Beantwoord

Wel e-mail bericht over nieuwe melding maar geen taak

  • 16 March 2023
  • 5 reacties
  • 49 Bekeken

Reputatie 1
Badge +3

Dag, 

er zijn collega's in de organisatie die bij het type meldingen wel een mail ontvangen (als coördinator) dat er een nieuwe incident melding geplaatst is, maar deze taak niet terug zien in hun taakoverzicht. 

Wie kan mij hierbij helpen om dit voor elkaar te krijgen?

alvast bedankt!

groet Nicole

icon

Antwoord op het topic Inge Kuijpers 21 March 2023, 10:59

Bekijk origineel

5 reacties

Reputatie 5
Badge +5

@Nicole Theunissen 

Misschien is dit nog interessant om te weten:

Je kunt de taak aan de eigenaar niet uitschakelen, maar je kunt er wel voor zorgen dat alle coördinatoren een mail krijgen als er een nieuwe melding wordt verstuurd. Dit zijn de stappen die je daarvoor nodig hebt:

  1. Maak eerst een e-mail sjabloon aan, met daarin een link die de mogelijkheid biedt om de melding waar de mail betrekking op heeft te openen. Dit dient een mail van het type "Workflow” te zijn, zie Hoe voeg je een sjabloon voor e-mail of documenten toe voor 'Meldingen'? | Infoland Community
  2. Stel vervolgens een e-mail actie in op de statusovergang tussen Concept en de eerstvolgende statussen, waar je het mailsjabloon verbindt met alle coördinatoren, zie het onderwerp "E-mail bericht versturen” in Mogelijke acties op een statusovergang | Infoland Community  
  3. Om te voorkomen dat de eigenaar van de melding zowel de "Melding is aan u toegewezen”-mail als de workflow-mail gaat krijgen kun je de "Melding is aan u toegewezen”-mails onderdrukken voor je meldingstype, zie Kun je het e-mailbericht over een toegewezen melding onderdrukken? | Infoland Community

Daarnaast kun je ook een vooraf gedefinieerd overzicht bieden aan je coördinatoren, bijvoorbeeld via Publieke filters voor Meldingen | Infoland Community.
Deze publieke filters kunnen tevens de basis vormen voor Dashboard - Dynamische diagrammen over meldingen maken | Infoland Community  

Hoi Nicole,

Alleen de coördinator aan wie de melding wordt toegewezen (deze wordt dan eigenaar van de melding) krijgt de taak voor het afhandelen van de melding. De overige coördinatoren kunnen over de melding geïnformeerd worden maar krijgen geen taak.

Reputatie 1
Badge +3

@Inge Kuijpers 

Dank voor je reactie. 

Nu lijkt het dus zo te zijn dat alleen de voorkeurscoördinator de taak toegewezen krijgt.  Wat ermee samenhangt is dat ik met de bouw van ons meldformulier begrepen heb dat alle coördinatoren het coördinatieformulier zouden moeten kunnen invullen en niet specifiek 1 persoon. Moeten we dan misschien niet werken met een voorkeurscoördinator maar met alleen coördinatoren?

 

groetjes Nicole

 

Reputatie 5

@Nicole Theunissen alleen de eigenaar (meestal voorkeurscoördinator) krijgt de taak, maar alle coördinatoren krijgen de rechten. Een coördinator die niet de eigenaar is kan dus gewoon via de lijst van meldingen de melding openen en afhandelen.

Elke melding moet aan iemand toegewezen zijn. Als je geen voorkeurscoördinator instelt zal de melding dus toch worden toegewezen, bijvoorbeeld aan de gatekeeper. In principe wil je dat vermijden. Het lijkt me dus verstandiger gewoon voorkeurscoördinatoren in te stellen.

Reputatie 1
Badge +3

@Job Kramer 

Dankjewel, het is nu helder voor mij

 

groetjes Nicole

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring