Bij het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) lopen op elk moment van de dag 6 beveiligers rond. Deze zorgen dus 24/7 voor een veilige omgeving in en rondom het ziekenhuis. Toen in 2018  het bestaande systeem voor het registreren en opvolgen van meldingen écht aan vervanging toe was, is de keuze uiteindelijk gevallen op de module FLOW in Zenya. Ron La Lau, applicatiebeheerder binnen LUMC, vertelt hoe zij de hoeveelheid meldingen overzichtelijk houden en hoe zij de rapportagemogelijkheden gebruiken.

Gebruiksvriendelijkheid staat voorop bij de keuze voor nieuwe software

Ron start zijn verhaal direct met de opmerking dat het oude systeem echt aan vervanging toe was. Binnen LUMC worden al meerdere modules van Zenya gebruikt op verschillende afdelingen, wel is er nog een tweede systeem getest voor het afhandelen van meldingen. De gebruiksvriendelijkheid van Zenya was uiteindelijk één van de redenen om hiervoor te kiezen. Ron is in zijn functie verantwoordelijk voor het functioneel beheer van Zenya.

‘We kwamen van een situatie waarbij het overzichtelijk houden van wat er in een bepaalde periode was gebeurd, een tijdrovende klus was geworden. Zenyaheeft hier een positieve verandering in betekend, maar ook de beveiligers kunnen nu écht veel sneller een melding indienen én deze indien nodig voor opvolging toewijzen aan een teamleider. Dat was ook één van de vereisten toen wij de software gingen testen,’ vertelt Ron. Hiervoor heeft hij een workflow in Zenya ingericht die aan de hand van de ingevulde velden bepaalt wat er met de melding moet gebeuren.

Daarnaast was dossiervorming een vereiste, waarbij meldingen aan elkaar gekoppeld kunnen worden zodat er een dossier ontstaat. Zo kunnen nu meldingen over bepaalde personen gekoppeld worden, maar net zo gemakkelijk voor bepaalde plaatsen.

66 meldtypes

De beveiliging van LUMC doet zeer divers werk, dat blijkt wel uit het feit dat zij 66 meldtypes hebben, waarvan twee onder de noemer ‘overig’. Hoe houd je het met 66 meldtypes overzichtelijk? Ron: ‘De meldtypes zijn ondergebracht in 7 hoofdcategorieën, variërend van Agressie & Bedreiging tot BHV & Brand, maar bijvoorbeeld ook vaste dagelijkse werkzaamheden. Bij elke meldtype zijn een aantal verplichte velden om in te vullen, enkel de relevante velden worden getoond. Bovendien is er ruimte om een foto of een proces verbaal, of een ander document, toe te voegen. Zo heb je alles bij elkaar en gaat melden dus makkelijk en snel.’

Bovendien weten de beveiligers van de meest voorkomende meldtypes wel waar ze die kunnen vinden. De uitdaging zit hem wat dat betreft misschien meer in het rapporteren. ‘Voorheen konden we een rapportage uit het systeem halen, dit werd dan geëxporteerd naar Excel. Voordat je daar überhaupt iets mee kon, moest je zelf gaan categoriseren en filteren. Hoe gemakkelijker de rapportages zijn, hoe minder tijd het kost om ze te raadplegen. Doordat ze nu grafisch inzichtelijk zijn, worden ze meer gebruikt en dat is nuttig. Stel dat een bepaald soort melding ineens vaker voorkomt, of dat een bepaalde plek ineens veel vaker voorkomt in meldingen, dan wil je dit in een rapportage makkelijk kunnen zien. Dan kun je er namelijk ook maatregelen op nemen, als dat nodig is. Zo kan het zijn dat er op een bepaald parkeerterrein veel meer sprake is van inbraken dan op andere, of dat daar vaker mensen weggestuurd moeten worden. Dan kun je daar bijvoorbeeld (extra camera’s) neerhangen of een extra ronde surveilleren. Dit soort rapportages heb ik in Zenya ingericht, de beveiligers zien deze direct in het dashboard als ze de module FLOW openen,’ vertelt Ron.

Op dit moment wordt er bijvoorbeeld geëxperimenteerd met het plotten van meldingen op een kaart van het terrein van LUMC. Je kan dan direct eventuele hotspots aanwijzen. Of dit al veel gebruikt wordt, weet Ron, die deze mogelijkheid zelf bedacht en in Zenya gezet heeft, niet. Daarvoor is het nog te nieuw en het gebruik is niet verplicht. Maar het geeft wel aan welke mogelijkheden er allemaal zijn. En door proberen weet je tenslotte wat werkt en wat niet, waar de beveiligers behoefte aan hebben. En misschien vinden de beveiligers het niets, maar zijn de teamleiders wel heel blij met zo’n rapportagemogelijkheid.

Sneller, makkelijker én completer melden

Ten opzichte van de situatie van anderhalf jaar geleden, is het melden voor de beveiligers nu vooral gemakkelijker geworden, en daarmee sneller. Ook is het indienen van een complete melding nu veel eenvoudiger, omdat meteen alle relevante informatie en documenten toegevoegd kan worden. ‘Ik kan niet invullen voor de beveiligers of ze daadwerkelijk tevreden zijn, maar ik heb in die anderhalf jaar geen enkele klacht gehoord. Zelfs niet bij de implementatie, het moment waarbij mensen nog wel eens de hakken in het zand willen steken. Waar we straks nog wel punten mee gaan scoren, is als we de mobiele meldingsapp gaan introduceren,’ aldus Ron.

Voor dit jaar staat de introductie van die mobiele app op de planning. Nu moeten de beveiligers de melding nog indienen via een pc op kantoor, straks kan dat gewoon ter plekke. Ze kunnen dan vanuit de app meteen een foto maken als dat nodig of gewenst is, en deze toevoegen. ‘Dit gaat zeker een extra tijdsbesparing opleveren en het wordt daarmee nóg gemakkelijker om een melding in Zenya te zetten,’ sluit Ron af.