Hallo @Marja Engel ,

Om de vindbaarheid te vergroten en snel resultaat te boeken kun je ook eens kijken naar de synoniemen. Vaak is deze lijst door de jaren heen groot geworden en bevat niet enkel synoniemen meer. De ervaring leert dat hierdoor bij de zoekresultaten resultaten worden getoond die daar niet horen. Het advies is om deze lijst kritisch te bekijken voor opschoning en vermindering van synoniemen; zorg dat er enkel synoniemen in staan. Dus woorden die echt hetzelfde betekenen zoals ‘arts’ en ‘dokter’.

Daarnaast kun je ook eens kijken naar de instellingen van de (meta)velden en of daar de optie ‘doorzoekbaar op portalen’ aangevinkt staat. Dit geef aan of de inhoud van het veld doorzocht moet worden bij een zoekopdracht via een portaal en soms kan dit beter uit gevinkt staan. Wanneer je bijv. het veld met soort document hebt met de optie protocol, betekent dit dan wanneer men zoekt op ‘Protocol’ alle documenten die zo gekenmerkt zijn als resultaat komen. Dat is niet wenselijk (net als die zoekopdracht overigens )

Daarnaast is het met velden de bedoeling dat enkel die velden aangevinkt staan op een document die ook echt van toepassing zijn. Op het moment dat een optie is aangevinkt ‘omdat het ook wel handig zou zijn als….’ lijkt me niet wenselijk. Ook dit geeft teveel (onjuiste) resultaten bij een zoekopdracht.

De vragen die je hierboven stelt zijn zeker waardevol, maar meer de basis van je gehele inrichting t.b.v. documentbeheer. En die inrichting moet natuurlijk aansluiten bij jullie wensen en hoe jullie willen werken.
Wellicht geeft dit artikel nog ideeën: 

Hallo @Marja Engel,

Wij zijn in het MUMC+ vorig jaar overgegaan naar een nieuwe portaalinrichting, ik kan kort wel wat antwoord geven op je vragen. Mocht je meer informatie willen, kunnen we ook altijd een afspraak plannen. Ons tijdspad is wellicht geen goede richtlijn, omdat wij dit ten tijde van COVID hebben omgezet en hierdoor veel zaken vertraging hebben opgelopen.

1. Hebben jullie een apart ID aan de documenten gegeven (tekst en nummering?) Nee, wij maken gebruik van het automatische Document ID dat wordt toegewezen aan een document. Uitgezonderd enkele laboratoria die wel gebruik maken van een eigen document ID. 
2. Hoe zien jullie portalen eruit (inrichting op basis van filters (velden) of verwijzing naar de mappen van de documenten (documentbeheerders) Wij hebben de inrichting van de portalen zoveel mogelijk gelijk proberen te houden aan de mappenstructuur. De verzamelingen en mappen komen dus zoveel mogelijk overeen, uitgezonderd enkele verzamelingen die wel gebouwd zijn op basis van filtervelden.
3. Hoe ziet de indeling van de mappenstructuur voor de documentbeheerders eruit? Ook dit hebben wij zoveel mogelijk gelijk proberen te houden met de structuur aan de portalen. Onze mappen bestaan grotendeels uit afdeling/specialisme, met hieronder een onderverdeling (bv. poli, medisch, verpleegafdeling). Sommige afdelingen zijn verder onderverdeeld, richtlijn is dat er minimaal 10 documenten in een map moeten zitten.
4. Wat voor beoordelingsflow hebben jullie ingericht met of zonder een centrale rol voor de beoordeling en aanmaken van de documenten?
   1. Waarom centraal aanmaken en beoordelen 
   2. Waarom decentraal aanmaken en beoordelen 

Deze vraag is mij niet helemaal duidelijk. Wij hebben voornamelijk centraal beheer, enkele afdelingen hebben decentraal beheer (o.a. laboratoria, OK, ICT). Over het algemeen bestaat onze beoordelingsflow uit 2 rondes, namelijk ‘beoordelen op inhoud’ en ‘autoriseren’.

Groetjes,

Mila

1. Hebben jullie een apart ID aan de documenten gegeven (tekst en nummering?) Wij hebben geen aparte ID aan de documenten gegeven, wel proberen wij de titels generiek te houden. Bijvoorbeeld als het om Coronavirus gaat dan begint de titel meestal met “SARS-COV-2 - Titel”. Alle validatie verslagen begint met “Validatie - Titel” etc etc.
2. Hoe zien jullie portalen eruit (inrichting op basis van filters (velden) of verwijzing naar de mappen van de documenten (documentbeheerders). Onze portalen/verzamelingen is 1:1 met de mappenstructuur en die is weer 1:1 met onze organogram. Als een afdeling van een organogram geen documenten heeft dan maken wij hiervoor ook geen portaal aan.
   Wij hebben aparte portalen voor bijsluiters, validatie/verificatie verslagen omdat je anders te veel hits krijgt als je een normale procedure wilt opzoeken. Maar vervolgens hebben we een portaal aangemaakt waarin je alles kunt opzoeken, zowel validatie/bijsluiters als normale procedures.
3. Hoe ziet de indeling van de mappenstructuur voor de documentbeheerders eruit?
   Zie antwoord 2. Gelijk gehouden aan onze organogram.
4. Wat voor beoordelingsflow hebben jullie ingericht met of zonder een centrale rol voor de beoordeling en aanmaken van de documenten? Afhankelijk van soort document hebben wij 1 stap of 2 staps beoordelingsflow. Hoe minder personen in de flow, hoe eerder je het gepubliceerd hebt. 
   1. Waarom centraal aanmaken en beoordelen 
   2. Waarom decentraal aanmaken en beoordelen

Wij werken ongeveer met ruim 1700 documenten en dit is belegd bij 2 documentbeheerders (±0.4 FTE) en bij 2 kwaliteitsadviseurs (±1.2 FTE).  Samen houden we toezicht. Elk documentbeheerder heeft zijn eigen taken/abonnement. We werken ook met checklist en deze moet wekelijks afgevinkt worden.

Bijvoorbeeld: ene documentbeheerder krijgt alle document controleren taken, en de andere krijgt dat niet.