De beste oplossing om je audit- en verbeterproces in Zenya te registreren? Anita Wolters en @HestervdBerg vertellen je hun “Best Practice”. ​Zozijn zocht naar een manier om het audit- en verbeterproces beter te organiseren en op elkaar aan te laten sluiten. Zenya biedt hiervoor mogelijkheden vanuit zowel FLOW als CHECK. Zozijn heeft hier een combinatie van gemaakt! Voor het auditproces hebben zij gekozen voor CHECK en het verbeterproces loopt via FLOW.

Op de Zenya gebruikersdag 2022 hebben Anita en Hester in een presentatie laten zien waarom en hoe.

In de bijlage onder dit topic vind je de presentatie terug.

Samenvatting

Introductie

Anita trapt de sessie af door te vertellen dat ze hun rituele voorwerpen bij zich hebben (de microfoons en een uitgeprinte tekst voor de presentatie). Een leuke knipoog en verwijzing naar de keynote sessie van de gebruikersdag door Patrick van Veen. Na de voorstelronde start Anita met het uitleggen van hun probleemstelling: Zozijn zocht naar een manier om het audit- en verbeterproces beter te organiseren en op elkaar aan te laten sluiten.

De aanleiding hiervoor was de breed gedeelde mening binnen Zozijn dat ze wel veel informatie verzamelden, maar er niets nuttigs mee deden. Het was als het ware los zand. Het doel was om van dat ‘losse zand’ mooie kastelen te gaan bouwen. Oftewel; hoe kunnen we deze informatie structureel en centraal verzamelen en omzetten naar stuurinformatie?

Vervolgens zijn ze gestart met het opzetten van een logische structuur in pijlers;

1. Basis
2. Signaleren en melden
3. Onderzoeken
4. Voorkomen

Signaleren en melden deed men al in FLOW.

De focus binnen het project werd daarom gelegd op onderzoeken (pijler 3). Bij onderzoeken staat het auditproces centraal. Interne en externe onderzoeken bieden input voor het verbeterproces. Hoe houd je de voortgang in de gaten en hoe zet je de audit resultaten om in concrete verbeteringen?

Hester laat zien hoe ze bij Zozijn de mogelijkheden van CHECK en FLOW hiervoor hebben ingezet. ‘Welke tool het meest geschikt is voor audit ondersteuning ligt aan je eigen organisatie’; geeft ze aan. Zozijn heeft een auditproces en een verbeterproces. Zij kiezen voor CHECK voor audits en FLOW voor verbeteren.

Een van de auditoren is vanaf het begin betrokken geweest bij de inrichting. Ze merken kort na de implementatie al dat tijdens de audit de basisvragen direct al op de computer worden ingevuld. Wat een winst ten opzichte van voorheen, toen alles moest worden ‘overgetypt’!.

CHECK voor audits

Ze werken voor de audits met één CHECK vragenlijst. Bij het invullen van vragen krijgt de auditor automatisch alleen de vervolgvragen die voor de desbetreffende audit van toepassing zijn. Hierdoor kan men met één vragenlijst meerdere audits doorlopen.

Ze hebben veel ja/nee vragen. Die worden gebruikt om de auditor te laten beoordelen of de afdeling goed bezig is, maar niet als antwoord optie voor een medewerker. De auditors zijn inmiddels bedreven in het gebruik van de checklists.

FLOW voor het verwerken van bevindingen en verbeteracties

In FLOW hebben ze twee meldingstypen ingericht; bevindingen en verbeteracties. De regie ligt bij de juiste verantwoordelijke (manager) binnen de organisatie.

1. Bevindingen; start met input vanuit de juiste audit de bevindingen. De workflow bestaat uit 3 fasen en vanuit stap 2 kan deze doorgezet worden naar een nieuwe workflow ‘verbeteractie’
2. Verbeteractie; bestaat uit aanmaken, uitvoeren en afhandelen van de verbeteractie.

Anita geeft aan dat de regie bij de manager ligt. Er is bewust gekozen om de flow niet te ingewikkeld/uitgebreid te maken.

Op dit moment lopen ze zo’n 110 audits per jaar en hebben ze sinds de livegang 159 bevindingen vastgelegd. Daarvan zijn er 89 omgezet naar een verbeteractie.

Anita concludeert;

• We hebben meer grip op de processen. Mensen praten er onderling ook meer over. Het gaat dus meer leven. Het vervelende knippen en plakken van resultaten is verleden tijd.
• De kwaliteit van de opgehaalde info is verhoogd en het ontsluiten van informatie voor verschillende belanghebbenden is aanzienlijk verbeterd.

Uitdagingen die ze nu gaan oppakken zijn;

• De relaties en verbanden nog gemakkelijker in kaart brengen.
• Het gebruik van Zenya binnen Zozijn nog verder vergroten.

De wens die ze hebben besproken en ingediend bij Infoland, is dat elke bevinding nu nog opnieuw moet worden ingevoerd. Dat zou eenvoudiger moeten kunnen.

Al met al zijn ze zeer tevreden over het resultaat van dit project en de keuze voor CHECK en FLOW!

Deze samenvatting is geschreven door @Erik Caris 

Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.