Beantwoord

Taak blijft hangen op takenlijst terwijl voor de gebruiker het -eindstation- al is bereikt

  • 13 July 2018
  • 5 reacties
  • 339 Bekeken
Christel Spoolder
In onze workflow is status 'gearchiveerd' gedefinieerd als zijnde eindstatus. (Zie bijlage). Deze status wordt na 5 maanden automatisch bereikt nadat de gebruiker de melding heeft 'afgehandeld'. Deze onderliggende actie zorgt ervoor dat we niet onder status -gearchiveerd- uit kunnen.

Echter is de taak bij de gebruiker al afgedaan als deze status 'afgehandeld' heeft gekregen.
Vervolgens blijft de melding wel in de takenlijst hangen, omdat dit volgens iTask niet wordt gezien als een eindstatus. Dit zorgt voor verwarring bij de gebruikers, omdat ze eigenlijk niks meer hoeven te doen met de taken achter de melding en vervuiling van de takenlijst.

Het is daarom wenselijk om in te kunnen stellen bij welke status de taak van een takenlijst dient te verdwijnen, ongeacht of dit al dan niet een eindstatus betreft.

icon

Antwoord op het topic Marieke Kessels 13 July 2018, 11:43

Bekijk origineel

5 reacties

Marieke Kessels
Reputatie 2
Badge +1
Beste Christel,

Volgens mij kunnen we je probleem functioneel prima oplossen. Je kunt in een workflow meerdere eindstatussen na elkaar plaatsen. In jullie geval is - zoals je zelf ook al suggereert - de status 'afgehandeld' ook een eindstatus. Door dit ook in de workflow zo in te richten zal de taak wél verdwijnen uit het takenscherm zodra de melding de status 'afgehandeld' heeft bereikt. Omdat het nog steeds mogelijk is om de automatische actie te laten uitvoeren worden de meldingen gewoon na 5 maanden verplaatst naar de (eind)status 'gearchiveerd'. Kortom: maak van de status 'afgehandeld' een eindstatus en je probleem is opgelost.

Met vriendelijke groet,
Marieke Kessels
Algemeen directeur bij Infoland
kpompstra
Reputatie 2
Badge +5

Goedemorgen,

N.a.v. bovenstaand artikel hebben wij een zelfde soort situatie. De oplossing die in artikel wordt genoemd lijkt me een goede, maar graag zou ik toch een extra bevestiging willen op onze situatie.

Situatie

We krijgen van veel coördinatoren te horen dat het takenoverzicht ‘vol loopt’ en onoverzichtelijk wordt.
Uiteraard kun je op taken filteren etc., maar we zien graag een andere oplossing.

Voor onze meldingen gebruiken wij de volgende flow:

Workflow Melding Incidenten (MIC/MIM)

Melding wordt gedaan (Concept) en verstuurd -> In behandeling (In beoordeling)
Acties: o.a. m​​​​​elding toewijzen aan Voorkeurscoördinator -> TAAK voor coördinator!

Coördinator acties
- geeft aan in coördinatorformulier dat melding naar Analyse gaat, Taak blijft staan in overzicht!.

- geeft aan in coördinatorformulier dat melding als Afgehandeld is, Taak verdwijnt uit overzicht!

Vraag: hoe kunnen we ervoor zorgen dat de Taak bij de coördinator verdwijnt uit het overzicht, zodra de melding naar de status Analyse gaat?

Optie 1: kan dat inderdaad d.m.v. instellen Analyse als Eindstatus? Wat zijn de gevolgen?

Opties ander: kan dat door middel van andere acties/voorwaarden in de statusovergang.

Zie ook bijlage voor meer informatie over de workflow

Alvast hartelijk dank!

Gr.

Klaas Pompstra

Patyna

1 Bijlage
M.vr.gr, Klaas
Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Beste @kpompstra 

Het is belangrijk om de volgende zaken te weten:

  • Je mag de voorkeurscoördinator / eigenaar zien als procesverantwoordelijke: zolang de melding open staat, is hij zij verantwoordelijk voor het doorlopen van de workflow. Daarom blijft een taak van het type "Er is een melding aan u toegewezen” zichtbaar zolang de melding open staat
  • Als er actiepunten open staan in de status "Analyse” en je verandert die status in een eindstatus, dan worden alle openstaande actiepunten direct gesloten: er kunnen geen actiepunten open staan voor gesloten meldingen. 
  • Als een melding zich in een gesloten status bevindt kan de melding niet meer inhoudelijk gewijzigd worden.

Ik schat in dat het in jullie situatie zinvol is dat de eigenaar van de melding weet dat de melding nog in analyse staat, op basis van de aanname dat er in die fase een actiepunt aan een collega is toegewezen.

Als dat klopt dan is het ook belangrijk om te weten dat iedereen met coördinator rechten openstaande actiepunten aan iemand anders mag toewijzen.
Met de naderende vakanties in het verschiet (en personeel verloop in zijn algemeenheid) is dat wellicht een goede tip?
 

 

 

kpompstra
Reputatie 2
Badge +5

Beste @Chaim Leunissen,

Dank voor de reactie en toelichting.
De analyse op eindstatus zetten is inderdaad geen optie. Intussen overleg gehad met de gebruiker en uitgelegd hoe de workflow nu werkt en waarom de meldingen open blijven staan.

Al vinden de gebruikers het ‘lastig’ dat er nog veel taken in hun overzicht staan, dat is ook een teken dat er nog veel meldingen open staan en dus wellicht meer actie en sturing nodig is.

Het is mooi om al deze kennis te kunnen vergaren en in een handleiding, werkinstructie of Q&A aan de gebruikers beschikbaar te stellen.

Het is een prachtig systeem! Op naar Zenya! :-)

Groet

Klaas

 

M.vr.gr, Klaas
Inge Kuijpers

Hoi @kpompstra, dit idee is misschien ook voor jullie een uitkomst:
 

 

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring