Wij maken veel gebruik van excel documenten vanwege vele berekeningen, als bijlage (annex) van een SOP. De SOP krijgt een nummer bv SOP001. Deze beschrijft in detail de procedure, wie dit mag uitvoeren en in geval er iets niet goed gaat wat te doen. Daaraan gekoppeld is dan (als los document) een annex met procedure zoals deze op het lab wordt uitgevoerd en afgevinkt. Dit is over het algemeen een excel document om berekeningen daarin uit te laten voeren. Zo'n excel document krijgt dezelfde naam SOP001-Annex.
Dit moeten we als 2 losse documenten in het systeem zetten, terwijl het versiebeheer gelijk op moet gaan. Als de annex wordt aangepast, moet ook de word-versie SOP worden aangepast (en andersom). In het systeem krijgen ze beide een ander auto-nummer en we kunnen niet een excel-document onder het word document hangen.
Er moet bij een update dus altijd 2 documenten worden aangepast en 2 reviewrondes van start laten gaan.
Zijn hier ideeën voor om dit te versimpelen?
Alvast bedankt voor het meedenken!
