Je zou deze medewerkers de rol ‘Overige betrokkenen’ kunnen geven. Deze rol heeft dezelfde rechten als lezer, maar dan uitgebreid met de mogelijkheid om bij ‘extra info’ informatie toe te voegen.

Dit gebruiken wij veel bij medewerkers met een speciaal aandachtsgebied. Ze worden toegevoegd aan de melding en kunnen zo de melding lezen, maar daarnaast ook, als het nodig is, een reactie plaatsen of een bijlage toevoegen.

Wij lossen dit hetzelfde op als @Jeske van Gassel aan heeft gegeven. We geven mensen de rol van overige betrokkenen. In de rechten per rol kun je precies aangeven wat zij dan wel niet mogen. In de workflow kun je de rechten laten toebedelen.

Als je dit erg differentieert kost het eenmalig het nodige inrichtwerk, maar bij ons was het wel de moeite waard.

Als je het niet op de workflow wilt laten uitvoeren kan het een handmatige actie van de coördinator zijn per melding. Maar dit wil je m.i. alleen als het iets incidenteels is doen.   

Zie ook de training over rechten en rollen voor meldingen.

Je kunt de rol ‘overige betrokkene’ het recht geven om correspondentie toe te voegen. Dat houdt dan in dat de correspondentie-items van extra info kunnen worden toegevoegd. Wat daar niet bij hoort zijn bijlagen, notities en verwijzingen.

Ook ‘verwante meldingen’ kunnen niet door een lezer of overige betrokkene worden toegevoegd.

Hoi @Diana,

Je zou dan wellicht toch de rol ‘actienemer’ kunnen gebruiken. Je kunt dan (automatisch) een actiepunt aanmaken voor deze gebruikers met als titel bijvoorbeeld ‘voeg eventuele extra info toe'. Via dit actiepunt kunnen zij dan de extra info aan de melding toevoegen. Dit kan dan zolang het actiepunt niet is afgehandeld.

hallo,

met aandacht deze topic gelezen. Een overige betrokkene kan dus geen bijlage toevoegen maar wel informatie toevoegen. Wat als we wel willen dat dat deze persoon bijlages kan toevoegen?.

Wanneer ik iemand als actienemer instel, via actiepunt aanmaken zoals hierboven staat, is dat dan een verplichte actie voordat de flow verder gaat? Want er hoeft niet altijd een bijlage toegevoegd te worden, het moet enkel als optie mogelijk zijn, zonder dat het proces stokt. 

Hoi Yvonne,

Het afhandelen van een actiepunt an sich is niet verplicht, maar veel organisaties vereisen wel dat alle actiepunten zijn afgehandeld voordat een melding wordt gesloten.

Ik denk dat het in dat geval goed is om te weten dat gebruikers met coördinator rechten handmatig actiepunten kunnen toewijzen. Met andere woorden: je vraagt alleen om een bijlage als dat nodig is en als het nodig is, dan is een eventuele verplichting om alle actiepunten op te volgen (incl. het toevoegen van de bijlage) goed te verdedigen.