Toen de Kick-protocollen, middels een webshare via het bestaande documentmanagementsysteem, beschikbaar kwamen, vielen voor Proteion de puzzelstukjes in elkaar. De inzet van de Zenya Search app was niet meer dan logisch. Eindelijk kon er afgerekend worden met de grootste ergernis: inloggen op het centrale netwerk.

Sinds drie jaar maakt Proteion gebruik van de Vilans Kick-protocollen. Voor hen de ideale oplossing. De medewerkers hebben namelijk op elk moment van de dag toegang tot actuele informatie over de meest uiteenlopende zorghandelingen. “We hadden deels eigen protocollen, maar daar liepen we vaak achter de feiten aan,” vertelt @Heidi Op het Veld, medewerker beleid en innovatie bij Proteion. “Om protocollen te maken én ze vervolgens ook actueel te houden, dat kost veel tijd. Met de Kick-protocollen zijn we verzekerd van actuele documenten, in totaal maar liefst zo’n 1500, zonder dat we daar zelf tijd in moeten steken.”

Hier ontstond de verwarring

In eerste instantie waren de eigen informatiestukken gekoppeld aan het documentmanagementsysteem van Infoland. De Vilans Kick-protocollen waren echter te raadplegen via het intranet. “Dat schepte vaak verwarring. Wij zochten daarom naar een informatievoorziening vanuit één centrale plek. Toen de Kick-protocollen middels een webshare via het documentmanagementsysteem konden worden geraadpleegd, was dat voor onze organisatie een perfecte oplossing. Met de ingebruikname van de Zenya Search app zijn de Kick-protocollen tevens mobiel op te vragen.”

Protocollen nu veel sneller bij de hand

Het feit dat medewerkers de protocollen nu via hun smartphone en iPad op kunnen vragen, maakt meteen een einde aan een grote ergernis: telkens opnieuw inloggen op het netwerk via een desktop om een protocol op te zoeken. Een ergernis omdat het tijdrovend was. Bovendien heeft niet iedere medewerker een desktop bij de hand. Dit geldt met name voor de thuiszorgmedewerkers die van cliënt naar cliënt gaan en werken met een iPad. “We hebben een pilot uitgezet bij een aantal thuiszorgmedewerkers. Die waren vanaf het begin zo enthousiast dat we het vrijwel direct organisatiebreed hebben uitgezet.” Op alle iPads die de zorgmedewerkers gebruiken, is de app geïnstalleerd, zowel intramuraal als extramuraal. Medewerkers hebben daarnaast een instructie gekregen hoe ze de app zelf kunnen installeren op hun mobiele telefoon, als dat gewenst is.
 

Meer tijd voor zorg

Over de pluspunten kan Heidi kort en krachtig zijn: “De app is zeer gebruiksvriendelijk. Ik krijg als applicatiebeheerder geen of nauwelijks vragen over het gebruik, en dat is natuurlijk een goed teken. Ook de snelheid waarmee medewerkers zorgprotocollen kunnen opvragen, is een groot voordeel. Vooral in de extramurale setting gaat veel tijd verloren als medewerkers bij de mensen thuis steeds opnieuw moeten inloggen op het Proteion-netwerk om documenten te kunnen raadplegen. Met de installatie van de Zenya Search app is informatie nu snel opvraagbaar, hetgeen niet alleen prettig is voor de medewerker, maar natuurlijk vooral voor de cliënt. Want die krijgt hierdoor meer aandacht van de zorgmedewerker.”
 

Aanrader

Op de vraag of Heidi de combinatie Kick-protocollen en de Zenya Search app zou aanbevelen aan andere organisaties, is haar reactie: “Jazeker. Eigenlijk is het gebruik van de app aan te raden voor alle zorgorganisaties die gebruik maken van mobiele apparatuur. De gebruiker is vele malen sneller voorzien van de juiste informatie en kan sneller handelen. Dit komt de cliënt enkel ten goede en daar gaat het uiteindelijk natuurlijk om. En niet onbelangrijk, de app is onderdeel van het pakket waardoor er vaak geen extra kosten zijn verbonden aan het gebruik ervan.”

Inrichting van de app: praktische tip

Ondanks hun positieve ervaring met de app, heeft Heidi wel een tip over de inrichting. “Een documentmanagementsysteem kun je op allerlei manieren inrichten. Dat is voor iedere organisatie anders. Wij hebben te maken met verschillende doelgroepen, zoals extra- en intramurale zorg en zorgondernemers. Iedere doelgroep gebruikt specifieke documenten. Om te voorkomen dat ze documenten gaan gebruiken die niet voor hen bedoeld zijn, hebben we scheidingen aangebracht. Dat moet uiteraard ook zo ingericht worden in de app. Dat vergt enige aandacht, maar kan met een stukje begeleiding vanuit Infoland goed door de applicatiebeheerder worden uitgevoerd. Eenmaal geïnstalleerd heb je er vrijwel geen werk meer aan en hebben zowel de cliënten als medewerkers er voordeel van.”

Meer weten over de Zenya Search app? Ontdek het hier en vraag een gratis demo aan!