Skip to main content

Hi Infoland,

Wij lopen er tegenaan dat schrijvers soms spontaan een moment hebben (bijv. nachtdienst) dat ze aan documenten kunnen werken. Als een documentbeheerder dan niet aanwezig is, kunnen ze er niet in schrijven zonder schrijversuitnodiging. 

Ik heb al een andere community vraag gevonden:

 

Daarin wordt een opmerking geplaatst dat je een nieuwe rol kunt maken en de schrijver die rechten kan geven. Maar daar zitten nogal wat haken en ogen aan:

  • Schrijvers kunnen niet alleen een conceptversie maken maar ook een heel nieuw document
  • Je moet schrijvers dan rechten geven op de map neem ik aan? Waardoor ze dit voor alle documenten in de betreffende map kunnen doen.

Wij hebben binnen ZGV veel schrijvers die maar een paar documenten schrijven. Dat maakt het beheer van een extra rol niet wenselijk.

Mijn vraag is dus eigenlijk: waarom is ervoor gekozen dat een schrijver (standaard rol) pas mag schrijven als de documentbeheerder die uitnodigt? Want een concept zonder schrijversuitnodiging ligt ook helemaal stil. Dat lijkt mij ook geen toegevoegde waarde? En een document in beoordeling kan niet geschreven worden. Dus waarom zit die extra “taak” van de documentbeheerder ertussen die schrijvers beperkt om op gewenste momenten een aanpassing te kunnen doorvoeren? 

 

@cverschuur

Zenya (en ook de voorloper iProva) heeft altijd al voorzien om een documentbeheerder per document in te stellen, met dit resultaat:

  • De betreffende persoon mag dan alleen nieuwe versies van dat document maken en direct schrijven zonder uitnodiging
  • Afhankelijk van de verdere inrichting mag die persoon eventueel ook (of juist niet) taalfouten corrigeren van gepubliceerde documentversies of invloed uitoefenen op de beoordeling van een nieuwe versie.

Je hebt daarvoor de volgende "bouwstenen” nodig:

  • In Applicatiebeheer > Documenten: Gebruikersrollen: een (eigen) gebruikersrol waaraan uitsluitend het recht "Kan documentbeheerder zijn” is toegekend
  • Op mapniveau verbind je deze rol aan je schrijvers
  • Vervolgens kun je dan op documentniveau de juiste personen als documentbeheerder instellen, zie het tabblad "Eigenschappen” van het document
  • Wat de documentbeheerder van een document dan exact mag met dat document wordt bepaald door de systeemrol met de naam "Documentbeheerder” in Applicatiebeheerder > Documenten: Gebrukersrollen

Vaak ontstaat hier spraakverwarring over, omdat organisaties naast de systeemrol "Documentbeheerder” ook een eigen rol met die naam hebben. Daarom een schermafdruk ter verduidelijking:



 Dus in de basis klopt het antwoord dat je wellicht een nieuwe rol nodig hebt. Tegelijk kan dit betekenen dat je bestaande rollen ietwat dient te herzien, bijvoorbeeld omdat je een aantal deelrechten weghaalt bij de systeemrol van documentbeheerder en die naar de rol van "afdelingsdocumentbeheerder” verplaatst.

Zie Wat betekenen alle rechten bij gebruikersrollen voor Documenten? | Infoland Community voor een uitleg over de "deelrecht”-vinkjes die je kunt toepassen bij deze rollen. 

 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring