Beantwoord

Zenya Flow - mailbericht aan "de overige betrokkenen van de melding"

  • 8 December 2022
  • 5 reacties
  • 93 Bekeken

Reputatie 5
Badge +6

In de workflow van een meldingstype op de statusovergangen naar “afgesloten” hebben we ingesteld dat er een e-mailbericht dient verzonden te worden naar “de overige betrokkenen van de melding”

Nu is het zo dat sommige “overige betrokkenen” geen mail wensen te ontvangen.

In Zenya onder “mijn abonnementen” kan je er niet voor kiezen om geen bericht te ontvangen wanneer meldingen worden afgesloten.

De  ingestelde overige betrokkenen op de statusovergang bij versturen van concept zijn ingesteld op basis van voorwaarden.  Je kan dus niet zomaar de “overige betrokkenen van de melding” uit de mailing bij afsluiten halen en hier 1 voor 1 opnieuw gaan opsommen wie bij welke voorwaarde een mail wenst te ontvangen.  Gezien er ook meerdere statusovergangen naar “afgesloten” gaan is dit praktisch gezien niet onderhoudbaar.

Kan ik dit op één of andere wijze toch realiseren??  Hoe gaan andere organisaties hier mee om?

 

icon

Antwoord op het topic Cindy Segers 12 December 2022, 13:45

Bekijk origineel

5 reacties

Reputatie 5
Badge +5

Ter bevestiging: mails die vanuit een statusovergang verzonden worden vallen inderdaad niet onder de 'abonnement’-route.

Wat handig is om te weten is dat de acties in een statusovergang op volgorde uitgevoerd worden.

Dus, stel dat een deel van uw overige betrokkenen worden toegevoegd via een workflow actie "Overige betrokkenen wijzigen”, dan maakt het heel veel uit of de mail actie boven of onder de "Overige betrokkenen wijzigen”-actie staat.
Staat de mail actie erboven, dan krijgen de overige betrokkenen die via de daaropvolgende actie worden ingesteld géén mail.

Ik ben benieuwd naar de reactie van andere Community leden.

Reputatie 5
Badge +6

@Chaim Leunissen 

Dat klopt, de acties op de statusovergang vanuit concept staan inderdaad ingesteld als “overige betrokkenen wijzigen” met voorwaarde en dan de mail verzenden aan deze overige betrokkenen die aan deze voorwaarde voldoen enz.

Op de statusovergangen die naar de status “Afgesloten” gaan hebben dan ingesteld “overige betrokkenen van de melding”, dus al overige betrokkenen die aan de voorwaarde voldeden bij de statusovergang vanuit Concept dienen ook een bericht te krijgen wanneer de melding wordt afgesloten.

 

 

 

Alle mails worden correct verzonden.

Maar van deze overige betrokkenen zouden enkele personen geen mail bij statusovergang naar “Afgesloten” willen ontvangen, al de anderen wel.

 

 

 

Reputatie 5
Badge +5

@Els Lowette Willen die personen die geen mail willen ontvangen wel toegang hebben tot de inhoud van de melding?

Zo niet, dan zou u kunnen besluiten om deze personen uit de lijst van overige betrokkenen te halen.
U zou bijvoorbeeld in de laatste statusovergang nogmaals een actie van het type "Overige betrokkenen wijzigen” kunnen toevoegen en daar een verkorte lijst kunnen instellen.
Ik verwacht dat dan de lijst van geadresseerden korter wordt.

Daarnaast raad ik u aan om na te gaan of deze personen wellicht ook een van de andere rollen hebben, die in de actie benoemd staan.

Ik zie ook nog een andere optie:

  • Haal de aanduiding "De overige betrokkenen van de melding” weg uit de huidige mailactie
  • Voeg een of meer nieuwe mailacties toe en stel daar de juiste personen in
  • De beslissing of u 1 of meerdere mailacties toevoegt is afhankelijk of u de mail alleen onder bepaalde voorwaarden wil versturen. 
Reputatie 5
Badge +6

@Chaim Leunissen 

Dank je wel voor je antwoord en tips.

Het is zo dat ik deze ook al bekeken had, doch gezien we uitgebreide acties op de statusovergang na concept hebben staan is het - naar mijn mening - niet OK om hierin gaan te wijzigen want dan zou ik alle acties opnieuw een 2de keer moeten opmaken enkel voor deze personen gezien ze bijna in alle acties betrokken zijn als “overige betrokkenen”.

Wat ik eigenlijk zou willen bereiken is dat je op de mailing een voorwaarde zou kunnen instellen in de zin van “overige betrokkenen van de melding” uitgezonderd x/y/z (personen die je hier niet in de mailing wil opnemen).  Gezien het systeem de personen kent vraag ik me af of dit niet zou gerealiseerd kunnen worden.

Als ik uw antwoord goed begrijp is er op dit ogenblik geen oplossing voor mijn vraag op een eenvoudige wijze, enkel door de statussen volledig te herschrijven.

Mocht je dit realiseer baar zien wil ik het wel als “idee” posten op de Community.

Wat denk je? of wat is uw advies?

 

Alvast dank & nog een fijne dag!

Groetjes

Els

Hallo @Els Lowette,

Wat ik eigenlijk zou willen bereiken is dat je op de mailing een voorwaarde zou kunnen instellen in de zin van “overige betrokkenen van de melding” uitgezonderd x/y/z (personen die je hier niet in de mailing wil opnemen).

 Dit is op dit moment inderdaad niet mogelijk in de software. Je kunt hiervoor een idee registreren.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring