Beantwoord

Velden verwijderen en zoeken in gearchiveerde documenten

  • 8 May 2023
  • 3 reacties
  • 28 Bekeken
Anja Versteegden
Reputatie 3
Badge +6

Bij onze documenten zijn bij oude documenten (van voor de fusie) velden gevuld met een zgn oud DKS nummer. 

Dit veld is nu overbodig.

In de test heb ik dit veld verwijderd en geeft zover ik kan zien geen problemen.

Maar als ik wil zoeken in gearchiveerde documenten kan dat niet op het verwijderde veld, mogelijk is dat een probleem voor gebruikers. Mijn verwachting is dat de zoekfunctie in gearchiveerde documenten ook de verwijderde velden zou bevatten, dit is nu niet zo. Klopt dat en zijn er eventuele andere opties mogelijk om de velden die nu gebruikt worden actueel te houden?

Met groet,

Anja

icon

Antwoord op het topic Chaim Leunissen 11 May 2023, 09:01

Bekijk origineel
Met groet Anja,

3 reacties

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

@Anja Versteegden

Als je een veld verwijderd uit het Applicatiebeheer, dan verwijder je daarmee ook alle informatie die is ingevuld op dat veld.
Die actie kun je niet ongedaan maken vanuit de omgeving zelf.

In feite geldt hier hetzelfde advies als voor velden in Zenya FLOW:

  • zet velden buiten gebruik als ze niet langer nodig zijn
  • verwijder velden pas als alle documenten of meldingen waarvoor dat veld is ingevuld definitief verwijderd zijn 

 

Voor een testomgeving is er overigens wel een oplossing mogelijk om die gegevens terug in test te krijgen (op voorwaarde dat het veld nog wel bestaat in jullie productie omgeving).
Via een DataCopy kan de inhoud van jullie testomgeving overschreven worden met de inhoud van jullie productie.
Het team van functioneel beheerders van jouw organisatie weet of jullie gebruik maken van deze functionaliteit.

Anja Versteegden
Reputatie 3
Badge +6

@Chaim Leunissen dank voor je reactie. Nog een vraag; hoe zet ik de velden buiten gebruik, kan het in de beschikbare instructies niet terugvinden.

 

Met groet Anja,
Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Je stelt velden buiten gebruik via het tabblad Eigenschappen van een map in het documentbeheer door de optie "Niet gebruikt” aan te vinken:

 

In dat geval kun je die velden niet meer invullen voor je huidige documenten.
Maar bij gearchiveerde documenten blijft dat veld en de ingevulde waarde wel zichtbaar.
En voor het terugzoeken op de inhoud van een dergelijk veld zou je het veld op kunnen nemen als kolom in je overzicht van gearchiveerde documenten - zoeken doe je dan via het 'trechtertje’ bij de kolom. 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring