Wanneer zich in een zorgsituatie een incident voordoet, spelen er heel veel processen. De begeleider bij Cello moet als eerst veilig een incidentmelding (VIM) maken in het meldsysteem (MIRS). Daarna moet de cliëntvertegenwoordiger op de hoogte worden gebracht van het incident en moet het gerapporteerd worden in het cliëntdossier (ONS van Nedap).

Cello wil de begeleider hierin optimaal ondersteunen en de administratieve druk zo laag mogelijk houden. Tegelijkertijd willen ze gegevens verzamelen voor analyse en kwaliteitsverbetering. De koppeling tussen het incident-meldsysteem Zenya en het cliëntdossier in ONS helpt hierbij.

In deze sessie op de Zenya gebruikersdag 2022 ging @Fred van Gennip, kwaliteitsfunctionaris bij Cello, verder in op de voordelen van deze koppeling en op de manier waarop ze deze bij Cello ingericht en geïntroduceerd hebben.

In de bijlage hieronder vind je de presentatie terug. 

Samenvatting

Introductie

Mij, als Zenya Sales Consultant Zorg, is gevraagd om een samenvatting te maken van de presentatie van Fred van Gennip van Cello over de koppeling tussen Zenya en ONS Nedap. Dat vind ik reuze interessant, want ik ben hierover met veel zorgorganisaties in gesprek. Want als zorgprofessional wil je direct vanuit ONS kunnen melden en dit moet zo eenvoudig mogelijk. Maar als kwaliteitsfunctionaris wil je ook goed kunnen analyseren en rapporteren om te kunnen leren. Ik ben daarom erg benieuwd naar de praktijkervaring van Cello.

Cello is een organisatie die 2.300 cliënten, met overwegend een verstandelijke beperking, ondersteunt in Midden-Brabant (regio Den Bosch). Cello heeft 2.300 medewerkers en 1.200 vrijwilligers. Fred is kwaliteitsfunctionaris en vanuit die rol verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van Zenya. Fred gaf aan zich niet helemaal comfortabel te voelen voor de groep, maar hier was al snel niets meer van te merken. Hij nam ons goed mee in de afwegingen die Cello heeft gemaakt in de afwegingen die geleid hebben tot de huidige inrichting van de koppeling.

Zenya binnen Cello

Cello werkt al 15 jaar met Zenya FLOW en gebruiken Zenya nog On Premise. Eerst gebruikte ze Zenya alleen voor incident melden, maar inmiddels gebruiken ze Zenya FLOW, naar tevredenheid voor bijna 20 formulieren/flows en maken ze ook gebruik van Zenya DOC.  In 2021 zijn ze gestart met het realiseren van de koppeling tussen Zenya en Nedap ONS (hierna ‘ONS’ zoals ze dat binnen Cello ook doen). Ze hebben eerst een pilot gedaan op 40 locaties, maar dat werkte feilloos, waarna ze het begin dit jaar Cello breed hebben uitgerold.

1 + 1 = meer! Koppeling Zenya en ONS

Zenya en ONS zijn nog steeds twee zelfstandig functionerende oplossingen, maar ze communiceren met elkaar en dat heeft grote voordelen. De koppeling bestaat eigenlijk uit 2 onderdelen:

1. De koppeling van ONS voor clientgegevens naar Zenya. Zodat automatisch de juiste clientgegevens opgenomen worden in een melding.
2. De koppeling van Zenya naar ONS voor de samenvatting van de melding.

ONS wordt sinds 2017 gebruikt bij Cello en ze maken ook gebruik van Nedap Caren Zorgt voor vertegenwoordigers van de cliënten.

Incident melden met de koppeling in vergelijking met de oude situatie

Bij Cello hebben ze ongeveer 10.000 tot 13.000 incident meldingen per jaar. Ik heb inmiddels al vele verschillende benamingen/afkortingen gehoord voor incident melden. Bij Cello hanteren ze hiervoor MIRS meldingen (Melding Incidenten en Risicovolle Situaties). Cello heeft voor één verzamelformulier gekozen, zowel voor cliënt als medewerker incidenten. Een MIRS melding bestaat bij Cello uit een aantal stappen. In onderstaande tabel zie je de verschillende stappen en wat daarin het verschil is tussen vóór de koppeling en erna.

De witte regels zijn gelijk aan de huidige situatie, de koppeling heeft alleen effect op de groene regels.

