Hoi @J.erhardt,

Je maakt daarvoor gebruik van een sjabloon, in deze training leggen we uit hoe je een sjabloon voor een Word document maakt.

Vervolgens kun je dit sjabloon gebruiken wanneer je extra info gaat toevoegen aan een melding. Ook kun je in de workflow bij het meldingstype automatisch een document laten genereren bij een statusovergang.

Hoe kan je een gegenereerd word document vervolgens automatisch doorsturen?

Beste @Lieve Opsomer,

Deze optie is primair bedoeld om (fysieke) brieven te kunnen genereren, niet als bijlage in een mail.

U kunt het aldus gegenereerde document niet automatisch als bijlage in een mail doorsturen vanuit de workflow. Een van de redenen is dat het document mogelijk gevoelige informatie bevat en een mail een eigen leven kan gaan leiden (denk bijvoorbeeld aan het automatisch doorsturen van mails).

Ik zie 3 alternatieven:

1. U richt een e-mail sjabloon in van het type "Workflow” en neemt daarin een link op die wijst naar het tabblad "Extra informatie” van de melding. Vervolgens kan de ontvanger die op de link klikt het betreffende document openen vanuit dat tabblad. Omdat de ontvanger zich moet aanmelden om toegang te krijgen tot het document ondervangt dit ook meteen een mogelijk "toegangslek”: personen zonder leesrechten op de melding en het document kunnen er dan niet bij.
2. U richt in plaats van een documentsjabloon een e-mail sjabloon in waar alle informatie in komt te staan. Dit is in feite optie 2 in Verslag van een melding bezorgen, maar dit kent natuurlijk ook veiligheidsaspecten.
3. De coördinator van de melding haalt het document op uit het tabblad "Extra info” en stuurt deze door. Dat betekent dat de mail met de bijlage onder verantwoordelijkheid van een persoon wordt doorgestuurd.

De word documenten die we hebben aangemaakt in kader van kwaliteitsaudits bevatten geen persoonsgegevens.

We zullen het helaas dan moeten doorsturen via een link.