Formulieren (batch records) voor bereidingen via FLOW?

  • 5 July 2023
  • 8 reacties
  • 57 Bekeken
Saskia Van Kemseke
Badge +3

Hallo,

wij werken in de ziekenhuisapotheek met formulieren (FORMs) die ingevuld worden bij een bereiding. Het is zo dat na het invullen van deze formulieren, dit batch records worden. Verschillende mensen zullen moeten invullen op de FORM, bv. de bereider, de apotheker die de vrijgave doet, de kwaliteitspersoon voor finale goedkeuring van het document,… In veel opleidingen wordt aangeraden om dit elektronisch te doen ipv op papier.

 

Is Zenya flow hier een optie? Doen er nog ziekenhuizen/bedrijven dit? WIj gebruiken flow momenteel enkel voor incidentmeldingen.

 

bedankt!

groetjes,

Saskia

8 reacties

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Hoi @Saskia Van Kemseke 

Allereerst: welkom op de Infoland Community!

Het is belangrijk om te weten dat FLOW met deadlines in (week)dagen werkt.
Omdat het om een bereiding gaat, vermoed ik dat de doorloop snelheid in uren (of mogelijk zelfs minuten) zal zijn en op dat punt sluit FLOW m.i. niet aan.

Saskia Van Kemseke
Badge +3

Klopt, zal inderdaad over uren/minuten gaan, maar ik weet niet of dit echt een issue is, want de mensen die deze flow afhandelen, zitten meestal min of meer in dezelfde ruimte op het moment van de bereiding. Of zijn er nog andere zaken die ik over het hoofd zie?

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Als men de huidige procedure (op papier) vergelijkt met een mogelijke procedure in Zenya FLOW, dan is er momenteel ook geen geautomatiseerde bewaking van de opvolging/deadlines.
Maar als men via FLOW gaat werken, dan zijn de batch records wel digitaal opgeslagen.

Ik raad u aan om dan de processtappen die u in het huidige proces uitvoert in kaart te brengen en die in verkorte vorm hier deelt met de Community, zodat men suggesties kan geven.
U kunt ook contact leggen met uw Infoland Accountmanager om dit in meer detail te bespreken.

Saskia Van Kemseke
Badge +3

Onze huidige procesflow:

  1. registreren van grondstoffen en componenten (aantal, LOT en EXP) die gebruikt zullen worden, samen met het gebruikte etiket (nu wordt een voorbeeld op onze FORM gekleefd; elektronisch kan dit dus met print screen).
  2. controle door de bevoegd apotheker voor aanvang van de bereiding: aantal checks zoals juiste grondstoffen, juist aantal,…
  3. processen tijdens de bereiden: checks om aan te duiden of de richtlijnen, werkinstructies,… gevolgd werden
  4. kwaliteitscontrole post bereiding: pH meting, weging,…
  5. vrijgave van de bereiding door bevoegd apotheker
  6. logistiek en tarificatie: bevestigen dat aanrekening gebeurde en transfer naar juiste opslaglocatie gebeurde.
  7. marge voor opmerkingen
  8. finale goedkeuring door bevoegd apotheker van bovenstaande 7 stappen. 
Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Hoi @Saskia Van Kemseke,

Ik denk dat het volgende belangrijk is als u zelf een meldingstype als test gaat opbouwen:

Het volledige overzicht van de stappen die u dient te zetten voor de inrichting van een meldingstype vindt u in Stappenplan Zenya FLOW - Hoe richt je dit in? | Infoland Community

Kelly de Jong

@Inge Mulder, doen jullie wellicht iets soortgelijks?

Business Consultant Infoland
I
Badge +1

Beste Saskia

Wij gebruiken de module inmiddels om een aantal oude papieren formulieren ter vervangen door digitale flows.

Voor bereidingen doen we dit niet. Wij gebruiken Proaz voor onze bereidingen en printen we alle batchrecords uit. Dit pakket hebben we gevalideerd en gebruiken we voor zowel onze voorraadbereidingen als individuele bereidingen.

Je zou de verschillende stappen in het proces best kunnen automatiseren door verschillende actiepunten uit te sturen bij de overgang naar het volgende blokje. Als je dan de voorwaarden goed definieert dan kom je denk ik wel een heel eind.

Ik vraag me alleen af of de module FLOW goed te valideren is en voldoende GMP proof is. Er zit wel een audittrail in zodat je verschillende stappen kunt volgen maar het belangrijkste struikelblok is de automatische nummering (zodra iemand de module aanklikt wordt een volgnummer gegenereerd wat ook door deze medewerker weer verwijderd kan worden) en het feit dat je als beheerder een melding volledig kunt weggooien (waarbij je daarna niets meer terug kunt vinden van de melding).

Ik denk dat met name deze laatste 2 zaken een probleem kunnen zijn met eventuele inspecties

Met vriendelijke groet

Inge

B
Reputatie 2
Badge +1

Goedemorgen,

Binnen FLOW is het aantal stappen beperkt maar te vergroten als er een aangepast sjabloon gemaakt wordt door Infoland. Afhankelijk van het aantal stappen lijkt het mij dan wel werkbaar. Er wordt vrij snel na het versturen van het formulier een nieuwe taak aangemaakt zodat de volgende persoon de vervolggegevens kan invullen.

Het betekent alleen veel formulieren maken (voor elke stap 1) en onderhouden. Belangrijk is dan ook hoeveel voorgaande tekst je in het vervolg formulier wilt terug zien.

Qua onderhoud best een issue.

De optie tot het verwijderen van meldingen is beperkt/kan beperkt worden tot beheerders/applicatiebeheerder. Dat lijkt mij geen groot risico. Deze persoon zal goed (moeten) weten dat verwijderen van meldingen niet zomaar kan. Je moet ook heel bewust naar de mogelijkheid gaan in het applicatiebeheer. Het gebeurt niet ‘zomaar’.

 

Is gedacht aan het werken met een invulbaar Word  formulier in iDoc?

Door de niet-invulbare velden te beveiligen, kunnen de gegevens in niet-beveiligde cellen ingevuld worden en het document kan digitaal opgeslagen worden. Het ligt dan niet in Zenya vast maar voorkomt wel papierenversies.

 

Betsy

 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring