Waarom Nederlands Loodswezen B.V. kiest om de Capture App niet in te zetten?

Wanneer we denken aan incidenten melden en om dat zo gemakkelijk mogelijk te maken, dan wordt de Capture App vaak als musthave genoemd. Iets wat Nederlands Loodswezen B.V. (NLBV) echt niet ontgaan is. Toch kiezen zij er op dit moment voor om het melden via de app nog niet te faciliteren. En daar hebben ze een hele goede reden voor.

Twijfel jij of de app binnen jouw organisatie van toegevoegde waarde gaat zijn? NLBV legt ons graag uit hoe zij tot hun keuze zijn gekomen.

Van een Access database naar een volwaardig incident management systeem

Loodsen, voluit registerloodsen, zijn de mannen en vrouwen die zorgen dat schepen veilig de havens, in Nederland en in de Vlaamse havens langs de Schelde, in en uit kunnen varen. Verantwoordelijk werk, want incidenten met schepen kunnen voor enorme schade zorgen.

Veilig werken zit hier dus zeker tussen de oren, maar incidenten kunnen alsnog voorkomen. Nederlands Loodswezen B.V. is de organisatie die zich specifiek richt op het ondersteunen van de zelfstandig werkende registerloodsen in het uitvoeren van hun beroep. De diensten bestaan uit het vervoer van loodsen van en naar zeeschepen in Nederland en in de Vlaamse havens aan de Schelde.

Daarnaast voeren zij diverse administratieve taken uit ten behoeve van een goede bedrijfsvoering van de loodsen. Bij NLBV ligt voor het melden van ongevallen het zwaartepunt bij de varende dienst. Deze dienst bemant de vaartuigen van de NLBV waarmee loodsen worden vervoerd, verspreid over de vier regio’s, Noord, Amsterdam-IJmond, Rotterdam-Rijnmond en Scheldemonden.

We spreken Silvia Linssen, adviseur Kwaliteit en Veiligheid, en Monique Klerx, functioneel applicatiebeheerder voor onder andere Zenya, over de keuze om de Capture App vooralsnog niet in te zetten. Ben je benieuwd hoe zij tot de keuze voor Zenya zijn gekomen en hoe het gebruik en beheer tot dusver bevalt? Dat lees je binnenkort op zenya-software.com.

Voorheen gebruikte NLBV een Access database om incidenten te registeren en bij te houden. Dat dit niet efficiënt is, hoeven we iedereen die een incident management systeem gebruikt, niet uit te leggen. Nadat de database crashte en ze alle data kwijt waren, is de overstap gemaakt naar Zenya FLOW.

Veiligheid voorop bij élk incident

Silvia vertelt dat de medewerkers van de varende dienst een incident altijd achteraf melden. “Dit is bedoeld om te leren van incidenten, niet om het incident ‘an sich’ op te lossen. De veiligheid staat tijdens de situatie ten alle tijden voorop. Daar zijn de medewerkers van de varende dienst op getraind  om zichzelf, andere personen en het materieel zo snel mogelijk in veiligheid brengen.

Als ze hierbij hulp nodig hebben, intern of extern van bijvoorbeeld hupdiensten, dan worden die gewoon gebeld. Een logische werkwijze, want in sommige situaties telt elke seconde.

Als ze dan aan wal zijn kunnen zij in alle rust het incident melden in Zenya FLOW. Dat gaat echt zoveel gemakkelijker dan in die Access Database! Afhankelijk van het type incident,  komen de vragen naar voren die moeten worden beantwoord.”

Waarom NLBV (nog) geen gebruik maakt van de Capture App?

De werkwijze van de Capture App is voor Silvia de belangrijkste reden om het melden via de app (nog) niet mogelijk te maken: “Alle focus moet uitgaan naar het onder controle krijgen van de situatie. Melden is op dat moment van ondergeschikt belang, de meldingen zijn vooral bedoeld om van te leren en om te verbeteren. Achteraf dus.”

Toch is de vraag om de app er wel vanuit de  medewerkers van de varende dienst: “Zij hebben een iPad aan boord van de vaartuigen  en vragen  geregeld of ze hierop niet de app kunnen gaan gebruiken. En ik snap dat wel, want dan kunnen ze meteen foto’s maken en toevoegen. Dus ik zeg niet dat het nooit gaat gebeuren, maar voor nu vind ik de huidige werkwijze meer geschikt.”

Silvia sluit af: “Ons werk is uniek, dus onze werkwijze en benadering van veiligheid is dat ook. Bovendien gebruiken we incidentmeldingen dus niet om het incident zelf op te lossen, ik denk dat dat ook een groot verschil maakt.”

Zenya FLOW: standaard en toch flexibel

Volgens Monique ligt de kracht van Zenya in de flexibiliteit die de software biedt, terwijl het een standaard pakket is: “Standaard betekent in dit geval gemak: wij hoeven niets te ontwikkelen, beheren en updaten, dat doet Infoland.”

“Aan de andere kant is het systeem flexibel en kunnen we behoorlijk wat personaliseren, zoals of we de app wel of niet gebruiken. Maar ook de inrichting van de portalen en workflows kan vrijwel helemaal naar onze wensen” vervolgt ze.

“Wij willen ook nog wel eens zelf tools ontwikkelen, omdat we nogal veeleisend kunnen zijn. In eerste instantie voldoet zo’n tool dan voor 100% aan onze eisen en wensen. Maar soms is het helemaal niet verkeerd om genoegen te nemen met de 90%. Je gaat tenslotte ook nadenken of je eigen proces wel zo slim is ingericht. En dan blijkt zo’n standaard systeem soms nog eens flexibeler om te kunnen gaan met de veranderende wensen, dan die eigen gemaakte tool,” sluit Monique af.

Kies wat bij jou past, en pas dat aan wanneer je wensen veranderen

Wat we kunnen leren van NLBV? Dat je vooral je eigen keuzes moet maken. Iedereen kan de Capture App een fantastische toevoeging vinden, maar het moet wel bij jouw organisatie en werkwijze passen. En kies je er nu voor om hem niet in te zetten, maar wil je dat later alsnog? Geen probleem, dan neem je de app alsnog eenvoudig en snel in gebruik.

En standaard is geen vies woord, zolang het systeem maar flexibel genoeg is voor jou. Door met een ‘standaard’ systeem als Zenya FLOW te werken, ga je zelf ook out-of-the-box denken en blijkt de geboden personalisatie vaak meer dan voldoende.