg niet praktisch. Documentbeoordelingen staan immers over het algemeen niet meteen op ieders prioriteitenlijstje. 

Terwijl een evenwichtige verdeling over inhoudsdeskundigen met verantwoordelijkheidszin én een goed draagvlak voor het behoud van een optimaal documentbeheersysteem, juist heel efficiënt kan zijn.

Kortom: je kunt de beoordelingstermijn aanpassen naar de beoordelingscapaciteit binnen je eigen organisatie. Als het verantwoordelijkheidsgevoel, een goede taakverdeling en het draagvlak op orde zijn, is de lastenverlichting voor de documentbeheerder in elk geval al bereikt. 

Groet,

Heidi