Uitvoerder weg, webshare leeg – wie heeft het ei van Columbus?
Binnen Amsterdam UMC maken wij veelvuldig gebruik van webshares om documenten te delen en processen te ondersteunen. We lopen echter tegen een structureel risico aan: bij het instellen van een webshare moet een ‘uitvoerder’ worden opgegeven.
Wanneer deze uitvoerder uit dienst gaat of zijn/haar wachtwoord wijzigt, stopt de automatische aanvulling van documenten in de webshare. Het gevolg? Een lege webshare, waardoor cruciale informatie niet beschikbaar is voor collega’s en kritische processen in gevaar kunnen komen.
We hebben een noodprocedure voor dergelijke situaties, maar willen de kans op verstoringen zoveel mogelijk beperken. Daarom zijn we benieuwd:
Hoe hebben andere organisaties dit risico afgedekt?
Wie voeren jullie in als ‘uitvoerder’?
Hoe en hoe vaak controleren jullie of de webshare-instellingen nog correct zijn?
Kortom: wie heeft het ei van Columbus gevonden om dit probleem structureel en toekomstbestendig op te lossen?
Bladzijde 1 / 1
Hoi Bianca,
Wij hebben het administrator account als ‘uitvoerder’ geregistreerd bij alle webshare documenten. Dit account blijft (als het goed is) altijd bestaan/actief.
Wij controleren nu nog wekelijks of de webshare documenten te openen zijn (we controleren hierbij elke week een andere webshare en kijken of deze te openen/in te zien is). We lopen hierbij niet álle instellingen na.
Hopelijk heb je hier iets aan!
Groet,
Lieke Knapen
Hoi Lieke,
Hartelijk dank voor je uitgebreide en behulpzame reactie op onze vraag. Fijn om te horen dat jullie het administrator-account als ‘uitvoerder’ hebben ingesteld en dat dit account (als het goed is) altijd actief blijft, dat is een slimme aanpak!
We wilden nog één aandachtspunt delen dat we vanuit Zenya hebben meegekregen bij navraag: wanneer het wachtwoord van het administrator-account wordt gewijzigd, moeten alle webshares waarin dit account als ‘uitvoerder’ is geregistreerd, worden nagelopen door het nieuwe wachtwoord in te voeren. Anders werken ze niet meer zoals bedoeld en tonen de webshares de volgende dag ook leeg.
Maar samen met jullie wekelijkse controle op de toegankelijkheid van webshare-documenten, wat klinkt als een praktische manier om risico’s te beperken, komt dit vast en zeker goed.
We nemen dit zeker mee in onze eigen aanpak.
Nogmaals dank voor het delen van jullie werkwijze
Groet,
Bianca Smulders
Hoi Bianca,
Goede tip! Ik noteer dit als extra aandachtspunt. Hier loop je (denk ik) ook tegen aan als je een persoonlijk account registreert als uitvoerder. Een andere optie zou zijn om een lokaal gebruikersaccount aan te maken voor het uitvoeren van de webshares en zorgen dat hiervan nooit het wachtwoord wijzigt en dat deze altijd blijft bestaan.
Succes met het vormgeven van jullie aanpak!
Groet,
Lieke Knapen
Belangrijke update. Naar aanleiding hiervan hebben we een bug geregistreerd die effectief neerkomt op het volgende: als de gebruiker waarmee documenten opgevraagd worden verwijderd wordt, dan zou dat tot een "bevroren” webshare moeten leiden: er gaat in dat geval geen document af, maar er komt er ook geen bij. Daarnaast zou er dan een e-mail bericht moeten gaan naar de gebruikers en/of e-mail adressen die ingesteld zijn bij de notificatie van de webshare, zie
Als je hier een e-mail adres instelt dat je van functioneel beheerder naar beheerder overdraagt en nooit verwijdert, dan zal die mail altijd aankomen.
Ik zal het bugnummer hier delen, zodra die in het CAB besproken is.
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
Bestand scannen voor virussen
Sorry, we zijn de inhoud van dit bestand nog aan het controleren om er zeker van te zijn dat het veilig is om te downloaden. Probeer het nog een keer over een paar minuten.
