Dr. Martin van Staveren is expert en vernieuwer op het gebied van risicomanagement. Op de Universiteit Twente is hij kerndocent Risicomanagement en hij doceert in collegereeksen op de Nyenrode Business Universiteit. Hij is eigenaar van risicobureau VRSM en heeft diverse boeken geschreven, waaronder: Risicogestuurd werken (2015), Risicoleiderschap (2018) en Iedereen risicoleider (2020).
Op de Zenya gebruikersdag 2022 heeft
Samenvatting
Deze aftrap wordt gegeven door Martin van Staveren en Bart Bolwijn met een interview op het gebied van Risico management.
Martin van Staveren is kerndocent Risicomanagement bij de Universiteit van Twente, heeft een eigen risicobureau VSRM en schrijver van de boeken Risico Leiderschap, Iedereen Risicoleider en Risicogestuurd werken in de praktijk.
De eerste vraag wordt afgetrapt met de afkorting VUCA. Wat houdt deze afkorting in en waar staat VUCA precies voor? Deze afkorting staat voor Volatile (snel veranderend), Uncertain (onzeker), Complex en Ambiguous (vaag/dubbelzinnig). In een VUCA-wereld spelen zich zogenaamde ‘wilde’ vraagstukken af. Wilde vraagstukken zijn complexe vraagstukken welke lastig te doorgronden en te beheersen zijn. De VUCA wereld creëert wilde vraagstukken welke geen eenduidige oplossing hebben en niet maakbaar zijn. Het kunnen omgaan met deze onzekerheid is één van de grootste uitdagingen die vraagt om risicoleiderschap in plaats van het conventionele risicomanagement. De conventionele methode werkt wel voor zogenaamde ‘tamme’ vraagstukken. Dit zijn risico’s die concreet en duidelijk zijn. Die niet alle VUCA-kenmerken in zich hebben. Wilde vraagstukken hebben een grote mate van onzekerheid. Wat zeker is dat ze echter van grote invloed zijn op het al dan niet bereiken van doelen.
De tweede vraag heeft betrekking op risicoleiderschap. Wat houdt dit in?
Risico leiderschap is doelgericht durven omgaan met onzekerheden.
De relatie met doelen zit ook in de definitie van een risico: een risico is een onzekere gebeurtenis met oorzaken, een kans van optreden en een effect op doelstellingen. Risicoleiderschap betekent dat eenieder zich bewust is van risico’s en de relatie met hun doelen. Iedereen heeft in de organisatie een verantwoordelijkheid met bijbehorende doelen. Vanuit die doelen vraagt de risicoleider zich af of er mogelijk risico’s zijn die van invloed zijn op zijn/haar doelen. Zo geformuleerd hoort het dus al bij het werk dat iemand uitvoert en de verantwoordelijkheid die hij/zij heeft. Deze koppeling wordt in de praktijk veel te weinig gemaakt, waardoor risico’s erbij komen zonder herkenbaarheid, gedragenheid en een logische koppeling met de strategische, tactische en operationele processen.
De derde vraag betreft of het hebben van een risicomanager een vereiste is om risicomanagement en -leiderschap goed te implementeren. Bart Bolwijn refereert dat dit bij veel van de klanten van Infoland een vraag is en dat vaak het antwoord is dat iemand een rol erbij krijgt.
Martin van Staveren benadrukt nogmaals dat risico’s horen bij het dagelijks werk en de dagelijkse verantwoordelijkheid. Uit dat oogpunt zou je geen risicomanager nodig moeten hebben. Het gevaar van het aanwijzen van een risicomanager is dat hij/zij het allemaal maar moet regelen. Ditzelfde geldt voor de vroegere kwaliteitsmanager. Dat is uiteraard juist niet de bedoeling. Voor het implementeren van risicoleiderschap en het creëren van het juiste begrip en de juiste bewustwording met betrekking tot dit onderwerp is het echter wel gewenst. Misschien tijdelijk, voor een aantal jaren of de komende vijf tot tien jaar. Zo’n risicoleider zal dan starten met de organisatie en continu uitleggen wat wel en niet een goede manier is om met risico’s om te gaan. Hij of zij is nodig om het proces op gang te houden en scherp te blijven.
Bart Bolwijn geeft een schets van de situatie die Infoland vaak aantreft. De uitgangssituatie bij een klant is vaak een Excel met daarin een lijst met risico’s met een aantal kenmerken/kolommen. In deze lijst staat dan een score van enige tijd geleden, soms een jaar of langer. De vraag aan Martin is of hij dit herkent en wat dit precies zegt.
Martin geeft aan dat dit zeer herkenbaar is en aangeeft dat er nog een lange weg te gaan is. Er is wel veel meer aandacht de laatste jaren voor het onderwerp juist door de VUCA wereld waarin we leven en ook bij verschillende externe certificering- en toetsingsorganen. De Excellijst geeft vaak precies aan wat er aan schort. Vaak is de koppeling met doelen niet aanwezig of onduidelijk. De eigenaren die benoemd zijn, monitoren zelf niet bewust de risico’s in de lijst. En de lijst bevat vaak niet alleen risico’s, maar ook problemen. Of er worden gevolgen van een risico opgevoerd als een risico. Vooral het opnemen van problemen als een risico is interessant. Een probleem is een bestaand iets, een zekerheid in plaats van een onzekerheid. De kans dat het optreedt is 100 %. Problemen dienen aangepakt te worden. Daar is een andere aanpak voor nodig dan een risico. Het is van belang om deze twee scherp uit elkaar te houden. Een probleem kan overigens wel een oorzaak zijn bij een risico.
Bart Bolwijn legt uit dat sinds Covid-19 het nog duidelijker is geworden dat risicomanagement vooral gaat over maatregelen. Welke maatregelen je moet nemen om een risico te beheersen. Of je die moet intensiveren of juist kunt afschalen. Of die effectief zijn of niet? Dat betekent de volgende uitdaging voor organisaties. Het monitoren van maatregelen door maatregeleigenaren. In de zorg moet je voorzichtig zijn met allerlei extra maatregelen en controles. En toch, als het risico hoog is wil je toch ook maatregelen nemen. Ook hier is de vraag, hoe krijgen we de medewerkers actief mee?
Wederom pleit Martin van Staveren voor de juiste volgorde en de juiste weg. Als de doelen helder zijn en onder druk komen te staan dan is het ook helder dat er maatregelen van belang zijn. Wanneer maatregelen ‘uit de lucht’ komen vallen gaat daarvoor al iets wezenlijks mis. Maatregelen monitoren dient zo veel als mogelijk ingebed te worden in het dagelijks werk, in het dagelijkse proces.
Bart legt Martin voor dat klanten soms expliciet vragen om het verschil tussen bruto en netto risico te kunnen vastleggen. Hoe belangrijk is dat?
Niet zo belangrijk in de regel. Het enige belang kan zijn dat je je bewust wordt wat maatregelen kosten. Maar bij wilde vraagstukken is het allemaal niet zo duidelijk. We moeten ophouden alles maar precies te willen kwantificeren. Dit kan helemaal niet bij complexe vraagstukken.
Sommige klanten geven aan dat ze de Risk appetite (red. je risico bereidheid, oftewel je risicotolerantie) willen vastleggen zo geeft Bart aan. Wat is dit nu precies en is dit belangrijk?
Martin geeft aan dat risicodeskundigen hier nog een uitdaging hebben en dat risicobereidheid in vaag en onduidelijk begrip is. Vaak wordt dit vooraf ingeschat terwijl je eigenlijk alleen na een analyse en een situatie kennende je de vraag kunt stellen welk risico je dan precies bereid bent te nemen.
Na het interview kreeg het publiek de mogelijkheid om vragen te stellen.
Vraag: De eerste vraag kwam vanuit een gynaecologe in de zaal. Ze merkt dat ze steeds meer patiënten met uitgebreide bevalplannen ontvangen. Hierbij is de uitdaging de juiste balans te vinden tussen de patiëntervaring en de risicoveiligheid van de patiënt. Hierbij merkt de gynaecologe dat het doel wat het medisch personeel en de patiënt hebben soms tegenstrijdig kunnen zijn. Hierbij werd de vraag gesteld, hoe hier op het gebied van risico het beste mee omgegaan kan worden.
Antwoord: Dat is nu precies een mooi voorbeeld van een tamelijk wild vraagstuk, waar je niet direct een pasklaar antwoord voor hebt, en past dus in het omgaan met onzekerheid. Martin geeft aan dat dit dus om een dialoog vraagt tussen de patiënt en de professional om samen de conflicterende doelen te bespreken, om samen de verantwoordelijkheden te bespreken en ook om samen de perceptie van het risico of de risico’s te bespreken. De perceptie kan namelijk ook al verschillen. Dit is heel belangrijk omdat dan er geen eenduidig beeld is van het risico bij de betrokken partijen.
De tweede vraag kwam vanuit een VV&T instelling.
Vraag: Hierbij werd de vraag gesteld welke positie risico management het beste in kan nemen binnen een organisatie.
Antwoord: Het beste is om veel meer na te denken vanuit de processen. Een proces is het uitgangspunt. Degene die verantwoordelijk is voor een proces is ook verantwoordelijk voor de doelen van het proces en de risico’s die hierbij geïdentificeerd worden. Vanuit de risico’s worden dan ook de maatregelen bepaald en verdeeld over de juiste mensen in het proces.
Vraag: De derde vraag kwam vanuit een zorginstelling uit Limburg die met flinke wateroverlast te maken heeft gehad. Hierbij was de vraag, hoe kunnen ze ervoor zorgen dat ze altijd goede en veilige zorg kunnen bieden, waarbij ze ook met veel verschillende externe factoren en belangen te maken hebben. In het bijzonder hoe een verzekeraar hier mee omgaat.
Antwoord: Ook dit is weer een mooi voorbeeld van een wild vraagstuk, waarbij er een risico daadwerkelijk optreedt met een kleine kans en grote gevolgen en waarbij er tegenstrijdige belangen zijn. Geen eenvoudige opgave om hier goed uit te komen samen. Het opzoeken van de dialoog tussen de partijen is hierbij heel belangrijk om gezamenlijk te werken aan de best mogelijke oplossing. Op zaken waar je overigens zelf helemaal geen invloed op hebt, kan je het beste geen energie aan geven. Sommige risico’s en de gevolgen daarvan dien je overigens ook te accepteren als die optreden. Daar heb je eigenlijk ook zelf bewust voor gekozen door zoals in dit voorbeeld bijvoorbeeld te bouwen in een gebied waar er overstromingsgevaar is. Belangrijk is dat het een illusie is om op alle terreinen een maakbare samenleving te creëren waarin alle risico’s beheerst zijn. In die wereld leven we niet. Het is een VUCA wereld met wilde vraagstukken. Dit vraag om risicoleiderschap van iedereen.
Deze samenvatting is geschreven door
Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.