In een dynamische werkomgeving als de huisartsenpost van Huisartsenzorg Oude IJssel, komt de Zenya Capture app uitstekend tot zijn recht. Teamleider Mireille van Waardenburg is erg enthousiast over deze digitale manier van incidenten melden en deelt graag haar ervaringen met ons.

“Onze huisartsenpost is net een bijenkorf,” vertelt Mireille. “Huisartsen hebben hun eigen praktijk in de regio maar draaien weekend-, avond-, en nachtdiensten op de centrale huisartsenpost. Hier hebben ze hun consulten en rijden ze visites. Het is een komen en gaan. Door alle drukte van het werk, hebben huisartsen minder de neiging om een incident te melden. Dat stellen zij uit tot na het werk, met als gevolg dat het er vaak niet meer van komt. Want eenmaal thuis gaan ze niet meer achter de computer zitten om het systeem op te starten.”

Digitale hobbels

Deze situatie leidde dan ook al snel tot de vraag ''Hoe kunnen we dit makkelijker en laagdrempeliger maken?''. Huisartsenzorg Oude IJssel had een aantal jaren geleden haar incidentmeldsysteem al gedigitaliseerd met de oude module van Infoland (iTask Melden & Analyseren). Een hele vooruitgang vergeleken met de papieren A4-tjes waarop voorheen een incident gemeld werd. “Het lastige van het papieren systeem was dat een melding niet anoniem was, iedereen kon de meldingen bekijken in het speciale postvak. Toen we overstapten op Zenya kon men meldingen via de computer ingeven. Een hele vooruitgang, alleen ook daar liepen we tegen hobbels aan. Huisartsen maakten er nauwelijks gebruik van en de chauffeurs c.q. assistent medisch hulpverleners hadden geen toegang tot het systeem. Vaak gaven ze de melding dan wel door aan een triagiste maar dan kregen zijzelf geen feedback.”

Makkelijker kunnen we het niet maken

Zenya werd daarom al snel uitgebreid met de Care Melder app. En inmiddels is het meldsysteem nog geavanceerder dankzij de Zenya Capture app, die intern bij Huisartsenzorg Oude IJssel de VIM app wordt genoemd. “Het melden kan via de computer én via de app. De app past helemaal in deze tijd en scheelt een heleboel papier. Het maakt het voor onze huisartsen en chauffeur zoveel makkelijker en laagdrempeliger. Thuis op de bank meld je snel en eenvoudig via je smartphone een incident. De app heeft een speciale digitale button voor de huisartsenpost waarmee je direct toegang hebt tot het systeem. Bovendien is de app een exacte kopie van de computerversie dus heel herkenbaar. Ook kunnen we nu foto’s toevoegen. Ideaal voor bijvoorbeeld het melden van een ICT-probleem. Een screenshot is veel duidelijker dan een technische probleem omschrijven. Maar ook als bijvoorbeeld een collega ziet dat injectienaalden niet in maar op de naaldencontainer liggen, werkt een foto veel beter. Die kunnen we delen om collega’s erop te wijzen dat dit niet conform de veiligheidsvoorschriften is.”

Agressie en valpartijen

De Zenya Capture app wordt organisatiebreed ingezet. Voor incidenten op patiëntniveau zoals een valpartij op de post, verkeerde injecties of een verkeerde doorverwijzing. Voor technische storingen als ICT-problemen, voor de samenwerking op de werkvloer en voor agressie aan de telefoon. Naast de huisartsen en chauffeurs op de huisartsenpost, maken namelijk ook de triagisten er gebruik van. “Bij deze laatsten komt een telefoontje binnen die zij moeten beoordelen op urgentie. Niet altijd reageren patiënten begripvol. Patiënten kunnen bij diverse instanties hun klacht kwijt, de triagisten niet. Maar ook zij willen hun verhaal ergens neerleggen.”
 

Melden is een serieuze zaak

De Zenya Capture app heeft binnen Huisartsenzorg Oude IJssel geleid tot professionalisering en verbetering van het werkproces. Voorop staat de veiligheid van meldingen. Deze zijn nu anoniem en de melder krijgt altijd feedback. Ook biedt de app het management een beter inzicht in aantal en type meldingen dankzij overzichtelijke rapportages. Maar het brengt ook andere wezenlijke verbeteringen met zich mee. “Als wij nieuwe afspraken maken met bijvoorbeeld een ziekenhuis, dan kunnen we nu doelgericht checken of de afspraken ook werken. We kunnen het hele proces volgen. En als er een melding van agressie binnenkomt, kunnen wij die heel snel opvolgen. Nu het eenvoudig is om iets te melden, zien we ook dat het melden steeds serieuzer genomen wordt, een hele vooruitgang.”


Direct zien wat de app voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gratis trial aan!