Beantwoord

Deadline op basis van risicoscore

  • 26 March 2024
  • 3 reacties
  • 27 Bekeken

Badge +2

Voor het instellen van deadlines op onze meldingen willen we gebruik maken van het risicoscore veld.

Kritische meldingen willen we binnen een maand opgelost hebben, voor minder kritische meldingen een half jaar.

Op basis van frequentie en gradatie bepalen we nu de risicoscore (prioriteit). Is het mogelijk om op basis van deze score een automatische deadline in te stellen?

Of heeft iemand ervaring met het instellen van deadlines op basis van ingevulde velden?

icon

Antwoord op het topic Cindy Segers 28 March 2024, 13:14

Bekijk origineel

3 reacties

Reputatie 3
Badge +6

Hoi @Gertjan van Diggelen 

Het zou idd een mooie aanvulling zijn. Hoe wij dit nu hebben opgelost is dat er bij kritische meldingen ook een actiepunt naar een commissie gaat die dit erg goed in de gaten houden. Wellicht bied dit een tijdelijke oplossing die voor jullie wellicht ook werkt.

Hallo,

Je kunt op een statusovergang een actie 'Deadline voor de melding' instellen en daaraan een voorwaarde koppelen (voor de risicoscore bijvoorbeeld)

vb.
 

 

Reputatie 5
Badge +5

Er zijn 2 manieren om een deadline voor meldingen als geheel in te stellen:

  1. Op het tabblad "Algemeen” van ieder meldingstype kun je de optie "Standaard deadline voor nieuwe meldingen instellen” toepassen.
  2. Op iedere statusovergang kun je een of meerdere acties van het type "'Deadline voor de melding wijzigen” toevoegen. Je kunt daar voorwaarden aan verbinden.

Daarnaast kun je herinneringen en escalatie acties toepassen als je gebruik maakt van een deadline op een melding:

  1. Tabblad "Algemeen” van ieder meldingstype biedt de opties "Actie bij overschrijding deadline” en "Herhalende actie na overschrijding deadline” 
  2. In “Applicatiebeheer > Meldingen: Instellingen” vind je de optie “Deadline van een melding 'nadert' vanaf” waarmee je kunt bepalen of er een herinnering verzonden wordt voorafgaand aan het verstrijken van een deadline.

De vraag is nu: hoe zouden die opties gecombineerd kunnen worden met een risicoscore?

Mijn antwoord is gebaseerd op een risicoscore met drie uitkomsten: Laag, Middel en Hoog

  • Stel de optie "Standaard deadline voor nieuwe meldingen instellen” op het tabblad "Algemeen” van het meldingstype in op de kortste deadline (dus de deadline bij risicoscore Hoog), bijvoorbeeld 7 dagen (i.e. 1 werkweek)
  • Voeg 2 acties van het type "'Deadline voor de melding wijzigen” toe aan de eerste statusovergang in de workflow. Die acties gebruik je om de deadline naar beneden bij te stellen, op basis van voorwaarden op de risicoscore. Voorbeeld: de eerste actie zorgt ervoor dat de deadline 14 dagen wordt op basis van de score "Middel”. En op basis van de score "Laag” wordt de deadline 28 dagen.
  • Tot slot stel je in “Applicatiebeheer > Meldingen: Instellingen” de optie “Deadline van een melding 'nadert' vanaf” in op 3 dagen, zodat je zeker weet dat je minimaal 1 werkdag voorafgaande aan het verstrijken van de deadline een herinnering krijgt.

De reden waarom ik de kortste deadline vanuit de algemene instellingen van een meldingstype instel vloeit voort uit de ervaring dat organisaties na verloop van tijd de riscomatrix wijzigen, maar vergeten de deadline acties in de workflow daarop aan te passen. In dat geval wordt de standaard deadline toegepast en in dat geval acht ik het beter dat de deadline dan te dichtbij ligt, dan te ver vooruit.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring