@cverschuur

Zenya (en ook de voorloper iProva) heeft altijd al voorzien om een documentbeheerder per document in te stellen, met dit resultaat:

• De betreffende persoon mag dan alleen nieuwe versies van dat document maken en direct schrijven zonder uitnodiging
• Afhankelijk van de verdere inrichting mag die persoon eventueel ook (of juist niet) taalfouten corrigeren van gepubliceerde documentversies of invloed uitoefenen op de beoordeling van een nieuwe versie.

Je hebt daarvoor de volgende "bouwstenen” nodig:

• In Applicatiebeheer > Documenten: Gebruikersrollen: een (eigen) gebruikersrol waaraan uitsluitend het recht "Kan documentbeheerder zijn” is toegekend
• Op mapniveau verbind je deze rol aan je schrijvers
• Vervolgens kun je dan op documentniveau de juiste personen als documentbeheerder instellen, zie het tabblad "Eigenschappen” van het document
• Wat de documentbeheerder van een document dan exact mag met dat document wordt bepaald door de systeemrol met de naam "Documentbeheerder” in Applicatiebeheerder > Documenten: Gebrukersrollen

Vaak ontstaat hier spraakverwarring over, omdat organisaties naast de systeemrol "Documentbeheerder” ook een eigen rol met die naam hebben. Daarom een schermafdruk ter verduidelijking:

 Dus in de basis klopt het antwoord dat je wellicht een nieuwe rol nodig hebt. Tegelijk kan dit betekenen dat je bestaande rollen ietwat dient te herzien, bijvoorbeeld omdat je een aantal deelrechten weghaalt bij de systeemrol van documentbeheerder en die naar de rol van "afdelingsdocumentbeheerder” verplaatst.

Zie Wat betekenen alle rechten bij gebruikersrollen voor Documenten? | Infoland Community voor een uitleg over de "deelrecht”-vinkjes die je kunt toepassen bij deze rollen. 

Hallo Chaim,

Wij kregen de vraag of het mogelijk is dat de schrijver bepaalde handelingen zelf kan doen op een document. Bv bij een opmerking direct zelf een concept maken en de aanpassingen doen. Zo kwam ik bij dit item terecht. Ik heb jouw voorstel bekeken. Het zou een oplossing kunnen bieden, als deze basisrol documentbeheer niet automatisch dezelfde rechten krijgt al de gewone documentbeheerder, namelijk datgene dat is vastgelegd in de systeemrol voor documentbeheer. Is hier een oplossing voor? Bv dat je een systeemrol Basis documentbeheer zou kunnen maken?

Hi Elsbeth,

Je kunt zelf rollen toevoegen en die rol de benodigde rechten geven. Per map kun je dan aangeven welke gebruiker welke rol heeft.
Wanneer je een schrijver uitnodigt, zal de schrijver altijd de rechten van de systeemrol ‘schrijver’ krijgen en daarnaast eventueel de extra rechten die de gebruiker via zijn rol heeft.

Beste Inge,

Onze oplossingsrichting ging de kant op van dat de documentbeheerders de conceptversie klaarzetten voor de schrijvers(groep), en dat graag in bulk willen kunnen doen. Ik kan dat echter niet vinden. Is dat op de een of andere manier mogelijk? Het kan zomaar gaan over 50 documenten en het zou een hoop geklik schelen.

Alvast bedankt voor het meedenken!

Met vriendelijke groet,

Jos

​@Jos Guldemond 

Allereerst: welkom op deze Community!

In onze ervaring leidt het reguliere onderhoudsproces slechts zelden tot de vraag om meerdere documenten in 1x naar concept te zetten, want

• ofwel op basis van de controledatum wordt per document besloten of er een nieuwe versie nodig is of niet
• ofwel leiden lezersopmerkingen tot een eerdere herziening van het document

Ik kan me echter ook goed voorstellen dat dit voor jullie organisatie anders is.
Ik stel daarom voor dat je hiervoor een Idee aanmaakt, waarbij je vooral de aanleiding en situatie om een groot aantal documenten in 1x te herschrijven benoemt. Het is daarbij ook van belang te vermelden hoe vaak dit voorkomt, b.v. op jaarbasis. 

Je kunt onze eerdere suggesties tot op zekere hoogte omdraaien:

• Beperk de systeemrol van documentbeheerder tot de deelrechten die een schrijver nodig heeft. Die rol kun je per document uitdelen en zorgt ervoor dat schrijvers alleen datgene kunnen wat er in die rol is ingeschakeld.
• Voeg eigen rollen toe om die basis aan te vullen met de andere deelrechten die de huidige documentbeheerders gebruiken. En stel hen eventueel ook in als documentbeheerder van alle documenten, zodat zij deze wijziging in inrichting en werkwijze kunnen begeleiden

Omdat je schrijvers niet langer uitnodigt, heb je een andere manier nodig om het documentbeheer proces te overzien. Ik hoop en verwacht dat de nieuwe Dashboarding over documenten daarin voldoende Inzichten biedt.
Mocht uit een testcase op jullie testomgeving blijken dat dit onvoldoende aansluit, dan vernemen we graag jullie doelstelling, ervaren knelpunten en suggesties in een Idee waarin gevraagd wordt naar een herziening of uitbreiding van het huidige rollenmodel.