Hallo @Diana ,

Wanneer je gebruik maakt van de workflow om een e-mail te sturen kun je allereerst zelf de mail formuleren middels een sjabloon. Deze wordt dan automatisch middels de workflow verzonden naar het mailadres dat is ingevuld in een veld in je formulier.
Ik ga er vanuit dat het machtigingsformulier een Word-formulier is. Dat betekent dat je deze ergens hebt opgeslagen waar een externe ook bij kan (als je Documenten & Processen hebt, kan deze daarin en middels een webshare opgenomen worden in die mail).

De externe kan dat via de ontvangen mail op de link klikken en het machtigingsformulier openen, printen en ondertekenen, en versturen.

Beste @Kelly de Jong 

De mail staat al klaar, die werkwijze is bij mij bekend. Alleen toen wist ik niet hoe verder. Het machtigingsformulier is inderdaad een Word formulier. Deze staat nu nog niet in iProva (documenten) opgeslagen dat zal ik doen. Maar is webshare hiervoor wel geschikt? Is dit veilig genoeg dat patiënten en/of hun familie op een link klikken en zo bij het machtigingdformulier komen?

Groet Diana 

Hallo @Diana ,

De webshare is juist bedoelt om mensen buiten je organisatie 1 of meerdere documenten aan te bieden. De link kun je zelfs enkel op verzoek mailen ipv dat je deze op bijv. je website zet.
Kijk ook eens hier voor een FAQ over de webshare: 

Als het goed is staan er in zo'n formulier verder geen persoonlijke gegevens oid waardoor je deze kunt aanbieden. Je kunt dit ook checken bij je interne functionaris gegevensbescherming, CISO oid. Dan weet je zeker dat het mag en kan.

Beste @Kelly de Jong,

Dank voor de FAQ. Ik heb hiervoor ook contact gezocht met onze Ciso. Wij zullen de FAQ goed doorlezen om te kijken of dit ons kan helpen.

Groet Diana 

Beste @Kelly de Jong,

Ondertussen gesprekken gevoerd. Maar wij vinden het niet veilig genoeg om Webshare hiervoor te gebruiken. Is er dan nog een andere manier om het machtigingsformulier automatisch bij de melder te krijgen? 

Of is het mogelijk om in een automatische email een hyperlink toe te voegen naar onze website waar wij het formulier dan kunnen opslaan en men hem vandaar print, invult, tekent en terugstuurt?

Ik ben aan het stoeien geweest maar heb zelf geen mogelijkheid gevonden om een werkende hyperlink aan het meldformulier en/of een automatische mail toe te voegen.

Groet Diana

Hallo @Diana ,

Dat kan uiteraard ook en naar mijn inziens hetzelfde en net zo veilig als de webshare; je biedt middels een url een formulier aan dat ingevuld kan worden. Je geeft daarnaast aan hoe je deze veilig wenst terug te krijgen (geprint en per post bijv. of via mail).

Om een werkende hyperlink te hebben zul je eerst het betreffende formulier ergens (webbased) neerzetten om aan te kunnen bieden. Men moet er dus bij kunnen. Dat genereert een url die je kan opnemen in een mail in je workflow door een sjabloon te maken voor de te verzenden mail.