Keuzes en afwegingen van Cello

• Cello kiest voor kort cyclisch verbeteren, waarbij de afdelingsmanager verantwoordelijk is voor het afhandelen van het incident. Deze workflow is in Zenya dus relatief kort. De manager gebruikt hiervoor wel Zenya, dus acties voor anderen worden uitgezet en bewaakt via Zenya.
• Heel fundamenteel: Je moet kennis hebben van relevante wetgeving m.b.t. de koppeling; Wkkgz, Wgbo, Wbp, Inspectie enz. Zo attendeert Cello melders in het formulier op het niet opnemen van cliëntgegevens van andere cliënten in de beschrijving i.v.m. privacy en instrueren en coachen ze medewerkers om zich bewust te zijn van het leesrecht van cliënten bij de beschrijving van het incident.
• Je kan zelf bepalen welke cliëntgegevens getoond worden bij het zoeken naar de juiste cliënt in het meldformulier. Deze gegevens zijn voor alle medewerkers zichtbaar. Cello toont alleen de voornaam, achternaam en geboortedatum. Dat blijkt in de praktijk voldoende.
• De melder is natuurlijk bekend in Zenya, maar wordt bij Cello bewust niet meegestuurd naar ONS. Dus in ONS en in Caren Zorgt is niet zichtbaar wie de melder is, alleen de beschrijving van het incident is zichtbaar.
• Er kan voor gekozen worden om niet bij alle soorten meldingen de beschrijving van het incident door te sturen naar ONS en Caren. Cello doet dit bijvoorbeeld niet bij meldingen van Seksueel Grensoverschrijdend gedrag.
• Cello gebruikt de toelichtende tekst in het meldformulier, bijvoorbeeld om aan te geven dat bij een melding van Seksueel Grensoverschrijdend Gedrag de beschrijving van het incident niet doorgestuurd wordt naar ONS en Caren Zorgt, zodat de melder hiervan op de hoogte is.
• Het is mogelijk om in de workflow een extra taakovergang in te richten voor eindredactie, dus dat iemand de incidentbeschrijving eerst redigeert voordat deze automatisch doorgestuurd wordt naar ONS en Caren Zorgt. Cello heeft hier niet voor gekozen.
• Er werd gevraagd of Cello overwogen heeft om de incidentmeldingen volledig in ONS te doen. Fred geeft aan dat dit kort overwogen is, maar aangezien andere meldingen, zoals medewerkersincidenten, via Zenya verlopen is dat niet prettig voor de collega’s. Ze wilde dat alle meldingen via Zenya lopen. Daarnaast biedt Zenya uitgebreidere mogelijkheden voor opvolging en analyse.

Voordelen van de koppeling

• Het ontzorgt medewerkers, ze kunnen melden vanuit ONS of Zenya, wat hen het beste uitkomt en het invullen van de clientgegevens hoeft niet meer handmatig. Knippen en plakken hoeft niet meer en dit levert ook tijdwinst op. Zeker als je realiseert dat het gaat om 10.000 tot 13.000 meldingen per jaar.
• Je kan meerdere cliënten in één melding opnemen, zodat de beschrijving ook in meerdere cliëntdossiers tegelijk komt. Dit is een theoretisch voordeel gebleken, i.v.m. privacy. Dit kan alleen als er geen persoonlijke gegevens van de betrokkenen opgenomen zijn in de beschrijving. Het formulier is inmiddels zo aangepast dat het alleen kan bij medicatievergissingen, brandgevaar en gevaarlijke situaties.
• De medewerker heeft de keuze om te koppelen, maar dat hoeft dus niet. Op dit moment wordt 75% van de meldingen gekoppeld.
• Verzamelen gegevens op organisatie niveau. De gegevens zijn veel accurater, waardoor gegevens veel beter verzameld en geanalyseerd kan worden op trends. Een cliënt is een unieke entiteit. De koppeling werkt ‘onder water’ met een clientnummer.

Nadelen van de koppeling

Eigenlijk ziet Fred geen nadelen. De koppeling werkt soepel en vlekkeloos en Fred is erg te spreken over de begeleiding hierbij vanuit Infoland. Enigste wat hij jammer vindt is dat de knop om te melden in ONS standaard ‘MIC melding’ heet en die tekst kan niet aangepast worden. Cello zou graag zien dat de knop bij hun ‘MIRS melding’ heet.

Afsluiting

Fred bedankt voor het mooie kijkje in jullie keuken! Voor mij heeft de presentatie van Cello laten zien dat dit soort koppelingen ontzettend belangrijk zijn om de zorgprofessional in het dagelijkse werk te ondersteunen. Dus niet zaken vastleggen in verschillende systemen en daarnaast kunnen melden vanuit het systeem waarin je op dat moment werkt.

Deze samenvatting is geschreven door @Renske 

Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.